Se há uma coisa em que bons gerentes de projeto estão se destacando – quero dizer os realmente bons – é salvar projetos. Na verdade, quando os projetos das empresas estão ficando fora de controle, é hora de enviar a cavalaria.

Se fôssemos imaginar nos quadrinhos, quando toda a cidade foi encurralada e ninguém sabe o que fazer, a única maneira de resolver as coisas é chamando os super-heróis. Essas pessoas que têm a missão complexa de salvar toda a cidade e restabelecer a paz.

Toda essa introdução pode parecer um pouco de ficção, mas tenho certeza de que alguns de vocês, que participaram de reuniões em que as pessoas gritam umas com as outras e tentam apontar um culpado por tudo estar fora do eixo, desejariam que todo o projeto tivesse um super-herói, pronto para salvá-lo.

Então, vamos entender como um bom gerenciamento de projetos pode salvar o dia.

Por que projetos dão errado?

Bem, eles vão mal por várias razões mas, normalmente, falham por três razões principais.

1. Eles podem falhar porque não existe um profissional de gerenciamento de projetos responsável;
2. Eles também podem falhar porque existe um profissional de gerenciamento de projetos responsável, mas ele não é realmente o tipo de profissional que pode lidar com projetos do início ao fim;
3. Eles também podem falhar porque existe um profissional de gerenciamento de projetos responsável, mas ele não tem habilidades e experiência para lidar com as mudanças, riscos e/ou questões necessárias.

Note que parar projetos, ou reavaliar o escopo depois de uma grande mudança, significa que os projetos têm sido tratados de uma forma controlada, e não que eles tenham falhado.

Eles falham quando as coisas saem do controle por um período razoável de tempo.

O que pode ser feito sobre isso?

Muito bem, em termos práticos, o que devemos fazer então?

Se o seu projeto já está em andamento e vai de mal a pior, identifique imediatamente em sua rede (interna ou externa), um gerente de projetos com um histórico de sucesso na entrega de todos os tipos de projetos.

Em seguida, faça tudo que puder para que ele tenha uma visão meticulosa de seu projeto. Se for possível ter acesso a todos os stakeholders, um bom gerente de projetos vai demorar apenas alguns dias para identificar as causas do problema e recomendar ações corretivas.

São frequentes os casos de pessoas que são encarregadas de gerenciar os projetos se interessarem por conhecer mais a sua área e, em seguida, outras áreas do projeto. Isso pode levar essa pessoa a assumir que qualquer coisa que ele repasse para as outras equipes seja cuidado e não responsabilidade. E é aí que tudo começa a dar errado.

Um bom gerente de projetos tem a responsabilidade global por todas as áreas do projeto. Portanto, se você está alocado para gerenciar um projeto de TI, não irá se preocupar apenas com o Fulano que é o Analista de Requisitos, também irá se preocupar com contratos, custos,  usuários finais, compras, suprimentos, recursos humanos etc.

É importante que você tenha reuniões semanais com os representantes das equipes envolvidas, pois assim terá uma visibilidade em tempo real das atividades e não deixará para descobrir os problemas quando já for tarde demais.

Por esses motivos, é altamente recomendável sempre nomear um profissional de gerenciamento de projetos que tenha um bom perfil para conduzir projetos que envolvem a coordenação das atividades entre os vários departamentos e equipes.

Muitas vezes, você vai ouvir as pessoas dizerem que não podem pagar por um gerente de projetos, pois o próprio orçamento do projeto já está apertado, mas mal sabem que podem dobrar ou triplicar o custo inicial do projeto, caso as coisas fiquem fora de controle. Se tivessem investido em um bom gerente de projetos desde o primeiro dia, eles teriam um planejamento realista desde o início.

O mais importante, independentemente de seu gerente de projetos ser um profissional ou uma pessoa designada, é que ele seja capaz de gerenciar o projeto do início ao fim, e bem.

Isso é tudo, pessoal. Me coloco à disposição para qualquer eventual dúvida relacionada ao tema, ferramentas e/ou gestão de projetos.

Até o próximo artigo!