Se você perguntar para a maioria das pessoas se elas andam ocupadas, a grande maioria vai responder “sim”, acompanhado de um suspiro, mostrando que mesmo estando sempre muito ocupadas, ainda sim elas continuam com uma contínua e crescente pilha de tarefas a serem feitas – que elas não conseguem finalizar.

Esse fenômeno curioso de estar sempre “ocupado” ou fazendo muitas atividades, mas mesmo assim repetidamente com a sensação de que “sempre tem algo que eu deveria estar fazendo mas não tenho tempo para fazer”, é latente nos dias de hoje. Neste artigo, vamos falar um pouco sobre algumas técnicas que podem te ajudar a diminuir e até eliminar a sensação. Vamos lá?

1. Entender a diferença entre “importante” e “urgente”

A primeira técnica é categorizar os tipos de atividades que você precisa no seu dia: elas são urgentes ou são importantes? Em muitos dos casos, a sensação que citamos ali na introdução reflete a nossa inabilidade para diferenciar dois grandes grupos de atividades que frequentemente roubam o nosso tempo: as atividades que são importantes e as atividades que são urgentes.

A definição formal de uma coisa importante tem ligações diretas com o que tem muita significância ou valor, que possui um efeito profundo no sucesso, sobrevivência ou bem-estar.

Por exemplo: o sucesso do seu produto depende do entendimento profundo de qual o problema que ele endereça, quem são as pessoas que possuem esse problema e uma noção da percepção de valor que essas pessoas sentem em relação ao seu produto. Essas são coisas importantes, ou seja, que possuem grande alavancagem em relação ao que está sendo discutido e uma relação direta com valor.

Agora vamos mudar o foco para coisas que são urgentes, que têm como principal característica a necessidade de ação ou atenção imediata. Se não agirmos sobre essas coisas, elas poderão gerar impactos negativos imediatos ou de curto prazo. Por exemplo: se o seu produto estiver fora do ar por algumas horas por algum problema técnico, endereçar esse tema é urgente.

Saber a diferença entre cada um deles é essencial para conseguir ter mais controle sobre o seu tempo. Não é incomum que toda uma corporação esteja diariamente lidando com coisas urgentes e negligenciando coisas importantes, e isso pode ser mortal. Quando estiver de novo em uma situação de ocupação extrema, pare e pense:

O que é importante e o que é urgente?

2. Com relação ao seu tempo, você é ativo ou passivo? Quem controla o seu tempo?

A segunda técnica é mapear as atividades que você faz em relação ao seu posicionamento perante elas e em relação a quem é a fonte originadora da atividade.

Por exemplo: Eduardo é um gerente de produtos em uma empresa de tecnologia. Ele é sistematicamente lembrado por pessoas em departamentos paralelos ao dele que precisa participar de uma reunião sobre o tema X, fazer uma apresentação sobre o caso Y e mostrar o progresso em relação tema Z. Nessa situação, Eduardo é passivo em relação a essas necessidades, e todas elas são geradas por coisas externas a área de atuação dele (exógenas é o termo técnico).

Da mesma forma, Eduardo já se programou antecipadamente para conseguir participar de todos os ritos de review, retrospectiva e planning da sua equipe de produto. Nessa situação ele foi ativo em relação a essa atividade, gerando ou se antecipando a elas, inclusive. Essa atividade é relacionada a uma necessidade interna, ou pertinente, à área de atuação dele: o seu produto (endógeno).

Desse jeito, poderíamos dividir o mundo da seguinte forma:

Se a sua agenda é tomada por atividades nas quais você é sistematicamente passivo, ou seja, alguém as coloca como prioridade para você e que são geradas por atores externos à sua área de atuação, você tem um grande problema.

Essencialmente, seus dias devem ser constituídos por uma sequência de atividades para as quais você não se planejou ou se preparou, e muito provavelmente tem pouco contexto sobre as necessidades e objetivos de quem as gerou.

Nesse caso, o ideal seria você entender o motivo dessas atividades, quem são os atores envolvidos nela e tentar entender qual é o caráter de cada uma. Exemplo:

Foram atividades extraordinárias? Elas são periódicas? Se sim, você consegue se antecipar a elas, por exemplo, movendo a atividade para o quadrante ativo/exógeno? Isso faria com que a qualidade das suas participações na reunião seja maior?

Em muitos casos, um exercício que funciona é olhar para as suas últimas seis semanas e tentar mapear as atividades que você executou dentro dessa matriz, entendendo se existem muitas atividades que invariavelmente estão tomando o seu tempo de uma forma que não seja produtiva.

3. Ajuste a carga cognitiva necessária para cada tipo de atividade

Já falamos sobre as atividades que são importantes, urgentes e sobre como elas muitas vezes se confundem e tomam o nosso tempo. Também falamos um pouco sobre quem gera a maioria das atividades que temos que executar e qual é a nossa postura diante delas, além de como uma mudança de abordagem pode mudar o nosso resultado. Agora vamos falar sobre atividades que requerem baixa carga cognitiva ou alta carga cognitiva, e como a troca de contexto constante entre elas podem afetar o seu trabalho, gestão de tempo e ansiedade.

Vou super simplificar aqui, mas existem tarefas que você realmente precisa parar, pensar, avaliar, traçar uma linha de ação e seguir com ela de forma coerente. Essas atividades muitas vezes requerem participação de um grupo multidisciplinar para explorar os seus diversos impactos.

Muitas vezes elas aparecem de forma imprevisível na sua rotina e tomam a sua atenção. Por exemplo: uma reunião para avaliar a recém lançada estratégia de um competidor no seu mercado. Atividades como esta não são facilmente previsíveis e requerem bastante atenção e carga cognitiva para atuarmos.

Diametralmente opostas estão as atividades que você sabe que precisa fazer e que são processuais, mecânicas e em muitos casos de caráter higiênico. Muitas vezes elas são previsíveis e podem ser antecipadas por longos períodos de tempo, comumente periódicas. E o pior, você fica constantemente se lembrando delas enquanto atua em outras atividades, diminuindo a qualidade geral do seu trabalho.

Exemplo: um product owner precisa ser obsessivo com os dados do seu produto, mas não é incomum que passe um ou dois dias sem dar uma olhada neles. É muito provável que enquanto o product owner está executando as suas atividades nesses um ou dois dias, ele se distraia ao lembrar que não conferiu o Analytics. Uma forma de mitigar esse tipo de ansiedade, por exemplo, é programar e-mails automáticos diariamente que resumam os principais indicadores do produto para aquele dia. Assim, o product owner pode lê-los em um horário mais conveniente.

Essa técnica te estimula a mapear os tipos de atividades que você executa e reduzir a carga cognitiva necessária para aquelas que são repetíveis, mecânicas e periódicas, tomando ações antecipadas para elas.

Você usa alguma técnica que não esteja descrita aqui? Quer deixar alguma dúvida ou opinião sobre as que eu listei? Fique à vontade nos campos abaixo.

Até a próxima!

***

Este artigo foi publicado originalmente em: https://www.concrete.com.br/2018/06/11/3-tecnicas-para-gerenciar-melhor-o-seu-tempo/