Se você é da área de TI, com certeza já se deparou com algum desafio de entregar um projeto com o prazo curto, daqueles que todos olham e pensam: isso não será possível – esse prazo é muito curto. Ou, então: vamos ter que dormir na empresa para entregar nesse prazo.

Neste último mês, juntamente com meu time fera, ganhamos um desses desafios de entregarmos um projeto do zero em 30 dias. Neste artigo vou contar um pouco sobre esse desafio pra vocês.

1 – Entendendo a definição do prazo

Antes de falarmos do desafio e de como conseguimos atingir o objetivo final, vale a pena falarmos um pouco sobre o direcionamento e a definição desses prazos (que muitas vezes nós e nosso time não entendemos). Acredito que existem duas formas nas quais esse prazo curto pode ser definido: não perder uma oportunidade ou pressão para que o time entregue mais rápido.

Quando se trata da primeira opção, que é a de não perder uma oportunidade (como, por exemplo, no caso de uma licitação, ou de uma tendência de mercado), esse prazo é até compreensível e vale todo esforço do time. Porém, quando se trata de um prazo para simplesmente forçar a equipe, isso fica desgastante e pode desanimar a equipe e até perder os colaboradores para outras empresas.

2 – Motivação

A motivação começa logo que o time é escolhido. Faça uma reunião com o time que irá desenvolver o projeto. Demonstre a importância do projeto e o porquê do prazo ser tão apertado. Seja transparente com o time, e faça com que todos entrem no barco motivados para remarem juntos ao objetivo final.

É essencial motivar o time e demonstrar para todos sobre a importância do projeto e da responsabilidade que cada um tem sobre a entrega final. Procure passar para o time que a escolha por cada um deles foi feita através de merecimento e que eles são especiais para a empresa. Demonstre o quanto você confia no potencial de cada um, puxe a responsabilidade junto a cada um dos escolhidos e deixe claro o que espera de cada um.

Vale lembrar que a motivação é um fator determinante durante todo o projeto. Você, como Gerente de Projetos, Scrum Master, líder de equipe, deve estar atento e motivando o time diariamente. Seja o energético do seu time, distribua motivação e esteja sempre ao lado do time. Seja o primeiro a levar as barracas e os sacos de dormir para a empresa, se for necessário!

3 – Gestão de pessoas

Todos sabemos da importância de gerenciar as pessoas envolvidas no projeto, seja o time que está desenvolvendo a entrega ou as partes interessadas do projeto. Gerenciar todas essas pessoas não é uma tarefa fácil, ainda mais quando se tem um prazo curto para uma entrega. Porém, se não houver essa gestão, existirá um grande risco do seu projeto não ser entregue no tempo acordado.

O Gerente de Projetos deve estar muito atento às solicitações do PO e principalmente às expectativas do Patrocinador do Projeto. Verificar se todas as partes estão alinhadas e esperando as mesmas funcionalidades do Projeto, os mesmos designs, e até mesmo se as mesmas prioridades que estão definidas na entrega estão de acordo com as expectativas do PO e do patrocinador.

Qualquer ruído, por menor que seja, pode causar um enorme alarde entre o time, e nesses projetos curtos, algumas horas de desgaste e de não produtividade, geram muito trabalho e podem ser difíceis de se recuperar.

Com isso, foque nas pessoas, fique atento a cada passo dado no projeto, verifique diariamente as expectativas de todas as partes, assim você não terá surpresas e seu time trabalhará com menos preocupações e pressão no dia a dia.

4 – Comunicação

Para muitos a comunicação é o principal fator dentro do Gerenciamento de Projetos, e não é por menos, pois em um projeto onde a comunicação é direta e clara, suas chances de sucesso são bem maiores. Em projetos de tempo curtos, a comunicação fica ainda mais importante, pois nesses casos a comunicação se torna mais ativa e direta.

Muitas vezes ela deixa de ser feita por e-mail ou por algum sistema de conversas e se torna algo por telefone ou pessoalmente, até porque nessas horas o tempo é precioso e não devemos esperar alguém ler um e-mail e nos retornar ou responder através de um sistema de comunicação.

5 – Ciclos de entregas

Independente se sua entrega é em 30, 60 ou 90 dias, é importante que você, como Gerente de Projetos, quebre o projeto em entregáveis. Quando se trabalha com Ágil, utilizamos as Sprints para definir essas entregas. Já no modelo tradicional, podemos trabalhar as WBS como entregáveis. Não importa a maneira que você trabalha nesses projetos, o que importa é conseguir definir entregas durante todo o ciclo de vida do projeto.

Pense nessas entregas com MVPs, alinhe com o PO as prioridades e trabalhe com entregas semanais ou quinzenais. A maior vantagem de trabalhar com ciclos de entrega é que, caso não consiga finalizar todas as features do sistema, você terá uma versão com o que é mais importante para o projeto.

6 – Comprometimento

Em um projeto de tiro curto, temos que manter as pessoas motivadas, organizadas e também comprometidas.
O comprometimento, é sempre algo pessoal e que depende de cada pessoa. Porém, você, como Gerente de Projetos, pode e deve trabalhar com seu time fazendo com que eles estejam cada vez mais comprometidos. Nós, de TI, vivemos em um momento muito dinâmico, onde dependendo da região em que você atua, a rotatividade de colaboradores é bem alta, o que faz do comprometimento do time uma tarefa ainda mais difícil.

Procure sempre estar ao lado do seu time, e busque ser sempre transparente com todos – o comprometimento está muito ligado à transparência das informações e cabe a você, Gerente de Projetos, ser transparente, comprometido com seu time e com a entrega desse projeto.

7 – Alinhamento diário

Utilizando como base as reuniões diárias do Scrum, em projetos de tempo curto, a aplicação desse processo se torna indispensável para o sucesso da sua entrega.

Quanto mais alinhado estiver seu time e todas as entregas, mais chances de responder a um desvio ou a um risco. Esses alinhamentos trazem transparência para todo o time, reforçando o comprometimento da equipe. Deixar claro o que cada integrante do time fez e qual a próxima tarefa que eles têm para fazer, faz com que todos estejam alinhados com o todo da entrega.

Procure envolver nessas reuniões o PO do seu time, e após o término dessa reunião, procure rever o alinhamento das prioridades do projeto junto ao PO. Esse alinhamento evita que desprendemos tempo com algo que não temos prioridade.

Conclusão

Procure tirar sempre algo positivo em cada projeto em que você atua, até mesmo em um projeto corrido, onde você passa um mês trabalhando, sem conseguir dar atenção às pessoas da sua família, sem praticar seus hobbies, sem passar um tempo com sua namorada, ou até mesmo sem conseguir brincar com seus filhos.

Todo e qualquer projeto tem sempre algo especial para levarmos como lição aprendida. Procure atentamente no decorrer do projeto e encontrará sempre algo relevante. Entenda que todo projeto lhe torna mais especialista, você aprende sempre algo novo e é sempre um fator enriquecedor para o seu currículo como profissional!