Desafios dos aplicativos SaaS e do Shadow IT nas empresas

Eu participo constantemente de eventos sobre Cloud Computing e uma das coisas mais legais desses eventos são as conversas de cafezinho. Nesses intervalos, boas ideias podem ser trocadas. Sempre surgem aquelas perguntas que muitos não querem fazer em publico. Um tema recorrente é SaaS (Software-as-a-Service) e acabei listando alguns questionamentos interessantes que valem a pena compartilhar aqui.

Resumi, de forma informal, as expectativas que ouvia nas conversas e as listei. Em primeiro lugar, estavam as questões de custos – como reduzir o custo de capital (capex) e os custos de operação (opex), converter custos fixos em variáveis e simplificação do gerenciamento dos aplicativos. Depois, praticamente empatados com as expectativas de redução de custos, aparecem a velocidade de implementação, a velocidade para o time-to-market e as melhorias nos processos de negócio.

Analisando esses dados, ficou claro que as expectativas dos CIOs e executivos de negócio com quem falei era que a SaaS reduzisse não apenas o capex, evitando a dispendiosa compra de licenças, mas também o opex, fazendo com que a operação dos aplicativos se tornasse mais barata que mantê-lo na versão on-premise. E não é só isso: que possibilitasse, ao mesmo tempo, que a empresa respondesse mais rapidamente às mudanças no mercado.

Isso está muito em linha com as preocupações das empresas atualmente. Uma recente pesquisa feita com 500 CEOs no Brasil mostrou que o que tira o sono desses executivos são itens como a situação econômica do País frente à crise mundial, a competição cada vez mais acirrada, a consistência do mercado interno e a falta de mão de obra qualificada. Como isso se reflete em TI e nos CIOs? Reduzindo custos, mas, ao mesmo tempo, demandando mais agilidade e eficiência. Em resumo, a máxima “fazer mais com menos” está mais atual que nunca.

Assim, as soluções SaaS têm que mostrar claramente essas vantagens para que os usuários as implementem. Abro aqui um parênteses: em paralelo, conversei com muitos executivos de empresas de software e para mim está claro que, embora eles saibam que devem entrar no mundo SaaS, muitos não têm uma ideia precisa de como e quando fazer essa transformação. Além disso, eles receiam a canibalização do seu modelo de negócio atual frente a um modelo que ainda não compreendem adequadamente.

Mas, aos poucos vemos que a desconfianças e questionamentos começam a ser quebrados. Surgem aqui e ali exemplos bem sucedidos. A indústria mundial de software, como um todo, já se movimenta nessa direção e, talvez, em alguns anos esta discussão tenha se evaporado. A maioria dos softwares já estará sendo comercializada pelo modelo SaaS.

Também observei um preocupação latente nos CIOs com quem conversei. À medida que a SaaS atrai mais usuários, surge a ameaça do que chamamos de “shadow IT”, ou seja, aquelas aplicações que estão a um simples clique (e um cartão de crédito) de distância, permitindo aos usuários a implementação de um aplicativo SaaS sem conhecimento da área de TI. Uma questão interessante me foi levantada por um CIO. A empresa dele está planejando desenvolver e disponibilizar para os seus clientes um conjunto de aplicativos móveis que rodarão em uma nuvem pública. E ele está inseguro com relação à integração desses aplicativos com os sistemas corporativos, em como manter segurança dos dados e quais soluções de suporte conseguirá oferecer aos clientes, quando eventuais (mas prováveis) problemas surgirem no uso desses aplicativos. Bem, existem algumas soluções tecnológicas de integração entre aplicativos móveis e sistemas internos, como o recente anúncio do Mobile Foundation, da IBM. Mas fica claro que a solução não será resolvida apenas por tecnologia. Uma mudança nos processos e mesmo nos skills dos profissionais de TI será também necessária.

O “Shadow IT’ é um desafio e tanto! Se os usuários começarem a adquirir aplicativos sem conhecimento de TI (e é difícil argumentar contra uma alegação de uma área de negócios que aquele aplicativo SaaS a fará ganhar mais dinheiro), uma bomba relógio estará armada. Mais cedo ou mais tarde muitos desses aplicativos demandarão integração com outros – estejam eles em outras nuvens, ou sejam sistemas legados on-premise. O “Shadow IT” não é um pesadelo que passará ao acordarmos. É algo bem provável de acontecer se a área de TI não for ágil o suficiente para liderar as definições das regras do jogo quanto ao uso de softwares SaaS.

Conversando com alguns CIOs, levantamos em conjunto alguns pontos que eles deveriam incluir nas regras do jogo para as suas empresas adotarem SaaS e o modelo de aquisição por conta própria. Que tal chamarmos de BYOA  (Buy Your Own Aplication)? Primeiro, reconhecemos que impedir uma área de negócio de lançar um produto novo e ganhar dinheiro, e que para isso precisa de um aplicativo SaaS, será uma luta inglória e inútil. Assim, a área de TI não deverá lutar contra, mas liderar o processo. Avaliamos que seria interessante desenhar regras de risk assessment que identificassem e deixassem claro para os usuários os riscos quanto à confidencialidade, privacidade e eventualmente responsabilidades legais se determinados softwares forem usados. Também identificamos que os usuários deverão ter ciência dos riscos de continuidade dos negócios se o aplicativo SaaS não for oferecido por um provedor que atenda requisitos mínimos de resiliência em seu data center.

Enfim, o resultado foi que na prática vai se balancear o risco para o negócio com o valor que o aplicativo trará para a empresa. E que as áreas usuárias, que optarem por uma solução “Shadow IT”, tenham plena ciência dos prós e contras. Dessa forma, a TI agirá como aliada do processo e não estará sendo uma barreira no caminho. Afinal, barreiras são passadas mais cedo ou mais tarde.