NF-e aumenta demanda por armazenamento seguro

Depois que a Receita Federal criou o Sped Contábil, substituindo os livros de escrituração mercantil pelos correspondentes digitais, vem crescendo a demanda por armazenamento seguro. A regra é clara em relação à nota fiscal eletrônica. A partir de agora, quando um fiscal visitar uma empresa, pedirá para ver os arquivos digitais da NF-e, que devem ser armazenados por cinco anos em formato XML.

As empresas estão se dando conta da responsabilidade de guardar os documentos digitais por tempo determinado. No caso da NF-e, considerando o impacto negativo nos negócios caso não haja armazenamento apropriado e arquivos venham a ser corrompidos, os prejuízos podem ser incalculáveis.

O arquivamento digital merece mais atenção por parte das empresas. Fazer backup dessas informações em CD, DVD ou pendrive não é o suficiente, já que daqui a cinco anos essas mídias estarão obsoletas. Sem mencionar os riscos a que esses documentos estarão submetidos, como enchentes, incêndios, furtos, desgastes ou mesmo inexperiência profissional por parte das tantas pessoas que entrarão em contato com o material durante o período.

O maior risco para as empresas é ignorar a fragilidade interna e os benefícios de poder contar com um data center terceirizado. Depois de investir na implantação de um sistema de NF-e e superar a fase de adaptação, é praticamente inadmissível não se preocupar com um sistema de manutenção e armazenamento de dados à altura, pondo em risco todo o processo fiscal da empresa.

Contar com um fornecedor idôneo, que oferece capacidade de manutenção em tempo integral, recuperação imediata em caso de falha, back up e restore otimizados, é uma questão de sobrevivência.

A demanda por espaço nos bancos de dados está em alta, devendo crescer 15% ao ano até 2012. Empresas que investem em infraestrutura própria para manter essa demanda ‘insaciável’ por espaço, capacidade de armazenamento e energia, vão chegar a um ponto de estrangulamento: terceirizar para crescer com segurança.