Intranet e bibliotecas – Disseminando informações

Olá amigos leitores. Neste artigo estamos comentando um caso muito específico, de grande alcance e de inúmeros benefícios, que é a disponibilização de bibliotecas na Intranet. Visa facilitar o acesso a um infinito número de livros, manuais operacionais, apresentações, apostilas e publicações das mais variadas. Sugestões e criticas são bem vindas. Vamos lá?

Introdução

Quem pode negar as mudanças radicais que estamos presenciando nas Organizações e no acesso às suas informações? Quem ainda não percebeu que as tecnologias mudam de forma intensa a nossa rotina diária (1)? Em épocas passadas, muitas informações ficavam restritas à apenas alguns departamentos ou divisões, mas hoje elas devem ser acessadas por todos, pois é a nova ordem das coisas

Hoje existe uma grande facilidade em converter informações de vários tipos em um formato digital e daí poderem ser acessadas com um explorador Web. Isto gera uma grande revolução quando pensamos como estas informações poderão ser acessadas.

Usando bibliotecas e disseminando informações

Ao disponibilizarmos bibliotecas na Intranet, colocamos nas mãos dos funcionários um acesso rápido, fácil e desburocratizado, a importantes conteúdos que podem influenciar tanto os processos internos quanto ao seu próprio crescimento.

As bibliotecas podem conter manuais técnicos e operacionais, normas e padrões, relação de projetos e “lições aprendidas”, cursos completos com apostilas e apresentações, livros, publicações, trabalhos e até teses desenvolvidas pelos funcionários.

Assim, a empresa facilita a disseminação de informações, formaliza o uso de documentos padrão, dá livre acesso a manuais operacionais e suas respectivas atualizações, regulamentações em geral e toda a documentação que os seus funcionários devem utilizar em seu dia-a-dia.

Hoje já existem muitas ferramentas de apoio à manutenção de conteúdos que facilitam o uso de bibliotecas. O acesso as informações poderá ser feito através de menus por assuntos, catálogos, tipos de documentos e outros. É possível também acessar documentos (textos em Word e PDF), apresentações (Power-point), vídeos, mídias em geral, e etc.

Podem ser oferecidas opções de “FAQ” (questões freqüentemente respondidas), “Help” (Ajuda), listas dos mais “acessados” e de “novas aquisições”, busca por textos, palavras e ISBN. Uma boa idéia é disponibilizar informativos e dicas dos próprios usuários, assim como links de bibliotecas, editoras e livrarias conveniadas.

Benefícios

Podemos citar alguns benefícios como:

• Disponibilidade de acesso 24 horas do dia, sete dias da semana
• Utilização de padrões de formulários, comunicados, documentos em geral
• Divulgação oficial de documentos utilizados na empresa
• Agilidade na distribuição de dados e informações pela empresa
• Estimulo a pesquisa e a discussão de diversos temas
• Propõe o crescimento do conhecimento entre os funcionários

Conclusão:

É de grande importância a criação de bibliotecas e o uso de ferramentas de

suporte ao acesso, de forma que o funcionário consiga chegar aos seus objetivos de forma rápida e segura.

Todo o acervo disponibilizado deverá ser divulgado amplamente, pois é mais uma forma de atrair e reter seus usuários, criando fortes e duradouros elos de ligação.

Precisamos levar as informações a todos os usuários. Não basta ter um tremendo acervo, com valiosas publicações e manuais de primeira qualidade, mas com pouquíssima utilização e raro impacto nos usuários e no próprio negócio.

Os objetivos são muito maiores do que simplesmente fazer uma ligação entre os funcionários e o acervo da empresa, é formalizar o uso de padrões, centralizar e divulgar os documentos oficiais da empresa, apoiar o crescimento do “conhecimento”. Com certeza a Intranet é uma ferramenta indicada a atingir estes objetivos.

Será que podemos pensar na Intranet apoiando o ensino? Ela pode ser utilizada com este fim? É assunto para um próximo artigo. Até…

Bibliografia

(1)https://imasters.com.br/artigo/3684/tendencias/novos_tempos_novos_profissionais/