O BI e a gestão do conhecimento

Quando se fala em gestão do conhecimento e BI, devemos ter em mente que essa relação é extensa em vários aspectos e por isso devem caminhar lado a lado.

Muitos projetistas não consideram todos os elementos necessários na construção do BI, e em suas concepções acabam se esquecendo de alguns pontos, tais como: conhecimentos, experiências, soma de informações, contextos e práticas.

Grande parte destes projetos são carentes de disseminação de melhores práticas analíticas e ênfase aos padrões de uso esperados e desejados dos recursos de informação. Ao mesmo tempo em que as informações são essenciais à produção do conhecimento, elas não são o bastante e nem são a garantia de que será produzida e utilizada na hora e condições certas. Portanto a produção do conhecimento e o uso dos recursos e informações de BI devem ser tratados com total comprometimento e espontaneidade das pessoas envolvidas.

O que vai determinar a eficácia das soluções de BI, embora importantes, não serão os desafios superados na integração dos sistemas, os árduos processos de ETL e nem mesmo o tamanho do Data Warehousing, mas sim os resultados que eles vão proporcionar. Isto, sim, fará do BI uma solução de valor. Podemos gerar páginas e páginas de relatórios, mas a maior conquista será apoiar a produção de conhecimentos relevantes, a partir de mentes individuais e experiências reais de valor, e que vão separar o “joio do trigo”.

Outro aspecto negativo para o BI está relacionado aos vários processos sucessórios tanto entre os executivos, como o de pessoas-chave dentro das organizações, e que resultam em perdas da capacidade intuitiva, o que infelizmente é intransferível. Isso torna ainda mais urgente a capacitação analítica dos profissionais de BI.

A relação entre gestão do conhecimento e BI ainda se estende ao estudo das decisões. Ao mesmo tempo em que as decisões certas permitem à organização adaptar-se ao ambiente e crescer, a reflexão e o estudo acerca das decisões erradas também podem ensinar, fortalecendo as organizações na aprendizagem e à sua adaptação às mudanças do ambiente.

Atenção ao que é importante

Você já se perguntou “o quanto minha empresa é analítica”, ou “o quanto minha empresa está se esforçando para se tornar mais analítica”?

Para que uma solução em BI tenha sucesso, ela deve dedicar-se a organizar as informações existentes da empresa, facilitando o acesso e a recuperação dos dados de forma rápida e que inspire confiança nos números, sem nunca aumentar a overdose informacional. Deve planejar e oferecer algo simples e com qualidade. Nunca devemos nos esquecer que um BI pode ser uma solução cara para a empresa, e qualquer deslize pode comprometer ou adiar o andamento do projeto. Bons resultados, entregues no prazo e com qualidade, serão a “mola propulsora” para que o projeto siga adiante com o apoio da alta direção.

Doutrine os usuários de BI a serem mais seletivos e a focarem a atenção no que realmente é importante, e naquilo que vai trazer melhores resultados para a empresa. Muitas vezes os e-mails e as reuniões sugam a atenção e energia deles. Então você deve orientar seu time e não permitir que a rotina hipnótica tome posse dos talentos e roube o dia produtivo que se espera deles.

Como esperamos fazer BI bem feito sem compreender o processo de tomada de decisões dentro das empresas?

Se você deseja projetar uma solução campeã de BI, precisará conhecer como ocorrem os processos decisórios entre os clientes internos. Como eles decidem? Onde as decisões custam mais caro? Onde e por quem as decisões mais importantes são tomadas? Onde os riscos são maiores para a organização? O que de fato os ajuda a tomar as melhores decisões? Que decisões são importantes para os envolvidos no desenvolvimento de novos produtos?

Além destes esforços mencionados aqui em ampliar as boas práticas de BI, existem também vários pontos falhos no BI tradicional, cabendo aos responsáveis identificá-los e solucioná-los.

Uma das lições é a de nunca se confortar com os resultados e recursos atuais apontados nos dashboards. A inteligência de negócios esperada pelas empresas e por seus acionistas quase sempre é bem maior do que a exibida pelas ferramentas.

Dependendo do negócio, é preciso deixar bem claro que as expectativas podem exceder e estar além da análise do que os relatórios oferecem.

O que dizem os indicadores

Uma preocupação que precisa estar na mente dos gestores é reconhecer que os indicadores de performance podem condicionar o pensamento e influenciar negativamente a atenção e a ação gerencial. O risco maior é que os usuários foquem apenas a gestão dos indicadores escolhidos e se esqueçam de olhar para a parte complementar, não monitorada por estes recursos.

Um problema a ser evitado é a prática de dar pouca atenção aos indicadores que se apresentam bem (dentro das expectativas previstas), muitas vezes sinalizados em verde no dashboard. É preciso estar atento a este tipo de comportamento e considerar, sem nenhum conformismo, que o que está bom pode ser ainda melhorado.

Se os resultados estão acima da média em uma região, é possível que os resultados ali ou em outro lugar possam ser ainda melhorados a partir do modelo de sucesso (típico em vendas). Quando nos conformamos com os bons indicadores e os aceitamos passivamente como estão, podemos deixar de descobrir novas oportunidades e obter melhores resultados para aquele negócio.

Outra conseqüência desta visão equivocada é se preocupar unicamente com os alertas em vermelho piscando focando apenas nas crises e problemas. Isso pode resultar, em médio prazo, no fortalecimento de um time de reativos e não proativos, mais conhecidos como apagadores de incêndios que só se movimentam ao sinal de fogo.

Somando-se estes problemas a mais um que poderia ser chamado de “Hipnose Dashboard”, quando um gestor depende demais das informações acessíveis pelo BI do que de outras que deveria buscar. Ao tomar decisões baseadas apenas nestas informações, este gerente acaba por desprezar outros fatores ou informações importantes.

Um último cuidado está relacionado à escolha dos indicadores de desempenho. Medir é essencial, mas não qualquer medida. Não basta medir. É preciso medir a coisa certa. Indicadores sem propósitos ou importância podem levar a um conforto ilusório, paralisante ou falso ou a ações sem relevância estratégica. Sempre que medir, meça com propósitos e algo de valor.

Abraços e até a próxima.