Este artigo foi escrito devido à quantidade de pessoas que me consultam na esperança de que eu ache uma salvação para a situação do projeto em que trabalham. As situações são quase tão idênticas quanto as consequências.

As dicas listadas abaixo envolvem mudanças, e quaisquer mudanças são exponencialmente mais complicadas de serem implementadas e seguidas em momentos de crise. Para conseguir implantar boas práticas de gestão de projetos, é fundamental o apoio de todos os stakeholders e um apoio incondicional do sponsor do projeto.

Em uma situação de crise de projeto, a falta de confiança em novas sugestões, em especial as provenientes do gerente do projeto, acaba por dificultar as tentativas de mudar o modus operandi, prejudicando ainda mais o andamento do projeto. Por isso é de extrema importância que o gerador de mudança que esteja lendo este artigo tenha boas habilidades de comunicação e negociação para alcançar o sucesso.

Listei abaixo as práticas que recomendo para conseguir amenizar uma situação de crise em projeto:

1. Alinhe objetivos: Entenda e alinhe os interesses/objetivos de cada stakeholder, principalmente do sponsor do projeto, aproveitando as oportunidades no dia-a-dia para entender as reais necessidades. Não desperdice as conversas informais, pois são ótimas oportunidades para esclarecer o que cada um ganha com o projeto. Utilize todas as armas de comunicação como perguntas diretas e/ou indiretas aproveitando para ouvir e até mesmo participar das conversas de “corredor”. Tendo clareza no objetivo de cada parte, você tem o fator principal a ser utilizado nas negociações para conseguir colocar o projeto nos trilhos novamente. Considere essa atividade concluída após você conseguir uma lista de objetivos que seja única para todos. Na maior parte dos casos, durante o alinhamento de objetivos, são identificados os conflitos entre os stakeholders, e cabe ao gerente do projeto resolver tais conflitos.
2. Defina escopo: Formalize o escopo final do projeto da maneira mais simples possível. Fuja das dezenas de documentos de formalização – quantidade nem sempre quer dizer qualidade. Você pode ter uma ATA de reunião e ir incrementando à medida que sentir necessidade. Aproveite o que já foi feito como ponto de partida que isso economizará muitas folhas de escrita e tempo de revisão. Não se esqueça de definir um ponto focal para tirar as dúvidas de escopo à medida que aparecerem – é necessário ter um interlocutor único para escopo com uma boa capacidade de negociação. Prefira uma postura mais conservadora de incluir o mínimo possível para atender ao objetivo do projeto.
3. Seja um líder: Se você é um gerente de projetos e está lendo este artigo é para você a mensagem que gostaria de dar… Você escolheu ser gerente e tem o ofício de buscar nunca estar desanimado. Você tem que energizar a equipe! Mostre a todos da equipe o ganho pessoal que cada um terá, entenda o que cada um sonha profissionalmente e associe essa vitória no projeto como um passo para sua carreira. Salário é consequência das vitórias.
4. Planeje primeiro e depois replaneje, replaneje, replaneje…: Com o escopo e os interesses de cada stakeholder claros, formalize um planejamento. Muitos gerentes fogem desse momento para evitar conflitos, pois em quase todas as vezes a expectativa do sponsor é diferente da real (entenda-se pior). Caso o conflito não aconteça nesse momento, ele com certeza acontecerá depois de maneira muito mais forte no final do projeto.
5. Acompanhe, acompanhe, acompanhe: Faça acompanhamentos frequentes e formalize um modelo de relatório a todos os stakeholders. Caso algo fuja do planejado, avise com antecedência ao sponsor; com isso, ele terá uma tendência maior de continuar confiando em você.
6. Reduza todo e qualquer desperdício: É muito comum, ao analisarmos a planilha de custos de um projeto em crise, o orçamento estar muito acima do previsto. Em linhas gerais, isso acontece devido à falta de controle dos custos no momento em que o projeto começou a sair do planejado. Em meio à pressão de finalização do projeto, são executadas ações e/ou aumento da equipe sem uma previsibilidade mais apurada do quanto falta para a finalização do projeto. Mantendo o controle, você reduzirá desperdícios.

Não tenho pretensões de falar que as dicas acima são infalíveis para o projeto voltar a ser executado com perfeição, mas são pontos básicos para ter a possibilidade de conseguir chegar ao final do projeto com objetivo alcançado.

É importante ressaltar que o desempenho dessas ações possui uma forte dependência das habilidades e atitudes do gestor do projeto. Cada projeto tem seus desafios, tais como: equipe, perfil do cliente, ambiente de empresa, entre outros. Cada um deles influencia na execução do projeto. Quanto mais qualificado o gerente for, melhor será o desempenho mediante as dificuldades do dia-a-dia.

Alguns leitores se perguntarão se as dicas não garantem que resolve, por que escreveu este artigo e publicou? Coloquei por serem boas práticas que considero o cerne das situações que vivenciei.

Um dos maiores erros profissionais que vejo são os gestores que fogem em uma situação de crise, deixam o “barco a deriva”, sem tomar alguma ação para tentar reverter a situação.

Não existe desafio impossível, existe solução ainda não executada. Primeiro passo para resolver o problema é ter um plano exequível e acreditar nele.

As dicas acima para mim são as básicas para conseguir voltar a ter um plano exequível, caso contrário, o barco naufragará.