Neste artigo vamos definir alguns conceitos práticos fundamentais antes de iniciar efetivamente um projeto. O PMI (Project Management Institute) propõe uma metodologia extremamente abrangente para a gerência de projetos. Ao se iniciar um projeto, na fase de Iniciação, o Instituto propõe dois processos:

• Criar o Termo de Abertura do Projeto e
• Identificar as Partes Interessadas (stakeholders).

Esses dois processos são de suma importância e pretendo abordá-los em artigos futuros. Mas quais as principais ações necessárias que servem de base para esses dois processos? Proponho neste artigo observações práticas que dão suporte a esses dois processos básicos.

Antes de iniciarmos um projeto, temos à frente um caminho a desbravar e sobre o qual não temos muitas informações. Os processos de iniciação servem exatamente para minimizar essa cegueira inicial, municiando o Gerente de Projetos com informações que façam com que cada passo futuro seja mais seguro e acertado. As ações são tomadas no sentido de minimizar os riscos negativos (ameaças) e a aproveitar-se dos riscos positivos (oportunidades).

Toda organização é um sistema. Um corpo no qual será feito um implante que será o nosso projeto. A pergunta fundamental é: conhecemos bem esse organismo a ponto de evitar a rejeição do implante? Provavelmente não, principalmente se o gerente de projeto for oriundo de um PMO (Project Management Office) externo à organização. Continuando com a analogia à medicina, é preciso então realizar uma boa anamnese antes de iniciar a cirurgia.

Acredito que quatro pontos de ação são muito importantes no início do projeto e o convido a pensar sobre eles.

01. Quais são as influências das partes interessadas e qual a tolerância a risco dessas partes?

Não é raro um usuário final do seu projeto solicitar demandas não previstas que tenham de ser satisfeitas em função do prestígio dessa pessoa junto aos tomadores de decisão. Essas demandas podem ser aprovadas por gerentes funcionais e terem que ser absorvidas no projeto. E o Gerente de Projeto não terá como discutir se a solicitação tinha sido documentada ou não. Ela terá de ser feita incondicionalmente. Se for possível mapear os relacionamentos e as redes de influência na empresa, pode ser possível mitigar esse risco.

02. Existem objetivos conflitantes?

É preciso saber se todas as necessidades de todas as partes são confluentes com o objetivo do projeto. Além disso, devemos nos certificar se os objetivos das partes não são conflitantes entre si. Pode ser que haja no projeto duas visões diferentes da mesma necessidade. E pior que isso ainda será a existência de interesses externos ao projeto que influenciem negativamente no seu desenvolvimento.

03. Quais podem ser os impactos da cultura da empresa no projeto?

Problemas simples como horários de trabalho diferentes entre as partes interessadas podem ser complicadores para o projeto ou situações mais complexas como sistemas de autorização de trabalho. É comum determinada atividade ser paralisada porque determinado recurso não pode testá-la, homologá-la ou executá-la, porque tal atividade precisava de uma autorização formal de um gerente funcional.

04. Todas as partes interessadas concordam com os critérios de aceitação?

O que faz ou não parte do projeto deverá ser plenamente aceito por todos. Também é um quadro comum as partes sentirem falta do que deveria ser feito somente após a execução. Isso é particularmente agravado nas áreas em que o produto final é de difícil visualização. É natural das pessoas somente conseguirem dizer o que realmente precisam quando comparam o produto final com suas expectativas. Muitas vezes uma parte interessada tem dificuldade de imaginar o produto pronto, portanto também será difícil determinar o seu aceite ou de se comprometer com o fechamento do projeto.

Muitas outras ações são também necessárias nesse momento inicial do projeto, como por exemplo:

• Determinar a autoridade do gerente de projetos;
• Coletar informações históricas;
• Identificar processos e padrões existentes;
• Determinar como o escopo será controlado;
• Criar uma estratégia de gerenciamento das partes interessadas;
• E tantos outros mais.

Mas acredito que essas quatro ações que discutimos neste artigo seriam aquelas que eu sugeriria uma atenção especial do leitor.

Pense nisso e até o próximo artigo!