Caros leitores, agora neste mês de setembro estou completando 10 anos como colunista no iMasters e com o texto abaixo chegamos à publicação de número 53.

Procurei sempre fazer um bom texto, de forma simples e com linguagem direta, sem deixar de lado a qualidade e temas interessantes. Como prêmio, tive alguns textos entre os mais lidos do site e também ganhei muitos leitores – alguns até que se tornaram amigos e me acompanham há alguns anos.

Quero fazer um agradecimento especial ao meu amigo Paulo Rodrigo Teixeira, que me deu força pra começar, e ao Tiago Baeta, por ter me dado a chance de ser um articulista aqui no site.  Agradeço a todos os leitores pelos e-mails, críticas, sugestões, avaliações e tudo o mais.

Hoje vamos tratar de um tema que, às vezes, dá um ligeiro friozinho na barriga e até tira um profissional do sério. É o feedback, uma ferramenta de grande utilidade tanto para empresa, quanto para o empregado. Está sujeita a ajustes constantes, pois lidamos com seres humanos e não podemos ter regras fixas, nem sempre o que vale para um vale para outro. Acho que vocês vão gostar.

Conceituando

O termo feedback é originário de várias ciências, sendo um conceito fundamental em Administração, uma vez que trata de uma ferramenta que lida com os papel gerencial e o de liderança. É baseada no senso crítico e serve para o aperfeiçoamento de desempenho de uma pessoa, entre outras coisas. Possui objetivos pré-definidos, parâmetros formalizados e claramente verificáveis, ou seja, longe de opiniões carregadas de emoções e preconceitos.

Uma característica marcante do feedback é seu caráter preventivo e educativo, evitando sempre punições ou ameaças por resultados negativos. Deve ser usado como validação dos objetivos planejados, sempre de maneira construtiva, gerando ações positivas junto ao entrevistado, à equipe e à empresa.

O ideal é que feedbacks sejam feitos regularmente, com datas previamente agendadas e com intensa participação de ambas as partes, fugindo da cena de “um ouve e o outro fala”. Deverá ser estimulada a discussão entre os participantes, de forma clara e educada.

Ih! O chefe te chamou para uma reunião de feedback

É um momento tenso, pois ambas as partes se preocupam com o desenrolar da entrevista, gerando grandes perspectivas e desilusões. Quem recebe pode se sentir desconfortável com o que ouve e quem dá pode se preocupar demais com a reação do outro, inclusive de prejudicar a relação. Esta tensão não pode botar tudo a perder, pois os objetivos do feedback devem estar bem claros e devem ser alcançados.

Equipes remotas

Ao se trabalhar com equipes remotas, é importante levar em conta algumas características específicas, como: eficiência da comunicação com a gerência (no uso de e-mails, vídeo conferência, uso de mensagem instantânea), se a estrutura disponibilizada para trabalhar tem sido suficiente, se são observadas as regras de segurança da empresa, como são tratados as soluções de problemas e conflitos, se existem trocas de ideias e experiências no grupo etc.

Neste caso, a comunicação assume importante papel para identificar tópicos para um bom feedback, como a maturidade de um funcionário, os resultados apresentados e o cumprimento das metas estabelecidas. Neste caso, o gerente deve utilizar bem a tecnologia disponibilizada para se aproximar da sua equipe e isto será sempre um desafio quando se pensa em formar uma imagem do seu funcionário, devendo-se buscar outras variáveis também, como metas atendidas, tempo médio de atividades atendidas, comprometimento com a empresa, trabalho em equipe etc.

Outro importante complicador é a convivência com diferentes culturas encontradas na equipe, além das variáveis de tempo, organização e espaço. Para melhor gerenciar sua equipe, vale a pena o gerente tentar entender melhor a cultura dos seus subordinados, como por exemplo, entender quando uma expressão observada significa satisfação ou insatisfação.

Desenvolvedores

Em uma equipe de desenvolvedores, a prática do feedback significa que eles terão informações frequentes sobre seu código e sobre o resultado de seu trabalho junto ao cliente. A informação sobre o código pode ser obtida pelos registros dos testes efetuados, comparações com dados da empresa e/ou do mercado, análise dos erros encontrados, tempo de desenvolvimento e nível dos testes.

O cliente pode participar retornando informações sobre qualidade do produto apresentado, sobre o nível de conformidade com padrões acordados, se o produto entregue é compatível com o solicitado, se regras do negócio foram observadas, processo de implementação etc.

É de grande valia obter retorno desde o último feedback, sobre comportamentos positivos e quais as principais necessidades de melhorias na visão particular e do grupo. Convém indagar como melhorar o resultado final das tarefas.

Quando um desenvolvedor ouve críticas ao seu trabalho, por exemplo, fica sabendo que seu desempenho foi considerado fraco, só que ele se acha o “rápido”.  O entrevistador apresentou estatísticas sobre o seu trabalho e comparou o tempo de testes de seus programas com a média da empresa e do mercado, acabou sendo uma novidade para ele. Que tal ele rever seus conceitos?

Em uma reunião de feedback com o analista de sistemas, o entrevistador comentou sobre a sua falta de comprometimento com a equipe, seu eterno problema de horário e descumprimento de prazos. Mostrou como isto gera impactos na equipe e junto ao cliente. Como ele reagiu a isto?

Existem normas e padrões na manutenção de programas, claramente divulgadas na empresa, mas o programador os ignora. O entrevistador comenta sobre esta falha.  Será que ele pode mostrar a si mesmo que é capaz de mudar e seguir as regras da empresa?

Dicas para o sucesso do feedback

• Explique as regras da conversa que vai se iniciar, seus objetivos e duração;
• Os princípios de respeito, confiança e ética devem pautar a reunião;
• Obtenha um local adequado para a conversa;
• Escute com atenção e cuidado com o tom da conversa;
• Cuidado com as emoções e sentimentos, toda a concentração nos fatos;
• Seja sincero nos elogios e críticas devem ser fáceis de serem confirmadas;
• A entrevista não deve se alongar, principalmente se a discussão fugir do esperado;
• Conclua com o que se espera do empregado e planeje objetivos a serem atingidos.

Para quem dá o feedback

Evite generalizações e julgamentos, ele deve ser dado de forma direta. É muito importante se você puder contextualizar o comportamento observado, dê exemplos práticos e reais, mostre como o comportamento citado criou impactos na equipe, por exemplo. Finalize com sugestões de mudanças e como aquelas atitudes podem melhorá-lo.

Para quem recebe o feedback

Tente ficar calmo e “desarmado”, escute com atenção e de forma respeitosa os comentários a seu respeito, mas se achá-las injustas, você deve contra-argumentar. Ao ouvir criticas geralmente nos sentimos desconfortáveis, somos tirados da nossa zona de conforto, então, nesta hora, não erga barreiras entre você e o interlocutor, pense com calma sobre o que você ouviu. Depois crie um plano de ação, com seus objetivos e tente colocá-lo em prática.

Conclusão

Para o sucesso de um feedback é importante que exista confiança e respeito entre as partes envolvidas.

Encare o feedback como uma oportunidade de se desenvolver, não o entenda como uma sessão de críticas apenas.  Ele é uma ferramenta de grande impacto na organização e se utilizada de forma correta, pode melhorar o desenvolvimento profissional, aumentando sua performance e corrigindo os possíveis resultados negativos.

E na sua empresa, o feedback faz sucesso? Qual sua opinião sobre ele? Diga-me quais os pontos positivos e os negativos que você acha.

Até a próxima!