A Análise do Ambiente é o processo de identificação de oportunidades, ameaças, forças e fraquezas que afetam a empresa no cumprimento da sua missão. Tomemos como exemplo uma ostra.

Um pequeno grão de areia invade seu interior, e por algum tempo ela precisa conviver com aquele ser estranho dentro de si, o que deve provocar certo desconforto, mas com o passar do tempo, aquilo que antes era um grão de areia, transforma-se numa valiosa pérola.

Neste caso vemos que um fator externo agiu sobre a ostra, transformando uma ameaça em uma oportunidade. Este é um caso simples, mas que podemos trazê-lo para o mundo dos negócios.

Para os que temem mudanças, Peter Drucker adverte: “Mudanças são oportunidades. Podem ser vistas como ameaças por muitos executivos – mas todas precisam ser exploradas como uma oportunidade – para fazer algo de diferente, algo de novo e, acima de tudo, para fazer algo melhor, algo mais produtivo e lucrativo”.

As oportunidades podem estar em qualquer lugar e surgir a qualquer momento. São janelas que se abrem por certo tempo e se fecham rapidamente. Isto pode acontecer tanto em nossas vidas como também dentro das empresas.

As forças externas que agem sobre uma organização, têm um papel determinante no seu desenvolvimento. Se, por um lado, ocasionam uma pressão fortíssima no sentido de impor crescentes dificuldades, por outro, proporcionam um ambiente de seleção natural, onde as melhores e mais preparadas sobrevivem. Esta analogia com as teorias de Charles Darwin não é inédita no âmbito empresarial, mas ela não se aplica no sentido literal. Enquanto o darwinismo pregava que indivíduos mais favorecidos pela sua natureza sobrepujavam aos menos favorecidos, no mundo dos negócios as empresas podem almejar mudar suas naturezas de fracas a fortes, de lentas a ágeis, de dominadas a dominantes.

Diariamente, milhares de empresas trabalham na busca desta evolução, materializada pelos esforços de seus dirigentes. E estas perguntas estão na mente de todos os executivos do mundo todo:

• Como multiplicar os clientes?
• Como garantir sua fidelidade?
• Como reduzir os estoques sem prejudicar as vendas?
• Como garantir melhores margens de lucro?

Elas ficam ainda mais complexas, uma vez que para respondê-las é necessária uma compreensão de um ambiente externo em constante mutação. E na busca de resolver esta equação, mais e mais ferramentas são colocadas a disposição das empresas, servindo de instrumento para sua evolução neste cenário.

Propósito do Business Intelligence

O BI foi feito para gestores que buscam um melhor entendimento destes cenários, tanto internos como externos, e para isto se propõe a coletar dados dos mais diversos ambientes e áreas da empresa,preparando demonstrativos de desempenho, traçando comparativos e elaborando projeções.

As tecnologias mais utilizadas em BI são:

• Data Warehouses
• Ferramentas de ETL
• Data Marts
• Data Mining
• Geradores de relatórios e consultas
• Ferramentas OLAP / EIS / DSS

Cenário de um BI

Cenário de um BI

Quando falamos de aplicações para negócio, lidamos com dois tipos distintos: Aplicações que Sustentam o Negócio e Aplicações que Analisam o Negócio

Aplicações que sustentam o negócio são compostas por Sistemas OLTP (On-line Transaction Processing, ou Processamento de Transações em Tempo-Real) que trazem retorno de investimento baseado no melhor desempenho do negócio. Sua principal característica é o controle e o registro de transações.

Aplicações que analisam o negócio, são as aplicações de apoio à tomada de decisão mais conhecidas como ferramentas OLAP (On-Line Analytical Processing ou Processamento Analítico em Tempo-Real). Nessas, o retorno do investimento são baseados no melhor conhecimento do negócio. Elas utilizam como fonte de dados os mesmos sistemas de Controle, mas têm como preocupação principal a identificação de tendências.

A diferença principal entre estas duas aplicações, é que enquanto as que Sustentam o Negócio atualizam os dados durante o dia em tempo real, as que Analisam o Negócio são atualizados geralmente em processos batch noturnos, através dos mecanismos de ETL.

O grande problema de uma corporação que conta primordialmente com sistemas OLTP, é que possui muito dado e pouca informação. Sistemas de BI devem ser capazes não apenas de transformar dados em informação, mas utilizar estas informações e mostrar seu impacto nos negócios da empresa.

Existe uma máxima que diz que “A falta de informação leva os executivos a tomarem decisões erradas, e o excesso também.”.

Arquitetura de um DataWarehouse (DW)

Arquitetura de um DataWarehouse (DW)

Como vocês já devem ter notado, todo BI requer um DW (Data Warehouse) ou Data Mart (Repositório de Dados). Estes por sua vez possuem rotinas de ETL (Extração, Transformação e Carga dos Dados), que trazem as informações de Ambientes Externos fazendo: Tratamentos, Agregações e Sumarizações.

Costumo dizer que é nesta fase que está “O pulo do gato”, e se alguma coisa der errada aqui, todo o restante do projeto pode ficar comprometido. Sem deixar de lembrar a fase anterior, da Modelagem de Dados, também deve ser construída com muita atenção pelo profissional responsável e precisa ter uma visão clara do negócio. A fase de construção de um ETL geralmente costuma ser subestimada pela maioria dos projetistas e sua construção pode variar de sete meses a um ano.

Um bom projeto de BI deve ser feito modularmente, com a construção de pequenos Data Marts, cujos resultados passam a ser vistos rapidamente. Uma abordagem mais corporativa que vise a construção de um grande DataWarehouse, já mostrou não ser uma boa opção, por que o projeto torna-se demasiadamente longo (mais de um ano) e caro (algumas centenas de milhares de dólares). Contudo, um projeto com abordagem departamental deve ser construído com cuidado para que haja total integração com os Data Marts existentes, e o DW não necessite ser retrabalhado no futuro.

Como saber se sua empresa necessita de um BI?

• Quando possuir diversas fontes de dados
• Dificuldade de acesso as informações
• Informações centralizadas em pessoas e não em processos
• Grande número de produtos, clientes, fornecedores…
• Grande volume de dados
• Necessidade de acesso as informações históricas
• Difícil acesso aos relatórios gerenciais
• Possui uma visão departamentalizada
• Muito dado e pouca informação
• A informação não está disponível quando se precisa
• Tempo reduzido para a tomada de decisões

Se sua empresa possui algumas destas deficiências, está na hora de começar a pensar em implementar um projeto de Business Intelligence o quanto antes.

Abraços a todos.