Gerente de TI x SPED

O SPED – Sistema Público de Escrituração Digital está exigindo profundas mudanças nos processos das empresas e, principalmente, na infra-estrutura de TI. É algo necessário para que as obrigatoriedades fiscais e tributárias sejam atendidas de acordo com as normas desse sistema, uma vez que ele é completamente digitalizado. E, com isso, profissionais que atuam no setor de TI precisam estar atentos às suas metodologias de trabalho, pois erros nesse sistema serão passíveis de multa, por exemplo.

O SPED é composto pela Nota Fiscal Eletrônica – NF-e, o SPED Contábil – Escrituração Contábil Digital (ECD) e o SPED Fiscal. E, para sabermos um pouco como isso acarreta o trabalho de um gerente de TI, vamos analisar o tripé do SPED:
 
1) Nota Fiscal Eletrônica – NF-e.

A emissão da NF-e exige implementações e revisão nos sistemas de faturamento, atualizações na infra-estrutura, treinamento do pessoal envolvido. O faturamento é uma função crítica. É importante que na data de início da NF-e tudo funcione, pois não há retorno para emissão das notas fiscais em formulários.
 
1. Exigências para passar a emitir a NF-e:

a) Certificação Digital (assinatura digital);

b) Conexão com o SEFAZ – A internet deve ser utilizada com uma conexão capaz de suportar os volumes da empresa sem degradação do tempo na comunicação;

c) O sistema deve estar preparado para a geração da NF-e, envio ao SEFAZ e tratamento das NF-e aprovadas, a emissão da DANFE, que passa a ser o documento que acompanha a mercadoria. O sistema deve suprir ainda uma série de tratamentos, como enviar via e-mail os dados da NF-e para o destinatário, tratar a NF-e não aprovada pelo SEFAZ, tratar cancelamento de NF-e etc. Toda a comunicação é em XML e deve ter o sistema de mensageria que faz a comunicação com o SEFAZ. O sistema deve tratar os casos de contingência previstos para a NF-e.
 
2. Como ter o sistema pronto para a NF-e:

a) O próprio SEFAZ disponibiliza o sistema para a emissão da NF-e. Entretanto, empresas com muitas notas fiscais ou notas fiscais com muitos dados têm dificuldades para utilizar este sistema.

b) A vantagem de quem possui um ERP de mercado é que normalmente o fornecedor já possui solução para suportar o SPED já integrada ao sistema de gestão, além de oferecer também o serviço de treinamento e de apoio para a implantação.

c) Caso seu fornecedor de ERP não tenha a solução de SPED para lhe oferecer redobre sua atenção, pois além de custo elevado para fazer a integração de uma solução à parte, também pode-se haver necessidades de reimplantações por conta de atualizações de versões no sistema de gestão.

d) Caso a empresa tenha desenvolvimento interno, pode-se optar pelas alternativas “a” ou “c” acima. Porém, aqui vale um alerta, nessas circunstâncias sua empresa estará correndo mais riscos e ao longo do tempo esse investimento pode ser maior. Então é uma boa época para rever processos e investimentos.
 
2) SPED Contábil – Escrituração Contábil Digital (ECD).
 
As empresas que deverão entregar o SPED Contábil – aquelas submetidas ao acompanhamento econômico-tributário diferenciado e especial no ano de 2008 – receberam a notificação através de correspondência enviada pela Receita Federal.
 
A empresa deve seguir a classificação do plano de contas do governo e enviar em arquivo magnético o Livro Diário e seus Auxiliares / Livro Razão e seus Auxiliares / Livros Balancetes Diários, Balanços e Fichas de Lançamento.
 
3) SPED Fiscal.

O SPED Fiscal passa a ser exigido em maio/2009, com os dados retroativos a janeiro/2009 de todos os contribuintes do ICMS e/ou IPI, de acordo com o cronograma estabelecido pelo Governo. As Secretarias da Fazenda Estaduais divulgaram as listas no Diário Oficial da União com aproximadamente 29.000 empresas.
 
O arquivo magnético SPED Fiscal deve conter: Registro de Entradas / Registro de Saídas / Registro de Inventário / Registro de Apuração do IPI / Registro de Apuração do ICMS.
 
Com base nas informações acima e pela nossa experiência, percebemos que as áreas de TI têm cenários diferentes em cada empresa. Há companhias que utilizam um sistema ERP de mercado, outras que têm desenvolvimento próprio de soluções, empresas que usam sistemas desenvolvidos sob medida por terceiros e, ainda, as que recorrem a um escritório de contabilidade.
 
Porém, algo que todas as companhias têm em comum: a gerência de TI. Essa área da empresa é a que deve cuidar dos sistemas, da infra-estrutura e envolver as demais áreas para que tudo esteja preparado, como a certificação (assinatura) digital, procedimentos de contingência, pessoal treinado etc.
 
Dentro do cenário de sua empresa, é o diretor ou gerente de TI que deverá analisar e definir a forma como irá gerar a NF-e e o SPED Fiscal e Contábil. A empresa que processa internamente o faturamento e que gera os arquivos e os livros fiscais e contábeis terá que fazer uma revisão grande nos sistemas que tratam essas obrigações.
 
A área de TI da empresa precisa tomar uma série de providências para atender às exigências desse novo sistema, como por exemplo, o desenvolvimento ou a contratação de soluções de gestão, a preparação da infra-estrutura e o treinamento dos usuários. Todas essas providências exigem que os trabalhos sejam iniciados com bastante antecedência e que a Gerência de TI trabalhe junto às outras áreas da empresa para que tudo esteja funcionando nas datas em que devam passar a utilizar cada ponto do SPED.
 
Assim, trabalhando em equipe sob um mesmo foco e objetivo, a empresa conseguirá atender de forma satisfatória os requisitos federais dessa nova maneira de processamento fiscal e contábil.