Vamos a mais um artigo da série sobre o Gerenciamento do Tempo. Agora é vez de abordarmos os seguinte tópicos:

• Comunicação eficiente
• Otimizando o tempo em viagens de negócio
• Alguns links com informações sobre a Administração do Tempo.

Comunicação eficiente

Hoje é fundamental que saibamos trabalhar em equipe. Para isso estamos, o tempo todo, trocando informações e nos comunicando com colegas de trabalho, com o chefe, com subordinados e com clientes. Por isso é de fundamental importância que possamos nos comunicar de uma maneira eficiente e, principalmente, com clareza e transparência.

Considere os seguintes fatos:

• Você elabora um relatório e envia para o chefe. Se o relatório estiver confuso, deixando margem à dúvidas, é certo que ele irá voltar, fazendo com que você tenha que refaze-lo, gastando um tempo precioso. Portanto, sempre faça bem feito da primeira vez.
• Ao delegar uma tarefa, comunique com clareza o escopo da tarefa, o prazo, os recursos necessários e os canais de comunicação. Se não você corre o risco de receber um trabalho que não o esperado e ter que solicitar modificações. Mais tempo desperdiçado.

Para que você possa ser entendido com clareza, lembre dos seguintes detalhes:

• Respeite sempre as diferenças, quer seja de opinião quer sejam culturais.
• Tente convencer as pessoas com fatos e não com discussões acaloradas e carregadas de emoções.
• Esteja, sempre, disposto a ouvir. Não assuma uma postura de “eu sei tudo” e os outros que me sigam.
• Deixe claro o que você espera das pessoas e que acredita em suas capacidades.
• Procure melhorar, dia após dia, a sua capacidade de redação. Hoje é fundamental que você possa escrever de uma maneira tecnicamente correta, mas, fundamentalmente, com clareza e objetividade.

Ao observar estes pequenos detalhes você torna a sua comunicação mais clara e eficiente, as pessoas sabem o que você espera, quer seja o seu chefe, quer sejam seus subordinados. Sua chance de obter os resultados esperados, da primeira vez, aumentam, o que faz com que você poupe um tempo precioso.

Otimizando o tempo em viagens de negócio:

Em primeiro lugar analise se a viajem é, realmente, necessária. Pergunte-se: Preciso fazer esta viajem imediatamente? Qual o objetivo desta viajem? Não tendo jeito, vamos ao aeroporto, mais uma vez. Espera no aeroporto, deslocamentos, reuniões, ufa; viajar a serviço não é uma das tarefas mais fáceis e agradáveis. Para que possamos minimizar o tempo desperdiçado durante as viagens, vamos observar algumas questões.

Antes de viagem faça um planejamento. Se você tiver várias reuniões, em cidades ou até países diferentes, procure estabelecer um roteiro otimizado. Reunião na segunda-feira em Porto Alegra, na terça-feira em Rio Branco no Acre e na quarta-feira em São Paulo, não parece ser o roteiro mais adequado.

Confirme ou peça para sua secretária confirmar a reunião por telefone ou e-mail não é uma má idéia. Reuna todo o material necessário para a reunião: papéis, documentos, disquetes, etc. Não é nada bom ir para uma reunião e esquecer o disquete com a apresentação em casa.

Sempre leve algo para ler: revistas, livros, etc. Atrasos acontecem, principalmente em aeroportos. Ficar três horas no aeroporto aguardando a confirmação de um vôo sem nada para fazer, além de muito chato, é um grande desperdício de tempo. Você pode aproveitar este tempo para por a leitura em dia.

Se você ainda não tem um Notebook, pense seriamente em adquirir um ou solicitar que a empresa disponibilize um para você. Com um Notebook equipado com um cartão de Modem você pode manter-se em contato com a rede da empresa, ler e-mail e até, solicitar que a secretária envie o arquivo com a apresentação, que você esqueceu no escritório.

Guarde documentos importantes na sua bagagem de mão. Se você for o “premiado” que teve a bagagem extraviada, pelo menos os documentos necessários para a reunião estão salvos, evitando que você tenha que aguardar que a empresa “ache e devolva” a sua bagagem, ou tenha que voltar ao escritório e providenciar nova cópia dos documentos.

Não esqueça de informar aos colegas e ao seu chefe como “achá-lo” durante o período de viagem, quer seja via e-mail ou telefone. Se possível, também deixe o telefone da empresa na qual você estará durante o período da viagem.

A medida que você for viajando, vá criando um banco de dados pessoal com informações sobre horários de vôos, hotéis, restaurantes e empresas de cada cidade. Desta forma, em viagens futuras, você poderá, rapidamente, localizar o telefone de um hotel, da companhia aérea, etc. Este tipo de informação pode, inclusive, ser compartilhado entre todos da empresa, através da Intranet.

Links sobre Administração do Tempo:

A seguir coloco alguns links, com um bom material e dicas sobre Administração do Tempo. É interessante como diferentes autores, valorizam diferentes aspectos quando se trata de otimizar a nossa relação com o tempo. Consulte os links indicadas e tire suas próprias conclusões:

http://www.edutecnet.com.br/Textos/Self/MISC/timemgt.htm

http://www.edutecnet.com.br/Textos/Self/MISC/timemgt2.htm

http://www.pontodamulher.com.br/administracao_do_tempo.shtml

http://www.widebiz.com.br/gente/wesley/admtempo.html

http://www.pegar.com.br/pegar_tutor.asp?link_id=5636

http://superdownloads.ubbi.com.br/download/i13051.html

http://www.webcorner.com.br/cursos/

Para refletir : A seguir coloco dois textos retirados da Internet, de autores anônimos, para que possamos pensar um pouco sobre o assunto tempo.

“Quão agradável é, ao final do dia, nenhuma insensatez da qual me arrepender, mas refletir sobre o passado e ser capaz de dizer que meu tempo foi corretamente utilizado.”

O Banco

Autor Anônimo

Imagine que você tenha uma conta corrente e a cada manhã você acorde com um saldo de R$ 86.400,00.

Só que não é permitido transferir o saldo para o dia seguinte. Todas as noites seu saldo é zerado, mesmo que você não tenha conseguido gastá-lo durante o dia.

O que você faz? Você iria gastar cada centavo, é claro!

Todos nós somos clientes deste banco de que estamos falando. Este banco se chama TEMPO.

Todas as manhãs, é creditado para cada um de nós 86.400 segundos. Todas as noites o saldo é debitado como perda. Não é permitido acumular este saldo para o dia seguinte. Todas as manhãs a sua conta é reinicializada e todas as noites as sobras do dinheiro se evaporam. Não há volta. Você precisa gastar no presente o seu depósito diário. Invista então no que for melhor: na saúde, na felicidade, no sucesso. O relógio está correndo. Faça o melhor do seu dia-a-dia.

• Para você saber o valor de um ano, pergunte a um estudante que repetiu de ano.
• Para você saber o valor de um mês, pergunte para uma mãe que teve seu bebê prematuramente.
• Para você saber o valor de uma semana, pergunte a um editor de jornal semanal.
• Para você saber o valor de uma hora, pergunte aos amantes que estão esperando para se encontrar.
• Para você saber o valor de um minuto, pergunte a uma pessoa que perdeu o trem.
• Para você saber o valor de um segundo, pergunte a uma pessoa que conseguiu evitar um acidente.
• Para você saber o valor de um milésimo de segundo, pergunte ao atleta que recebeu a medalha de prata em uma Olimpíada.
• Valorize cada momento que você tem! E valorize mais porque você deve dividir com alguém muito especial, especial o suficiente para gastar o seu tempo junto com você. Lembre-se que o tempo não espera por ninguém.
• Ontem é história.

Amanhã é um mistério.

Hoje é uma dádiva. Por isso é chamado de presente!

Disponibilizei no meu site, uma páginas com dicas de livros sobre Gerenciamento de Tempo e eficácia profissional. Você pode acessar a lista de livros no seguinte endereço:

http://www.juliobattisti.com.br/livrosdeadministracaodotempo.asp

Abraço!