Povos que caçam animais grandes têm relações sociais complexas – muita gente (muitas especializações) tem de colaborar para abater uma girafa – Clemente Nóbrega – da coleção.

Um dos problemas principais na implantação de redes sociais digitais corporativas internas (que vêm para substituir as atuais intranets estáticas e obsoletas) é a falsa questão que os funcionários envolvidos no projeto apresentam logo no início da discussão.

“Opa, assim não dá, ou eu bem trabalho, ou eu bem colaboro!!!!”

A partir dessa resistência, que é extremamente válida e interessante, podemos tirar algumas boas lições para facilitar a adoção da nova cultura digital em rede.

O usuário está nos dizendo de maneira sábia (e precisamos saber escutar) que existe uma visão equivocada que temos tido ao implantar redes sociais digitais corporativas internas.

E é por isso, aliás, que muitos “projetos colaborativos internos” ficam às moscas.

Há um erro grave na nossa maneira de pensar trabalho nas corporações, e quando se pensa em implantar uma nova cultura esse erro aparece.

Fato: a maior parte dos trabalhadores do século XXI trabalha diante de uma tela de computador! Trabalho nas empresas é a produção de arquivos de computador, estamos certos?

Um funcionário pode dizer que trabalhou quando salva alguma coisa em algum lugar, seja dentro de um programa do Windows ou em um sistema proprietário na empresa, mas a sua produção é digital, tirando uma pequena parcela que ainda manipula objetos diretamente.

Quando salva o seu “trabalho”, ele avisa a alguém de alguma forma, geralmente por e-mail ou o sistema se encarrega dos alertas.

Um trabalhador do século XXI é pago, assim, para salvar arquivos e realizar uma série de atividades, reuniões, em torno desse função: registrar de alguma forma algo em um computador da corporação, que deve ser feito no menor tempo possível e de tal forma a gerar o maior valor possível.

Isso podemos dizer que é o trabalho.

Trabalho é, assim, registrar informações em um computador.

Certo?

O problema é que todos nós salvamos o fruto de nosso trabalho:

a) em um HD ou em um programa proprietário com restrições de acesso;
b) ou quando está mais evoluído o sistema, numa rede interna da organização, gerenciada por um Windows Explorer, no caso de arquivos de computadores pessoais, quase sempre ainda os arquivos são exclusivos para o uso de um departamento.

Ou seja, na maior parte das organizações, nenhuma facilidade colaborativa é colocada nesses arquivos.

Ou seja, o trabalho produzido não é feito de forma colaborativa. É aí que os projetos 2.0 devem começar: transformando a ação de salvar arquivos, recuperar, ler, usar e guardar de novo em algo mais inteligente e participativo do que é hoje!

Eles ficam lá sem criar um karma digital em cima deles.

Isso é, a meu ver, a principal tarefa ao se falar em empresas 2.0: tornar o trabalho (salvar arquivos) e seu respectivo uso posterior mais inteligente, através do compartilhamento e da colaboração!

(O mesmo vale para as pessoas, através de um contínuo acompanhamento de suas ações e da reação da comunidade corporativa em torno delas.)

Hoje, quando falamos em ampliar a gestão das organizações com todas as suas variantes – gestão da informação, do conhecimento, da inovação, dos recursos humanos -, na verdade, estamos falando na produção cada vez eficaz dos arquivos que são gerados em menos tempo e com mais geração de valor, estamos certos?

E da validação da comunidade dos membros ativos desse ambiente.

O tempo de produção desses arquivos, podemos admitir, que é o custo principal que as empresas têm para realizar as suas atividades.

O benefício é o que esses arquivos podem gerar de valor para a sociedade e, como consequência, obter lucro (seja financeiro, no caso privado, ou social, na área pública).

Ao pensarmos em colaboração no trabalho ou em trabalho colaborativo, estamos, de fato, falando em formas como a produção desses arquivos será a mais participativa possível, utilizando as novas tecnologias que as redes sociais digitais corporativas Internas oferecem.

Hoje, entretanto, o gerenciamento desses arquivos – que é uma área muito ligada à gestão da informação – é visto como algo isolado da visão da melhoria da gestão ou de projetos 2.0.

Salvar arquivos não é considerado o verdadeiro trabalho!

Ao tentarmos melhorar a gestão, não se olha muitas vezes para a ação principal (salvar arquivos) e não se analisa como devemos reduzir o tempo desse trabalho, reduzindo redundâncias e qualificando cada vez mais o esforço de cada um, fazendo aumentar o seu potencial, sem perder tempo com trabalho redundante e de menor esforço.

Uma boa medida é reduzindo o tempo que cada um demora para produzir os seus arquivos e como esses arquivos podem ser reaproveitados por todos. Isso, a meu ver, é o que estamos chamando de colaboração no trabalho ou trabalho colaborativo; tem lógica?

Ou seja, quando se fala na gestão, estamos falando em um melhor equilíbrio entre o custo (horas de trabalho diante da tela) e o benefício que isso gera para a organização (resultados ao final de cada período de medição, em termos de dinheiro).

É preciso, como primeiro passo, criar um diretório inteligente que permita que a cada visita o arquivo salvo, seja onde for, vá ganhando significado (quantos já baixaram, quem já usou, o que achou, o que melhorou, quantas versões já teve, qual é a avaliação que fizeram dele?)

Veja o exemplo do site Download.com:

Note que um arquivo de programa a ser baixado é um registro vivo, pois recebe qualificação, permitindo que cada visita signifique algo para todos.

Se alguém reduz o tempo do seu trabalho, achando um documento que reduza o tempo para fazer um novo, todos estão ganhando tempo para sobrar para algo mais inteligente, seja melhorando o documento, seja para outra atividade mais nobre.

Podemos dizer assim que trabalhamos de forma pouco inteligente, repetitiva, não tiramos dos colaboradores o seu verdadeiro potencial.

A cultura de controle passada da informação, da comunicação e da própria gestão tornou as empresas muito feudalizadas, hierárquicas, fechadas para a sociedade.

Tudo faz sentido se o controle da informação não muda, quando muda tudo começa a perder o sentido, pois os clientes passam a ver outro sentido quando se informam ganham maturidade.

Essas são características do fim de uma longa época de um controle muito rígido sobre os colaboradores e a sociedade, feita pelas corporações, via seus canais de comunicação e marketing, tanto interno como externos.

Esse hiper-controle teve um preço.

As organizações ficaram engessadas e os princípios (e consequente geração de valor real) deixaram de ser a principal medição de seus resultados.

O que estamos vivendo hoje com a chegada da nova cultura é a revisão desse modelo, que tende a ficar obsoleto para geração da competição.

Na área da gestão, alguns novos conceitos precisam ser trabalhados:

• A ideia de que co-laborar é uma coisa e trabalhar, outra deve ser combatida. Co-laborar é trabalhar junto. O que se pretende é melhorar a forma do trabalho hoje: pouco inteligente, repetitiva, retrabalhosa;
• Tal despropósito é originado pelo equívoco de que as redes sociais corporativas internas vêm resolver problemas de conhecimento e de relacionamento e não mudar a maneira de se trabalhar, agir. Estamos entrando em uma nova forma de trabalhar mais inteligente, anota isso!;
• E de que as bases de dados já existentes na organização não devem ser alvo de ação de compartilhamento;
• Por fim, existe uma diferença entre colaboração voluntária (aquela que efetivamente exige que a pessoa faça algo fora das suas atividades obrigatórias) e a involuntária (que são as obrigatórias e devem ser estimuladas a serem compartilhadas).

Se quiser mais detalhes, fiz um detalhamento abaixo de cada ponto.

A ideia de que co-laborar é uma coisa e trabalhar outra

Co-laborar, como já diz o dicionário,  é trabalhar junto.

• CO – JUNTOS
• LABORAR – TRABALHAR

Um dos diagnósticos que precisam ser feitos nas organizações é constatar que o método e a maneira que pensamos o trabalho hoje têm sido cada vez mais ineficazes.

Achamos que trabalhar é o ato de eu-laborar sozinho, na minha eu-quipe, no meu feudo, com meus documentos, minha rotina, meu chefe, meu HD, minha mesa de trabalho etc.

Quando começa o discurso que temos que co-laborar, imagina-se que vamos ter que trabalhar e ainda colaborar. Ou seja, horas-extras!!!! Mais coisas para todos fazerem sem sentido!

Porém, a implantação eficaz de redes sociais digitais corporativas internas visa mudar a maneira de trabalhar.

Ponto!

Não são, assim, processos separados colaborar versus trabalhar!!!

O problema é que a maneira como trabalhamos hoje, desculpem os mais sensíveis, é burra, ou de forma mais delicada, pouco eficaz, pois não se cria sinergia entre as diferentes forças.

É cada um por si e todos contra todos.

Precisamos de uma forma inteligente migrar para algo mais esperto, na qual haja um novo equilíbrio mais compensador entre o custo/benefício!

Tal visão, aliás, é, entre outras coisas, consequência da continuidade de gestões hierárquicas, com pouca circulação de ideias, graças às tecnologias cognitivas de plantão, que eram verticais e agora estão sendo substituídas por outras mais horizontais e mais dinâmicas.

Eis a curva no caminho!

Essa é a passagem cultural que estamos vivendo!

Temos que entender que as organizações chegaram ao limite do trabalho feudalizado,  repetitivo, sub-utilizando o potencial das pessoas. Isso tem gerado pouco valor, pois o custo/benefício para solução de problemas cada vez mais complexos está ficando cada vez mais desequilibrado! E temos alternativas hoje nas redes sociais digitais que vão colocar na berlinda cada vez mais essa maneira de pensar e agir!

Basta olhar em volta os modelos em rede, desde a Wikipédia, ao Linux, ao Mercado Livre, a Estante Virtual, bem como, a loja dos desenvolvedores de aplicativos para os produtos da Apple, o Fiat Mio, o carro colaborativo da Fiat, entre outros projetos como o do Google (colaborativo até a raiz da fibra ótica).

Um projeto de implantação desse tipo, portanto,  pressupõe como premissa que o trabalho será facilitado, melhorado, feito de forma mais inteligente e mais dinâmica, mudando principalmente procedimentos de trabalho.

Inicialmente mexendo em ações menos culturais, naquelas em que as pessoas precisam mudar menos e ir gradualmente conseguindo sofisticar e ganhar mais e e mais o envolvimento para construir novo modelo de trabalho, em toda a informação produzida possam mais e mais serem fortemente potencializadas.

Se o projeto que você está fazendo de implantação de redes sociais digitais corporativas internas não está indo nessa direção, tem algo de equivocado no conceito, na metodologia e na tecnologia que vai ser ou está sendo empregada.

E a tendência é ele ser pouco eficaz!

Anota: Redes sociais digitais corporativas internas NÃO vêm resolver apenas problemas de conhecimento e de relacionamento, mas mudar a forma de se trabalhar.

Outro equívoco recorrente é de que com a implantação de redes sociais digitais corporativas internas estaremos resolvendo problemas basicamente de conhecimento ou de relacionamento, e não mudando a forma como as pessoas trabalham.

Por isso a grita geral dos diretamente envolvidos, pois observa-se que, ao invés de estar facilitando o trabalho, está se dando mais trabalho para pessoas já assoberbadas de trabalho burro.

E é esse o calcanhar de aquiles do problema!

Note que as três redes (de ação, de relacionamento e conhecimento) detalhadas aqui fazem parte um um mapa conceitual dos fluxos das organizações, sendo que as duas últimas (relacionamento e conhecimento) dão suporte à primeira (redes de ação, que é onde ocorre o trabalho que produz os resultados das organizações).

Assim, ao implantar uma nova cultura digital de resolução de problemas, estamos basicamente mudando a forma como as pessoas trabalham, mudando o processo de atuação das redes de ação, e, por consequência, melhorando também, automaticamente, as redes de relacionamento e conhecimento, e não o contrário, como temos visto!

Hoje, há uma tendência de tentar resolver apenas e unicamente as redes de conhecimento e relacionamento, e daí vem o conflito entre trabalhar e colaborar.

Um projeto eficaz de implantação de redes sociais digitais corporativas internas fará com que o funcionário ao colaborar esteja trabalhando e ao trabalhar esteja colaborando, sem conflito entre as duas ações que devem ser a mesma, criando sinergia e não alergia!

O problema, como temos visto na gestão da desintermediação, é que imagina-se que as redes sociais digitais são algo folclórico e não o futuro da forma de trabalho da organização, procurando-se colocá-las em processos secundários por absoluta falta de clareza do cenário mais amplo, como temos detalhado na metodologia.

Como começar então para conseguir começar da forma mais suave possível a passagem?

Utilizando as bases de dados já existentes para realizar essa tarefa, que é uma mudança gradual e significativa, que implica numa mudança de posicionamento dos profissionais internos responsáveis pela comunicação, informação, conhecimento, inovação, gestão etc.

A passagem de gestores de pessoas para gestores de plataformas cola.

É preciso criar um uso mais inteligente das bases de dados já existentes para tornar a organização mais dinâmica!

Anote esta máxima:

Ninguém gosta de dar uma informação duas vezes para um mesmo sistema!

O usuário – qualquer um – já colabora muito com a organização ao trabalhar e colocar dados no sistema, a cada final de dia.

O que um projeto de redes sociais digitais corporativas internas faz é reutilizar esses dados para dar mais sentido a eles, criando mais integração e, aos poucos, melhorando gradativamente a qualidade dos dados que entram.

É fato: a maioria das empresas armazena o esforço de seus empregados em bases de dados, mas não utiliza o potencial ali armazenado para gerar colaboração e significado!

Estão lá, quase sempre:

• Quem é cada um (nome, idade, foto, tempo de casa);
• Onde trabalham atualmente (setor, tempo etc);
• O que estão produzindo hoje (projetos em que estão envolvidos);
• Para onde viajaram (prestação de contas de viagem);
• Que cursos fizeram (prestação de contas de cursos).

Normalmente, essas informações são obrigatórias, pois precisam ser preenchidas pelos usuários, mas elas não estão automaticamente visíveis na Intranet, ou armazenadas de forma a dar um significado.

São espalhadas de forma pouco inteligente em diversos setores que não se dão conta da mina de ouro que têm nas mãos, pois falta um olha integrador, que vai ajudar a pensar esses dados para dar um outro significado a eles.

Tais dados são geralmente processados de forma burocrática e não formam um conjunto coerente.

No projeto que fizemos de implantação de blogs em um cliente ano passado, por exemplo, resolvemos mudar essa visão.

Criamos no cliente mesas virtuais para cada funcionário.

A mesa virtual, que usava tecnologia dos blogs, tinha duas formas de publicação dos dados.

• Os involuntários – coletados diretamente da base de dados da empresa, da qual os funcionários tinham, ou não acesso – 80% do que consta da mesa virtual, coletados e atualizados automaticamente pelas bases de dados;
• Os voluntários – os dados que cada um pode preencher por iniciativa própria, tal como  ”posts” do blog individual de cada um em sua mesa virtual.

Não fizemos integração dos códigos das bases de dados, o que seria muito caro e impraticável. Fizemos apenas a integração conceitual, utilizando as novas ferramentas da eeb, tal como o RSS – Really Simple Syndication.

(Isso pode ser feito com ferramentas mais robustas tal como o Lotus Connection, da IBM, ou o ByYou, da Totvs, porém já implica em algo mais estruturado e dispendioso.)

O uso do RSS tem a vantagem de resultados baratos e rápidos, pois coleta os dados e publica automaticamente na mesa virtual de cada um dos funcionários, criando também uma página integradora que pode anunciar transferências, novos cursos feitos, viagens realizadas etc…

Ou seja, potencializa-se o legado de TI existente, dando um colorido mais útil para gerar um significado maior.

Extraímos os dados dos bancos de dados para que virassem informação relevante, sem aumentar o esforço do trabalho de cada funcionário, pois ele não mudou a forma de trabalhar, apenas alteramos a apresentação dos dados e reunimos as informações para dar mais sentido ao que já está armazenado!

O trabalho, digamos cultural, que precisa ser feito em paralelo é o estímulo do aumento da colaboração voluntária, através de criação de posts, mas isso é 20% do todo, pois 80% do que é gerado automaticamente é feito sem nenhum esforço de cada um, apenas colocando o sistema para trabalhar e gerar significado por ele mesmo.

Ou seja, cada funcionário ao trabalhar está colaborando de forma involuntária, ao mesmo tempo!

O voluntário é o esforço cultural que precisa ser feito, mas em outro ambiente informacional!

Além disso, é importante mudar a forma de armazenar arquivos.

Os arquivos que não são salvos em uma base de dados formal devem passar a ser feitos, em um novo sistema de gerenciamento de documentos, que preveja o uso intenso do Karma Digital, que ofereça:

• acesso livre de todos os documentos para toda empresa, com critérios de segurança, a ser definido junto com o setor responsável;
• possibilidade de visualização dos mais ou menos baixados/usados;
• versões desenvolvidas;
• possibilidade de incluir comentários em cada um deles;
• espaço para criação coletiva de documentos (wikis ou ao estilo Google Docs).

Veja o modelo:

Existe uma diferença entre colaboração voluntária (aquela que efetivamente exige que a pessoa faça algo fora das suas atividades obrigatórias) e a involuntária (que são as obrigatórias e devem ser estimuladas a serem compartilhadas).

Posso afirmar que a principal dificuldade de compreensão das novas Intranets colaborativas, ou redes sociais digitais corporativas internas, é a confusão entre colaboração voluntária e involuntária e atividades obrigatórias e espontâneas.

Vejamos:

1. as redes digitais, diferentemente de outras tecnologias cognitivas, permitem o registros dos passos de cada usuário, através de suas atividades online, via teclado ou mouse;
2. tais rastros, que ficam armazenados em bases de dados, podem e devem ser utilizados para dar significado aos dados que estão perdidos;
3. ou seja, todas as tarefas obrigatórias dos funcionários normalmente são incluídas em uma base de dados, que não fica disponível para consulta e visualização na Intranet, em lugares estratégicos, de tal forma a gerar significado, valor, evitar repetições etc;
4. tal ação de tornar disponível o que já é feito obrigatoriamente é o primeiro passo de uma rede social digital colaborativa interna, pois se trata de algo que tem um resultado bastante grande com pouco investimento;
5. normalmente, 80% do que vamos chamar de “colaboração” vai se dar através de processos obrigatórios dos funcionários, aquilo que ele é obrigado por contrato a fazer, ou seja, precisamos modificar como salvamos e armazenamos os trabalhos para que esses dados – e não as pessoas – sejam mais transparentes e “colaborativos”;
6. por fim, os 20% restantes da colaboração esperada será de ações espontâneas que serão feitas além do que se espera de cada funcionário, através de políticas de incentivo para que isso seja feito.

Na evolução da implantação das redes sociais digitais corporativas internas espera-se aumentar esse percentual.

O que é preciso ser dito é que o trabalho pouco inteligente de hoje será substituído por uma nova forma mais inteligente, através da mudança das atividades obrigatórias dos funcionários e não das opcionais! E isso não está claro, pois acredita-se que as redes sociais digitais não são ferramentas para melhorar o trabalho, mas um zoológico de curiosidades para se tirar uma folga e depois cair no batente.

Tais projetos são um passo além nos projetos de implantação de redes sociais digitais corporativas internas.

Que dizes?