Quando pensamos em elaborar
projetos corporativos, sejam eles destinados a terceiros ou mesmo projetos
dentro de suas próprias empresas, estratégicos ou operacionais, imaginamos um
longo trabalho de iniciação, planejamento e execução. O trabalho
do gestor responsável pelo andamento do projeto é de suma
importância para que se consiga atingir os resultados esperados.

Dentre
os fatores impactantes nesse trabalho do gestor estão desde as
competências que ele precisa ter para conduzir todas as fases do projeto – como
competências técnicas e interpessoais, até o conhecimento sólido na metodologia
escolhida para conduzi-lo – e utilização eficiente de ferramentas que ajudem a
manter o controle e assim viabilizem o sucesso do projeto.

Como os projetos têm um
direcionamento muito claro para os resultados, as empresas estão sempre em busca de
alternativas eficientes para conduzi-los. Muito se fala de escritório de
projetos, e o mais comum é o próprio gerente ter esse papel de coordenar as
atividades e conduzir o andamento do projeto. Mas o fato é que, seja qual for a
alternativa aplicada dentro da empresa, o projeto sempre estará sujeito a algum
risco desde falhas na execução que acarretam em atraso no cumprimento de metas,
até a falta de recurso orçamentário para continuar.

Claro que essas situações
podem ser previstas por meio da elaboração de estratégias para eliminar ou diminuir
a probabilidade de que uma determinada situação atrapalhe o andamento do
projeto, além transferir, mitigar, aceitar e até mesmo explorar alguns desses
riscos. Contudo, por mais que possamos e que elaboremos planejamentos e
estratégias para as situações que podem impactar nos resultados dos projetos,
muitas vezes somente na fase de execução será possível enxergar melhor os riscos,
falhas no planejamento, bem como os resultados positivos ou negativos do
planejamento elaborado.

Hoje, mais do que nunca, observa-se uma necessidade de
ter o projeto sob controle do gestor mesmo sabendo que os ambientes
organizacionais estão cada vez mais dinâmicos, adicionando a cada dia que passa
novas variáveis no cenário em que os projetos são executados. Isso confirma ainda
mais a premissa de que nenhum projeto é imutável.

Sabendo dessa importância de se
manter o controle do projeto, para monitorar e avaliar o andamento do projeto –
áreas de conhecimento importantíssimas no universo de gerenciamento de projeto -, os gestores ainda dispõem de pouquíssimas alternativas dinâmicas, ágeis e
confiáveis de medir através de indicadores, análises gerenciais, e um universo
de recursos de medição de desempenho e de resultados, sejam eles financeiros ou
não.

Quando analisarmos esse conjunto de características citadas, logo observamos
uma semelhança muito grande com as funcionalidades de ferramentas de Business Intelligence – que está
relacionado ao processo analítico e gerencial de tomada de decisões. Isso transforma o BI em mais um instrumento útil para contribuir no desenvolvimento de
projetos em se tratando de controle e monitoramento de resultados, já que o conceito
do BI faz referência ao levantamento de informações, análise e tomada de
decisão.

Por definição, o controle na
gestão de projetos está relacionado a reagir de forma ativa perante as
situações que exigem maior atenção com desvios em relação aos caminhos do
projeto. Já o monitoramento está relacionado à atitude passiva do gestor em
apenas observar e acompanhar os resultados do projeto ao longo do tempo, e que
a partir desse acompanhamento através de monitores, relatórios,
indicadores-chave (KPI – do inglês Key performance Indicators) entre outros, apresentem informações para que o
gestor tome suas decisões visando ajustar ou aprimorar os resultados do
projeto.

O Cockpit (Painel de
Controle) é a representação mais fiel de como as funcionalidades das
ferramentas de BI podem ajudar no aspecto de monitoramento e controle de
projetos. O Cockpit reúne em uma
mesma tela diversos indicadores: telas, gráficos, marcadores, ponteiros, luzes
de alerta, percentuais etc. E é exatamente disto que os gestores precisam: um
painel de controle que apresente informações claras de fácil compreensão em
diferentes formatos.

Outros fatores importante que dizem respeito a esses painéis criados
através de ferramentas de BI são a interatividade e a possibilidade de criar
indicadores de diversos tipos, sejam eles relacionados à eficácia, à eficiência
ou à efetividade do projeto, promovendo análises mais ricas e coerentes ao gestor
que necessita de informação para gerar conhecimento.

Se pudéssemos ainda
encontrar mais uma aplicação de uso do BI no gerenciamento de projetos seria
na parte destinada à comunicação do projeto, que demanda um trabalho de
gerenciar as formas de comunicação e as formas de apresentação de resultados aos
interessados (Stakeholders) do
projeto. Dentro da estratégia de comunicação do projeto, o uso do BI é mais
uma alternativa interessante para os gestores na criação relatórios de
apresentação de resultados e andamento do projeto para todos os interessados de
forma dinâmica e transparente.

Dentre as diversas funções que o
BI pode assumir dentro de uma organização, algumas delas são as de ser
instrumento de controle, monitoramento e comunicação, temas totalmente
relevantes e carentes de soluções tecnológicas eficientes no tocante ao
gerenciamento de projetos. Utilidades estas que denotam ainda mais a
versatilidade de uso dessas ferramentas de BI no mundo corporativo atual para
otimização de resultados e recursos.