Independentemente do ramo e da complexidade das operações, as multinacionais, pequenas startups e até empresas de médio porte, todas precisam ter um monitoramento sobre as tarefas que são realizadas. E muito além de acompanhar resultados, essas empresas precisam garantir que todos os envolvidos estejam conectados e sintonizados durante todo o processo de trabalho.

Por mais simples que uma informação possa ser, caso ela não chegue até uma equipe do projeto que precisa dela, atrasos e até erros podem acontecer.

A comunicação humana ou digital em um processo de trabalho deve garantir que cada informação importante para um envolvido e para o projeto como um todo chegue corretamente para os interessados e que eles tenham ciência de sua existência e sua relevância.

Se parte do processo de trabalho foi concluída e está pronta para dar início à outra, seja ela de uma equipe distinta ou não, mas não foi informada para esses envolvidos por algum motivo, temos não só um atraso no ritmo de produção, mas uma ociosidade na equipe que deveria recebê-la e uma falta de confiança no andamento do fluxo e naqueles que não a repassaram a diante.

As demandas do modelo de negócios se tornam tarefas, e essas tarefas são atribuídas a equipes e indivíduos responsáveis que muitas vezes precisam repassá-las e comunicar sobre elas para outros envolvidos na rede de produção da empresa. Muitas formas de organização do fluxo de cada equipe e do projeto como um todo podem ser adotadas e desenvolvidas na empresa, e diversas ferramentas de gerenciamento podem ser usadas nesse tipo de processo, desde estruturas físicas como quadros Kanban cheios de post-it nas famosas colunas padrão “para fazer”, “fazendo” e “feito”, até modelos digitais dessa utilização como o Trello, o Asana, e muitos outros sistemas gerenciadores de tarefas, projetos e equipes disponíveis no mercado.

Ainda que com possibilidades e recursos similares, talvez seja o foco de função que diferencie essas ferramentas do Jira, o software em versão de servidor interno e de cloud da Atlassian, lançado em 2004.

Atuando no ramo de desenvolvimento de sistemas ou até em indústrias ou mesmo padarias, podemos empregar práticas e frameworks que visam a adaptação e a flexibilidade dos processos de trabalho para empenhar uma melhoria contínua na produção e entrega dos produtos ou serviços por meio das metodologias ágeis disponíveis no mercado, e até possíveis de serem elaboradas internamente pelas empresas. E justamente no emprego dessas metodologias, percebemos que grande parte da “agilidade” dos processos se concentra na comunicação.

Grande parte da cultura das metodologias ágeis foca na capacidade da realização e aceitação de mudanças, e sejam elas programadas e esperadas ou não, a manutenção da comunicação sobre seus acontecimentos e suas informações é vital para a continuação e o progresso de projetos e processos de uma empresa.

Ágil não é rápido, ágil é ser flexível e adaptável

Ainda que um dado muito importante, uma métrica e um ativo significativo para o monitoramento e planejamento de projetos, o tempo perde parte de sua relevância quando comparado ao conhecimento do andamento do projeto. Conhecimento esse que só pode ser alcançado com a troca de informações essenciais com todos os interessados. De nada adianta saber quanto tempo uma etapa X leva para ser completa, se ela não foi eficaz em levar até as etapas Y e Z.

Por isso, os recursos atualmente disponíveis na ferramenta Jira se fazem tão destacados de outros sistemas físicos e virtuais no mercado. Muito mais do que um acompanhamento de tarefas, atividades e tempo de realização, o Jira é uma ótima solução para a integração da comunicação entre os envolvidos dos trabalhos.

Assim como em um quadro Kanban, todos os itens ficam visíveis, priorizados e informativos a respeito de seus respectivos status no andamento do projeto, bem como claramente atribuídos à pessoa ou equipe responsável. Contudo, quando se tem quadros Kanbans distintos para organizar os trabalhos das respectivas equipes que possam relacionar os mesmos itens em seus processos, com uma ferramenta digital como o Jira, muitos recursos e opções ficam disponíveis para facilitar essa ligação entre as visualizações e as ferramentas externas que possam auxiliar o desenvolvimento, os repositórios de projetos, os mensageiros automatizados e os relatórios de situação e performance de cada parte integrante do fluxo de trabalho.

Não só possibilitando soluções adaptativas padrões no pacote da ferramenta, no Jira temos o útil diferencial de poder integrar uma infinidade de adds-on e plugins disponíveis no marketplace da Atlassian, com alguns deles permitindo mexer no próprio código que aplica automação nas funcionalidades da ferramenta, como o Script Runner da Adaptavist, divisão que garante serviços da Atlassian pelo mundo todo.

Com esse recurso codificável e customizável na ferramenta por meio da linguagem de programação orientada a objetos, Groovy, e outros recursos, podemos executar, agendar e automatizar scripts de funções que monitorem e realizem ações de diversos tipos no Jira e em seus outros recursos integrados, utilizando dessa funcionalidade para garantir a comunicação ágil entre os interessados, permitindo que todos os envolvidos necessários tenham todas as informações necessárias por meio de todos os canais de comunicação possíveis e permitidos para o andamento do fluxo de trabalho.

Alguns scripts para os cases de automação para a ferramenta Jira podem ser encontrados no link: https://github.com/GTessarini/JiraAutomations

Implementando funções programadas no Script Listener, que fica “ouvindo” (recebendo) certas ações que possam requisitar o início de sua execução, podemos enviar mensagens via e-mail ou até mesmo via Slack para os envolvidos no projeto quando certo item for concluído ou tiver seu status de trabalho alterado para uma identificação específica que seja necessária no mesmo ou em outro projeto Kanban, por exemplo, garantindo que ninguém precise ficar vasculhando os Kanbans dos projetos relacionados das equipes, caçando mudanças por conta própria para ter noção do que está ocorrendo no processo de trabalho.

Podemos implementar scripts que garantam notificações sobre adição de anexos, arquivos e até comentários nos itens de trabalho, servindo de gateway com o mensageiro online que precisaria ser utilizado para avisar o envolvido. Bem como podemos acumular logs e relatórios dessas informações em outros itens, cards de tarefas e repositórios de mensagens e dados, garantindo o conhecimento e o acompanhamento do ritmo e da escala de produção durante o projeto e analisando os resultados obtidos ao final.

Podemos quebrar ou multiplicar um card, uma tarefa de trabalho, em outras subtarefas específicas para seu tipo específico ou quadro Kanban que detalhem cada passo que compõem a tarefa como um todo, de forma automatizada para toda vez que for feita sua criação.

Como em um fluxo em teia, em que um item não vai do ponto A até o ponto B, mas fica paralelamente sendo relacionado e trabalhado em diversos pontos de uma cadeia que se une em um único ponto de interesse do projeto, talvez o case mais interessante das possibilidades dessa ferramenta seja a criação de cada um desses pontos e de suas tarefas de forma única em um único quadro Kanban principal que copia e conecta o mesmo item de tarefa em todos os outros quadros necessários, exclusivamente no momento de suas respectivas necessidades.

Por exemplo, se a organização se dividir em um escritório de projetos que auxilie, monitore e demande tarefas de outras equipes, cada um com seu escopo de responsabilidades e assuntos, podemos implementar funcionalidades em que uma tarefa, um card no Jira, precise ser criado uma única vez em um Kanban específico da equipe de projetos, e ele vá automaticamente se replicando e transitando para cada equipe necessária unicamente no momento ou no status em que ele for requisitado para tal, mantendo e transmitindo as informações pertinentes a cada equipe do projeto de forma integrada e sintonizada em tempo real por meio de um link automático entre cada quadro de equipe que tenha a tarefa relacionada em seu escopo, compartilhando todos os detalhes pertinentes com todos os envolvidos.

Seja em uma linha de produção ou em um modelo independente e intermitente de projetos, um fluxo sequencial, paralelo ou em rede de processos de trabalho deve ser seguido trazendo e levando informações e resultados para os todos os comprometidos com o modelo de negócios. E a comunicação integrada entre todos esses comprometidos é crucial para ausência de atrasos, falhas e desinteresse no projeto. Com a ferramenta Jira, podemos garantir essa comunicação transparente a adaptativa com todos do projeto e ainda incrementar e automatizar recursos que a ferramenta atualmente não proporciona por padrão, mas permite a livre e confiável implementação por meio de scripts de funções com o Script Runner e outras funcionalidades.