Quando trabalhamos com projetos ágeis em larga escala utilizando o SAFe como framework, temos a PI Planning como um dos mais importantes eventos. É uma reunião de planejamento com duração de dois dias e que acontece a cada 10 semanas.

O plano estabelecido e aprovado é o alinhamento entre todos os times do ART (Agile Release Train) para essas próximas 10 semanas (cnco sprints).

E o que devemos considerar na preparação deste evento? By SAFe:

• Organizational readiness: alinhamentos estratégicos e setup de times e trains (escopo de treinamento e contexto | alinhamento de business | times ágeis)
• Content readiness: gerenciamento  e desenvolvimento da preparação ( briefing executivo | briefings da visão do produto | briefing da visão de arquitetura)
• Facility readiness: o espaço real e logísticas para o evento (the actual space and logistics for the event (facilidade | suporte técnico| canais de comunicação)

Adicionalmente fiz um resumo que pode ajudar na preparação para a PI Planning:

Premissas de produto

A Lean Inception, por exemplo, é uma ótima oportunidade de cocriar o produto a ser discutido na PI Planning. Desta forma, o escopo do produto ficará muito mais claro para o time durante a reunião de PI Planning, onde será feito o refinamento de atividades e estimativas (planning poker).

A organização do backlog do produto é essencial: Epic > Features > User Story > Tasks. Uma boa prática é criar tudo em sua ferramenta de gestão ágil (no meu caso utilizei o Azure DevOps) nesta fase de Inception e refinar o entendimento com as estimativas na PI Planning. A prototipação das telas complementa este trabalho.

Criar uma WBS (work breakdown structure) para representar as Epics e Features que serão discutidas na PI Planning é outro recurso que pode ser utilizado por PMs e POs na apresentação do produto nesta reunião.

Quando estiver iniciando um novo projeto (primeira PI Planning), vale a pena acompanhar o entendimento de todos os times, principalmente PM, POs e SMs. Recomendo, inclusive, executar uma mini jornada (duas horas) de PI Planning com os principais participantes.

Em estágios mais avançados, vale verificar se os feedbacks coletados no final da última PI foram trabalhados e os pontos que não foram bem devem estar resolvidos.

Premissas técnicas

Alguns dos principais pontos técnicos que devem ser garantidos antes das PI Plannings:

• Arquitetura: visão da solução e como será a integração entre os sistemas. Também apoia o time na definição de requisitos funcionais, não funcionais e dos enablers. Os enablers apoiam as atividades da Architectural Runway a prover funcionalidades de negócio. Inclui infraestrutura, compliance, exploração e arquitetura de sistemas.
• Infraestrutura: provisionamento dos ambientes em cloud e estrutura (VPN, rede, acessos, etc.) para suportar o trabalho a ser executado. É esta frente que cuida de banco de dados na sua empresa? Se sim, deve estar envolvido na estruturação das bases, padronização de objetos e otimização das instâncias.
• ALM: criar os projetos e times de projeto (por exemplo no Azure DevOps), estrutura do código-fonte, estratégia de versionamento (branch, merge e commit) e Continuous Integration (build e release).
• Outros: segurança da informação e demais áreas que devem ser envolvidas.

* A Arquitetura consiste de códigos existentes, componentes e infraestrutura técnica necessária para implementar recursos sem redesign excessivo e delay.

Facilities

Garantir a reserva das salas com capacidade para todos os participantes e confirmar a reserva das salas necessárias para os breakouts – recursos de videoconferência, Datashow, etc.

Viabilizar materiais para PI Planning (flipcharts, post-its, canetas, canetões e folhas de sulfite) e acesso à ferramentas que serão utilizadas no projeto. O coffee é outro ponto a ser considerado no evento.