Recentemente comecei a trabalhar em uma nova empresa, e a equipe lá não estava habituada ao método de trabalho com gestão de projetos com base no PMBOK. Ao iniciar o primeiro projeto ali, vi a necessidade das empresas atuais desenhar um escopo bem claro e  definido. Isso hoje é uma coisa que ainda não acontece como deveria, o que acaba prejudicando os projetos como um todo e atrapalhando o desenvolvimento e o crescimento de muitas empresas.

Elaborei um plano de ação para resolver esse problema internamente na empresa, mas acredito que essa seja uma questão comum; então irei abordar neste artigo a importância do escopo do projeto, para que outros profissionais da área tenham uma ajuda ao explicar a importância dessa etapa em qualquer projeto e também para auxiliar aqueles que estão iniciando agora suas carreiras na área de gestão de projetos.

Grande parte dos insucessos dos projetos (sejam eles de TI, de elétrica ou de qualquer outro foco) está ligada à parte inicial do processo, ou seja, a “não existência” de um escopo, ou mesmo uma definição de escopo ineficiente e incorreta. Irei explicar sobre o porquê da necessidade de uma atenção especial nos processos de elaboração do escopo e, consecutivamente, de seu gerenciamento.

Dessa forma, teremos um documento que ajudará não só a equipe do projeto como também os stakeholders (um termo usado em diversas áreas como gestão de projetos, administração e arquitetura de software, referente às partes interessadas – que devem estar de acordo com as práticas de governança corporativa executadas pela empresa. Os stakeholders são elementos essenciais ao planejamento estratégico de negócios. De maneira mais ampla, compreendem todos os envolvidos em um processo, que pode ser de caráter temporário (como um projeto) ou duradouro (como o negócio de uma empresa ou a missão de uma organização)) a verificar se o projeto está dentro do que foi especificado inicialmente.

Atualmente (como no caso da Revenda Informática) essa parte do processo de projetos é deixada de lado, causando assim ocasionais problemas durante e após o projeto, pois diversas informações importantes para o decorrer do mesmo não foram especificadas de forma clara, sem mostrar os limites que abrangem, ou não, o acordado para com o projeto.

Para melhor entendimento deste artigo sobre escopo de projetos, irei inicialmente conceituar o tema:

“Escopo do Projeto: O trabalho que precisa ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas.” (Guia PMBOK®).

Com essa definição em mente, irei mostrar para todos como tratar o escopo do projeto, delimitando o que deve ser feito e até o que não deve para se chegar ao resultado final esperado.

O detalhamento do escopo vai depender da complexidade do projeto, mas seu entendimento e clareza independem do tamanho dele.

Podemos observar que grande parte dos insucessos, não só de projetos, está ligada a uma definição incompleta do escopo ou até mesmo da inexistência do escopo (o que, acreditem ou não, ainda é uma pratica comum). Dessa forma, cria-se a oportunidades para que o cliente considere que o que está pedindo está dentro do projeto e não seja necessária uma mudança de escopo e, lógico, uma cobrança adicional (ou um novo projeto inteiro, se for o caso).

A mudança de escopo pode ser necessária, mas ela tem que ser previamente comunicada ao gerente de projeto e/ou aos responsáveis pelo planejamento do escopo, bem como ao stakeholders. Essas mudanças serão avaliadas no que se refere ao impacto que elas podem causar no projeto em termos de custo, prazo e qualidade. ATENÇÃO! Isso não significa que não possam ocorrer mudanças no projeto. Algumas modificações são necessárias, principalmente em projetos mais complexos. Mas nesses casos, elas devem ser aprovadas pelos envolvidos e avaliadas sobre os impactos que poderão ocasionar no projeto como um todo.

Na maioria das vezes, o cliente solicita mudanças de escopo, mas nem sempre elas são aceitas pelos próprios clientes, pois grande parte das mudanças de escopos interfere diretamente em custo, prazo ou qualidade. No caso de mudanças solicitadas pelo cliente e feitas sem a documentação/aceitação por parte do mesmo, quem sairá prejudicado no caso de uma não conformidade com o desejado (que normalmente só é percebido depois de todo o trabalho realizado) será a empresa responsável pelo projeto (no caso, a empresa em que o gerente de projeto trabalha), pois ela não terá como provar que isso não fazia parte do projeto original e, assim, não poderá cobrar sobre o serviço e ainda ficará com a imagem de quem não cumpre o estipulado inicialmente (nem preciso falar o quanto isso pode ser prejudicial para os negócios da empresa, né?!).

Alguns clientes não fazem uma definição correta do escopo, justamente para poder usar desse artifício na hora da negociação de mudanças de escopo – deixando brechas para discussão e, com isso, não querendo arcar com as consequências (custos sobre os novos prazos, qualidade etc.) dessa mudança. Dessa forma, o responsável pelo projeto deve ficar atento às definições de escopo, tentar detalhar ao máximo os limites de cada projeto, definir o que está incluído e até mesmo o que não está no projeto, a fim de evitar esse tipo de conflito ou de prejuízo ocasionado por essas alterações.

Definição do Escopo

Uma definição detalhada do escopo servirá de ferramenta não só para o responsável pelo projeto, mas para todos os envolvidos (clientes, membros da equipe técnica etc.), pois ali ficará descrito tudo que deve ser compreendido no projeto, ou seja, os limites dele. De forma clara e objetiva, o que está sendo contratado para ser executado e bem como o que não foi acordado a ser realizado nesse momento. Após a definição do escopo, ele deve ser controlado e gerenciado seguindo o que foi definido.

Tendo essa documentação definida, qualquer mudança solicitada pelo cliente poderá ser considerada fora do escopo, consequentemente deverá ser avaliado o impacto perante custo, prazo e qualidade que a mesma acarretará no projeto, avaliando assim as possibilidades de se realizar, ou não, tais mudanças. Essas modificações, caso aprovadas, devem entrar no Plano de Gerenciamento do Escopo do Projeto (documentação de andamento do projeto em que o gerente de projeto controla todos os passos e administra o andamento do projeto entre a abertura do mesmo e a entrega/conclusão para o cliente).

Algumas mudanças realmente são necessárias, pois são encontradas no decorrer do projeto necessidades que não foram identificadas no início. Mas mesmo as alterações necessárias devem passar pelos trâmites normais de qualquer mudança (ou solicitação de) no projeto.

Mudanças de escopo

Recomenda-se que todas as mudanças de escopo de projeto sejam documentadas e apresentadas para aprovação dos clientes, do gerente do projeto e também por alguns membros da equipe, se necessário.

Em projetos menos complexos, todas as solicitações de mudanças podem ser encaminhadas por escrito (e-mail) diretamente para o gerente de projeto, ou pessoas por ele definidas para receber esse tipo de solicitação, que irão avaliar se a mudança será tratada como fora do escopo ou não. Em projetos de maior complexidade, em que mudanças são sempre solicitadas e devem ser bem analisadas e documentadas para uma melhor continuidade do projeto, pode ser criado um comitê de mudanças, para o qual qualquer solicitação deve ser encaminhada e onde serão feitas as avaliações de sua real necessidade e, caso aprovadas, elas serão repassadas para o projeto, onde serão avaliados seus impactos em custo, prazo e qualidade – e posteriormente aprovadas ou não pelo cliente.

Todas essas solicitações de mudanças, aprovadas ou não, devem ser registradas no Plano de Gerenciamento do Escopo, para servir de auxílio para as partes interessadas no desenvolvimento do projeto. Essas solicitações e mudanças também devem ser comunicadas a todos os envolvidos no projeto através das formas estabelecidas no Plano de Gerenciamento das Comunicações (explicarei como isso funciona em um artigo futuro).

Qualidade e verificação do escopo

Os processos de qualidade e verificação do escopo são mais bem definidos conforme abaixo:

“A verificação do escopo difere do controle de qualidade porque a verificação do escopo trata principalmente da aceitação das entregas, enquanto o controle da qualidade trata principalmente do atendimento aos requisitos de qualidade especificados para as entregas. Em geral, o controle da qualidade é realizado antes da verificação do escopo, mas esses dois processos podem ser realizados em paralelo”. (Guia PMBOK®)

Dessa forma, podemos dizer que esses dois processos são, na maioria dos casos, realizados em paralelo, pois é mantida a qualidade conforme especificação contida no escopo. E a cada nova “fase” já são feitas as entregas ou verificações, nas quais o cliente faz seus aceites.

Conclusão

Assim, podemos concluir que para o sucesso do projeto, um dos principais pontos a serem considerados é a definição do escopo do projeto. Uma definição clara do escopo facilita a execução das atividades a fim de garantir a entrega do que foi solicitado e acertado com o cliente e, dessa forma, o sucesso do projeto. Afinal, sem termos a ideia do que deve ser executado e como faremos para chegar neste resultado, com certeza as chances de insucesso serão muito grandes.

Quanto mais bem detalhado for esse escopo, especificando os desejos do cliente a serem executados e até onde se deve chegar com os mesmos, melhor será o andamento e as chances de sucesso ao final do projeto.

Hoje, com os prazos cada vez mais apertados e os custos mais reduzidos, o tempo gasto com a elaboração e a definição do escopo do projeto têm cada vez diminuído mais, mas isso tem prejudicado muito o sucesso dos projetos e consecutivamente o lucro das empresas. Cabe a nós, responsáveis pelo gerenciamento dos projetos, não permitir que isso aconteça.

Como gerente de projetos, eu conto com todos vocês para mudarmos esse cenário. Dessa forma, todos sairemos ganhando. 

Não podemos nos dar ao luxo de realizar um trabalho de má qualidade ou de forma desnecessária por estarmos sempre “ocupados”. Nos planejando antes de qualquer projeto/tarefa, a empresa responsável pelo projeto irá muito mais longe e consequentemente todos os envolvidos nela também irão.

Espero que tenham gostado do artigo e me ajudem a mudar esse cenário para com o gerenciamento de projetos no Brasil.