Desenvolvimento Zen – Performance pessoal: mudanças simples que podem melhorar sua produtividade

Como está seu foco nas tarefas que precisa realizar no dia a dia? Você está conseguindo lidar com a torrente de tarefas a fazer? Suas entregas estão no prazo? Você constantemente tem a sensação de que está trabalhando em algo não tão importante quanto outro item de sua lista? Se você parou para pensar em qualquer dessas perguntas, significa que está com problemas em dar vazão aos seus afazeres. A ideia aqui é de, com mudanças simples, melhorar seu fluxo de trabalho para melhorar sua performance ao desenvolver.

Organize a casa

Quando se está no meio da bagunça, pode ser um pouco difícil encontrar alguma sanidade e trabalhar de maneira organizada. Se você está com uma lista de tarefas gigante e não sabe nem por onde começar, você está com problemas. A primeira coisa a fazer nesse caso é não fazer nada enquanto não se organizar.

Monte uma lista do que fazer, ordenada por prioridade, na qual os itens mais importantes estão no topo. Normalmente damos a isso o nome de backlog. A ideia aqui é ter uma visão clara do trabalho a ser feito, e o que é mais importante dessa lista. Com esse backlog, resolva os itens do topo e verifique se a ordem ainda é valida – se não for, re-priorize conforme necessário. Soou familiar, não? Sim, esse é um dos fundamentos do Scrum.

Outra coisa que pode te ajudar nisso é o conceito da Matriz de Eisenhower. Resumidamente, você pode classificar suas tarefas em quatro quadrantes distintos, classificados quanto à urgência e à importância. E você vai se identificar em algumas situações:

Matriz de Eisenhower

Classifique seus afazeres nesses quadrantes. Descarte o que estiver na área cinza (não é urgente, nem importante). Se for possível, delegue o que estiver na caixa roxa, se não for, resolva a caixa vermelha e volte aqui em seguida. O quadrante do “urgente, mas nem tão importante” deve ser olhado com cuidado, e você deve tomar medidas preventivas para não populá-lo. O quadrante vermelho fala por si só: resolva o mais rápido possível – se os itens lá perderem a importância, mova-os para a caixa roxa. O que sobrou é onde você deve se focar, para que você possa planejar.

Por que estou mostrando duas técnicas? Para que tire o melhor proveito das duas! Faça a Matriz de Eisenhower, e quando o Quadrante Azul for o único preenchido, organize-o com um backlog.

Backlog do Duodraco

Agora imagine isso na parede, com post-its: você tem um dashboard de suas atividades à vista. Isso é produtivo? É um motivador, inclusive para que você mantenha as tarefas organizadas, saiba o que deve e o que não deve ser feito e quando você poderá fazê-lo. Outra dica de motivação: se puder, mantenha à vista um recipiente transparente onde você coloca os post-its com as tarefas concluídas e acompanhe esse recipiente sendo preenchido!

Use a tecnologia a seu favor

Dado que esta coluna recebe o nome de Desenvolvimento Zen, acredito que você, leitor, tenha algum contato com tecnologia ou pretende tê-lo. Há inúmeras ferramentas que ajudam nosso trabalho. Fazer o uso consciente de aplicativos e sistemas de informação deve ajudar a colocar o trabalho em dia.

O exemplo que apresentei no tópico anterior pode muito bem ser aplicado a um sistema de gestão de tarefas, no qual você pode ter um “projeto” ou etiqueta (tag) só com as tarefas Importantes e Urgentes, e outro só com as Urgentes e nem tão importantes.. Aí você se foca em gerir seu painel de tarefas… e se você puder montar um relatório com suas tarefas concluídas e ver a barra de rolagem aumentar ao longo do tempo, você consegue inclusive o motivador que citei :).

Se você usa um smartphone, aprenda a tirar o melhor proveito dele, além de usar o Facebook e o Instagram. Anote seus compromissos na agenda: crie lembretes para as reuniões e as datas de entrega antes que elas aconteçam. Use aplicativos para criar lembretes baseados no tempo, como é o caso com as datas de entrega, e com base na localização – como anotar a hora que em você entra e sai da empresa. Você ainda pode usar um aplicativo de gravação de voz para tomar notas do dia a dia e transcrevê-las para texto, como o Evernote faz. Além disso, você pode criar notas faladas pelos principais assistentes pessoais.

Há várias aplicações para melhorar sua produtividade e gerenciar seu tempo, como o Pomotodo, que funciona como uma lista simples de tarefas atreladas a um temporizador para a metodologia Pomodoro. Mas, sem dúvida, a coisa mais legal para melhorar a produtividade é fazer a Internet trabalhar para você. Essa é a proposta do IFTTT (IF This Than That): um gerenciador de integrações de diversos serviços. Você pode automatizar os lembretes que configuramos antes para dispararem e-mails, notificações ou até mesmo fazer uma lâmpada no escritório acender.

Melhore o foco

Já teve aquela sensação de que passaram-se algumas horas no escritório e você ainda não começou a trabalhar? Acredite, já aconteceu com a maioria das pessoas. Problemas com falta de concentração, procrastinação e mesmo de interrupções podem estar atrapalhando seu rendimento.

Antes de mais nada, estabeleça uma rotina de trabalho. Por exemplo, ao começar, veja seus feeds, e-mails, organize seu “Backlog de Eisenhower” e comece a trabalhar. A cada uma ou duas horas, faça uma pausa, tome um café, cheque por atualizações e continue o trabalho. Se você se acostumar com o ritmo estabelecido, alguns dos problemas de concentração/procrastinação terão diminuições visíveis.

Outra dica: ouça música. Quando você começa a produção ouvindo musica, deixa menos espaço para que outras coisas tirem seu foco, como redes sociais ou chat. À medida que você muda de foco, acaba dividindo-o entre tudo o que você já mudou, dentro de um determinado limite. Se você começa escutando musica, você já a adiciona a essa lista de mudanças de foco, consequentemente evitando que mais coisas tirem sua atenção – com a vantagem de que a musica é passiva, você pode fazer outras coisas enquanto a escuta.

Como disse no artigo anterior, Falhando e Aprendendo, estar no escritório é pedir para ser interrompido, seja pelo gerente, colega, ou o pessoal do RH cobrando seu aviso de férias. Tente estabelecer um procedimento de interrupção – ou de estado de “Não Perturbe”. Configure com seus colegas um meio de comunicação passivo, como um chat, instant messaging ou ferramentas de comunicação para times e faça a comunicação rodar por lá. Tenha o bom senso de, nos intervalos entre os “focos de trabalho”, dar uma olhada e ver se não há nenhuma mensagem esperando. Você também pode deixar um sinal com o time quando não quiser ser incomodado – usar o fone de ouvido pode ser um sinal fácil e conveniente de dizer “Estou ocupado, não me interrompa”.
Acredito que com estas dicas, configurando bem seu ambiente de trabalho para que não perca tempo e tenha tudo à mão e principalmente com bom senso, você vai ter uma performance melhor e com mais qualidade e tranquilidade.

Até a próxima!

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Texto publicado originalmente na Revista iMasters.