“Os Dashboards fornecem informações imediatas sobre o desempenho dos negócios em toda a empresa. Tipicamente, são gerados para os gerentes e executivos que precisam de uma visão geral do negócio e consideram primordial dispor de uma visualização intuitiva e oportuna dos dados estratégicos, financeiros e operacionais”. Fonte: Wikipédia

Neste artigo, apresentarei um forma de criar dashboards para projetos. Utilizaremos o Microsoft Project Server 2010, Banco de Dados do Microsoft Project Server (Microsoft SQL Server 2012) e o Microsoft Excel.

Skills necessárias:

• Conhecimento intermediário da plataforma Microsoft Project Server;
• Conhecimento básico da linguagem SQL;
• Conhecimento intermediário de Microsoft Excel (tabela dinâmica e funções).

Atualmente trabalho no PMO de uma empresa de médio porte e precisávamos criar um dashboard para que a minha equipe e diretores acompanhassem o andamento dos projetos da empresa.

Antes de iniciar meu primeiro dashboard de projetos, realizei várias pesquisas no Google e não encontrei nenhuma “receita de bolo” para o tema, somente alguns exemplos criados no Microsoft Excel e sem nenhuma automatização. Portanto, resolvi criar uma.

Necessidade

Todo relatório parte da necessidade de demonstrar resultados, metas, comparativos, históricos, etc. De nada adianta ter um banco de dados com milhares de informações se você não sabe do que realmente necessita.

Diante da necessidade de apresentar informações, nasce o Dashboard. A partir daí é possível definir quais informações buscaremos.

Informações

Seguem alguns exemplos de informações que são úteis para uma apresentação e que estão no banco de dados do Project Server.

• Nome do Projeto (Propriedades do Projeto)
• Descrição (Propriedades do Projeto)
• Gerente do Projeto (Propriedades do Projeto)
• % Concluído (Campo Padrão)
• % de Trabalho Concluído (Campo Padrão)
• Receita Prevista (campo personalizado)
• Receita Realizada (campo personalizado)
• Duração Realizada (Campo Padrão)
• Custo Realizado (Campo Padrão)
• Duração Prevista (Campo Padrão)
• Custo Previsto (Campo Padrão)
• Variação de Custo (Custo Realizado – Custo Previsto)
• Variação de Prazo (Duração Realizada – Duração Prevista)
• CPI (Campo Padrão)
• SPI (Campo Padrão)
• Mark-up (Receita Prevista /Custo Previsto)

Definidas as informações que são relevantes para o seu dashboard, partiremos para a busca das mesmas.

Utilizamos o Project Server 2010 para gerenciar os projetos e após algumas pesquisas sobre a estrutura do bando de dados do Project Server, foi possível começar a arquitetar como seria a base de dados do dashboard.

A estrutura do banco de dados do Project Server funciona da seguinte forma:

O banco ProjectServer_Reporting é mais voltado para geração de relatórios e análise de informações online, portanto foi este que utilizei para o nosso dashboard.

Com acesso à este banco de dados é possível obter todas as informações e que podem ser visualizadas de duas maneiras no Excel:

1. Realizar uma consulta com o SQL Server Management Studio (ou similar) que retorne todas as informações necessárias e criar uma conexão do SQL Server no Excel.
2. Criar uma conexão do Analysis Service no Excel com o banco ProjectServer_Reporting.

Em qualquer das opções é interessante utilizar a tabela dinâmica para trabalhar melhor com as informações.

Criatividade

Depois da consistência das informações, o layout da apresentação é o segundo item mais importante.

Com todas as informações consolidadas em uma tabela dinâmica, partiremos para a criação da apresentação. É aqui que entra a criatividade de cada um, que deverá definir qual será a melhor forma de apresentar seu dashboard.

Abaixo estão alguns exemplos de gráficos e tabelas que utilizo para o meu dashboard (dados fictícios).

“Um gráfico vale mais do que mil palavras”:

Pois bem, este é um processo teoricamente simples para criar um dashboard de projetos. Seguindo para um patamar mais avançado e automatizado da administração e desenvolvimento de dashboards, cito o PerformancePoint Services.

O PerformancePoint Services é um serviço de gerenciamento de desempenho que você pode usar para monitorar e analisar seus projetos, oferecendo ferramentas flexíveis e fáceis de usar para construir painéis, scorecards e indicadores chave de desempenho (KPIs).

Estamos em processo de migração para a plataforma 2013 da Microsoft e, após toda a implantação, passaremos a utilizar PerformancePoint Services. Provavelmente, o nosso atual dashboard do Microsoft Excel cairá em desuso.

Isso é tudo, pessoal! Espero que este artigo seja uma “luz” para todos que busquem uma forma de criar dashboards de maneira rápida e automatizada.

Me coloco à disposição para qualquer eventual dúvida relacionada ao tema, ferramentas e/ou gestão de projetos.

Até o próximo artigo!