Quando a gestão de processos vale a pena?

A crise com a qual fomos confrontados por todos os lados na
mídia teve uma grande influência no comportamento das empresas no último ano:
algumas buscaram oportunidades de cortar custos. A época é ótima para aprofundar
a análise de processos e incrementar o que já está em prática

O que preocupa muitas empresas é a otimização de custos. E
nenhuma crise é necessária para que isso ocorra, mas, definitivamente, aumenta
a pressão psicológica. Há diversos custos que podem ser ajustados: preços de
matéria-prima e fornecedores, salários dos empregados, padrões de qualidade,
entre outros. Mas os limites são rapidamente alcançados e mais cortes nos
custos se tornam irresponsabilidade. Agora, é essencial explorar a otimização
dos processos.

Reduzir custos, ao mesmo tempo em que se aumenta a
efetividade, a transparência e a flexibilidade: estes são os objetivos por trás
da gestão de processos. Mudando a perspectiva, a gestão de processos coloca os
processos no centro das atenções.

Os processos necessários são definidos independentemente de
sistemas de TI ou de outras condições auxiliares. Essa perspectiva assegura que o
processo contenha apenas os passos que são realmente necessários para o resultado
final e não tenha nenhuma volta desnecessária. Os sistemas de TI são ajustados
ao processo. Entretanto, essa maneira de pensar não joga fora todos os sistemas
já existentes? É possível para uma companhia fazer tamanha reviravolta?

Aparentemente é mais recomendável não fazer tudo diferente
de uma vez só, mas sim otimizar individualmente cada passo dos processos.

A vantagem de dar pequenos passos

Sem dúvida, qualquer um que se preocupa com a gestão de processos e sua
implementação na companhia precisa ver os processos como um todo e “olhando de
fora”. Será difícil, é claro, implementar uma mudança de estrutura cruzada com
um projeto de gestão de processos, em particular, em épocas marcadas pelo
arrocho econômico. Mas as vantagens podem ser sentidas bem rápido: o processo é
direto, e as mudanças trazidas pela otimização são fáceis de lidar. O tempo
entre a análise da situação atual e a implementação dos novos processos é curto,
e o sucesso aparece rápido. O retorno do investimento costuma vir em poucos
meses. Esse tipo de projeto também costuma pavimentar a estrada para o futuro:
outros processos poderão seguir esse primeiro imediatamente, e a fundação para
a implementação de uma arquitetura baseada em serviços estará construída.

Riscos pequenos com BPM

Há um grande potencial de otimização escondido
nos processos e que precisa ser explorado. Com um olho na redução de custos e
aumentando a competitividade, não há como não ter bons resultados com a gestão
de processos e com a metodologia e as ferramentas de BPM. A análise de mercado do Gartner chegou a essa conclusão: de acordo com o estudo “It’s a Matter of Survival: Use BPM to Drive Out Costs”, as companhias podem
reduzir seus custos em até 20% no primeiro ano de introdução do BPM. Na recente
publicação do instituto, “Seven Key Guidelines to BPM Project Success” – em
português, algo como “Sete dicas-chave para o sucesso de um projeto em BPM” – o
primeiro conselho já diz tudo: comece pequeno.