Intranets e bibliotecas – Disseminando informações

Se você ainda não teve a oportunidade, leia aqui o primeiro artigo desta série.

Nesta segunda etapa vamos nos estender um pouco mais neste assunto tão interessante que é o uso da Intranet para disseminar informações, especialmente ao disponibilizar bibliotecas de cursos, onde as empresas e funcionários fortalecem os seus laços de interesse em comum. No final, todos ganham. Críticas e sugestões são sempre bem vindas.

Informação – um diferencial na sociedade do Conhecimento

Após a constatação de que a informação e o conhecimento fazem um diferencial na atual sociedade, muitas organizações passaram a pesquisar, utilizar e investir em ferramentas que trabalham a informação e uma delas é a Intranet.

Vocês lembram como obtínhamos informações há algumas décadas? Muitas vezes através de planilhas ou banco de dados, com suas linhas e colunas, mas com o passar dos anos a estas informações foram anexadas imagens, áudios, vídeos e até animações. Surgiram também vários processos de digitalização e hoje podemos ter acesso a inúmeras formas desta mesma informação para as diversas áreas da Organização, todas elas podem estar disponíveis pela Intranet.

Com o passar dos anos o uso da Intranet evoluiu muito. Inicialmente conhecida apenas como um local central das informações da empresa, adquiriu porte de centro de informações e conhecimento, recebendo inúmeras funções, visando entre outras coisas ao aprendizado e à diminuição de custos, passando a fazer parte integral do dia-a-dia dos funcionários.

A proposta de disponibilizar cursos na Intranet é fazer com que os funcionários possam ter acesso a inúmeras informações, de forma a adquirir conhecimentos que facilitem o seu dia-a-dia e contribuam para o progresso pessoal e da Organização.

Intranet como centro de informações e conhecimento

Este espaço criado para o aprendizado deverá ter seu uso estimulado constantemente pela alta administração da empresa, assim como é sugerido o acompanhamento de estatísticas de acesso pelo suporte ou área afim. Este processo é uma das chaves para o sucesso, pois fornece valiosas informações como a prevenção de baixa freqüência aos cursos oferecidos, assim como dá dicas para o replanejamento dos objetivos e redirecionamento dos cursos. Não podemos dispensar a famosa “ficha de avaliação” final do curso.

Uma vez que a Intranet facilita o acesso à informação, ela deixa o funcionário livre do espaço físico de uma sala de aula ou mesmo de uma biblioteca, podendo adquirir o conhecimento necessário através do seu próprio esforço e ritmo, independente de horário e local.

Já existem empresas que disponibilizam cursos dos mais variados temas, com vários graus de automação, registrando informações desde o primeiro acesso até a conclusão, com questionário final e até emissão de certificado com registro imediato no cadastro do funcionário, junto ao RH. Estas informações registradas podem gerar estatísticas que poderão ser utilizadas na análise dos alunos e cursos, visando a melhorias nos processos e na qualidade da oferta dos cursos.

Podemos citar mais algumas vantagens (1) de promover a utilização de cursos, via Intranet: diminuição de custos com treinamentos, acesso indiscriminado a conteúdos, perspectiva de crescimento profissional, entre outros.

Conclusão

É importante que os cursos a serem oferecidos aos funcionários sejam direcionados as suas necessidades e preferencialmente ligados aos negócios da empresa, tenham conteúdo relevante e de qualidade e isto deve ser periodicamente acompanhado e revisto.

Por ser uma extraordinária ferramenta colaborativa e que distribui democraticamente as informações, a disponibilização de cursos tem grandes perspectivas de sucesso, propiciando o desenvolvimento profissional do corpo de funcionários.

A Intranet deve ser estimulada a promover o aprendizado e a disseminação das informações. O trabalho é lento, demorado, exige dedicação e acompanhamento, mas o resultado final é nobre. Vamos começar, então?