Gestão de projetos: como se preparar adequadamente

As mídias digitais oferecem um mundo cheio de oportunidades, onde novos negócios surgem a cada minuto. Embora algumas bolhas já tenham estourado em tempos mais ingênuos, os rumos das estratégias online foram corrigidos e o entusiasmo sem substância foi substituído por uma prudente visão de negócios.

Afinal, não há tanta gordura para queimar. Muitos profissionais agora se dedicam a algo que parecia excesso de zelo há alguns anos atrás: o gerenciamento de projetos na web. Sabendo que cada detalhe pode fazer a diferença em um projeto para o ambiente online, muitos correm atrás de certificações, cuidam melhor dos processos, controlam custos e zelam pelo escopo. Sinal inequívoco de maturidade do mercado.

Estratégia

O processo de gerenciamento de projetos web envolve uma série de questões estratégicas que são decisivas para o próprio futuro das empresas. Afinal, o aumento da demanda por melhores serviços, qualidade e variedade de produtos, associado ao crescimento da concorrência, tem forçado as organizações a repensar a maneira de administrar seus negócios. Nesse sentido, o gerenciamento de projetos vem tornando-se uma iniciativa estratégica para as empresas que buscam aumentar o seu potencial competitivo.

A estratégia depende da natureza e complexidade da iniciativa a ser implementada, mas os principais pontos são a gestão organizada dos riscos, o controle rigoroso e minucioso do cronograma de atividades e feedback estruturado para o cliente.

Mensurando o processo

Existem várias métricas que podem ser consideradas como importantes para avaliar a eficácia do processo de gerenciamento. As variáveis mais comuns são o tempo, orçamento, eficácia e o processo de aprovação. Para tal, é necessário lançar mão de ferramentas de apoio como o MS Project.

Mas o controle não deve se restringir a isto: metodologias como o BSC (Balanced Scorecard) e o SAS (Strategic Activity System) ajudam a estruturar os resultados do projeto e adequá-los às expectativas da organização – além de estarem disponíveis a todos os envolvidos no processo.

Qual o perfil do gestor de projetos?

A diversidade de perfis dos profissionais que atuam na internet faz com que a definição de um perfil ideal para o gestor de projeto seja objeto de alguma discussão. Em geral, profissionais com formação técnica podem se sentir mais confortáveis com a função, mas profissionais com outros tipos de formação também vêm se interessando pela atividade. Não há uma formação específica, mas estar atualizado, procurar treinamentos especiais e tempo dedicado à pesquisa são fatores que devem estar listados no roteiro de atividades dos profissionais da área.

Algumas competências desejáveis para a função, e também uma visão de negócios. Um profissional de gestão de projetos web deve possuir uma visão estratégica e de processos do negócio. Além disso, deve estar apto a prever e se antecipar aos riscos dos cenários, responder agilmente às mudanças da organização e seu impacto nos projetos para não perder foco e vantagens competitivas, saber liderar à distância equipe globais multifuncionais, buscar resultados de curto, médio e longo prazo, assim como dominar técnicas e ferramentais para gestão de projetos em ambiente online.

Não é fácil, mas a demanda por profissionais é grande e o setor oferece oportunidades muito interessantes.

Métodos e Certificações

Existe uma verdadeira corrida de grande parte dos profissionais em tecnologia visando a conseguir certificações em métodos de gerenciamento como o PMI. Estes métodos consagram práticas recomendadas para o gerenciamento de projetos, e a quantidade de profissionais certificados tem aumentado.

Passo a passo

Não bastam ferramentas tecnológicas e profissionais capacitados, se não se estabelece um processo eficaz no controle do gerenciamento. Afinal, os projetos não são estanques, e por isso é necessário integrar e administrar todos os processos continuamente. Por isso, definir os objetivos do projeto de forma clara e transparente, e identificar e comunicar a todos os envolvidos seu alinhamento estratégico com os objetivos da organização é muito importante. Isso inclui compartilhar conhecimentos e informações sobre o projeto em tempo real com as equipes envolvidas, validar indicadores de controle do projeto e relatórios de desempenho (equipe, cliente, fornecedores e organização).

Custos menores e eficiência na comunicação

Os benefícios de um bom gerenciamento de projetos têm um impacto direto sobre os custos, o que acarreta numa vantagem competitiva bastante útil para as estratégias globais da empresa. Os impactos positivos do gerenciamento do projeto são diversos – promovem melhoria na relação de confiança entre cliente e a empresa, por exemplo, evitando possíveis problemas de prazo e custos. A aplicação de boas práticas de gerenciamento agrega também vantagens com relação ao controle de escopo. Um bom gerente mantém o projeto alinhado com o que foi vendido, ficando sempre atento as solicitações de mudanças efetivadas pelo cliente.

Fatores críticos de sucesso para um bom gerenciamento de projetos

1) Efetividade da Comunicação: é necessário que exista uma troca contínua de informações entre os envolvidos no projeto para que seja obtido o “produto final” esperado no prazo e custos pré-determinados. Um briefing detalhado é um documento essencial ao projeto e que deve ter a anuência dos envolvidos, cliente e desenvolvedor. É fundamental que a equipe tenha um bom entendimento da necessidade do cliente para que se obtenha um escopo bem definido. A alteração do escopo do projeto pressupõe a revisão de todo o planejamento e em geral resulta em aumento de custo e nos prazos. Todas as reuniões devem ter como produto final um documento, a ata da reunião, que deve ser validada pelo cliente.

2) Planejamento do Projeto: esta etapa deve ser realizada com tempo e atenção necessária. Nela são definidos: o escopo, a equipe, as horas, os riscos e o custo final do projeto. O produto final dessa etapa é a proposta comercial do projeto com custo, planilha de horas, alocação de equipe etc. que uma vez aceita pelo cliente, deve ser cumprida.

3) Validação da especificação técnica do sistema : essa fase antecede a programação propriamente dita e deve gerar um documento que especifique como as regras de negócio do cliente serão programadas. Em muitos casos o risco dessa etapa é alto, pois o cliente que deveria validar esse documento nem sempre tem conhecimento suficiente para realizá-la, e o gerente de projeto, ao detectar esse risco, deve juntamente com a equipe desenvolvedora criar telas de navegação que simulem o funcionamento do sistema para que a validação ocorra antes da programação.

Fonte: Ana Masagão, Consultora