Olá. Continuaremos a falar sobre a gestão de soluções de ERP (desenvolvimento ou aquisição). Iniciamos este assunto no artigo ERP para small or middle business.

Até este ponto, tenho certeza de que você concorda com essa premissa: sua empresa precisa ter controle das informações e possuir mais agilidade para tomar proveito das mesmas. E isto, independente do setor, tamanho ou tipo do produto/serviço final. Um ERP permitirá que você controle o funcionamento da organização, elimine a duplicação de tarefas e aumente o grau de confiança dos dados para, enfim, se transformarem em inteligência para seu pessoal utilizarem e criarem mais negócios.

De acordo com pesquisa feita pelo IDC, investir em ERP é a segunda prioridade de pequenas e médias empresas para o campo de tecnologia (a primeira é segurança da informação).

Cada vez mais, o objetivo de TI é proporcionar os meios para suporte do negócio. Tive a oportunidade de trabalhar numa empresa que vivia, basicamente, de criar campanhas para seus clientes. E o interessante é que não se tratava de uma empresa de marketing. Era uma companhia que tinha uma receita mensal dos seus clientes e, praticamente, a cada dois meses lançava uma promoção: se você, cliente, adquirir tal produto, terá desconto de 10% nas próximas 3 mensalidades; aí surgia outra campanha, paralelamente: se você fiz tal coisa, ganhará direito ao serviço X com 50% de desconto. Ou seja, campanhas contínuas, que se integravam. Controlar estas alterações promovidas pelo Marketing era uma grande tarefa além, claro de diversas regras de negócio que vinham acompanhadas: somente clientes adimplentes; que tenham mais de um ano de relacionamento com nossa empresa; clientes categoria premium, e assim por diante.

Esta companhia precisava desse tipo de ação para sobreviver e continuar crescendo. E, durante o decorrer da campanha e ao final dela, precisava-se ter visões do que acontecia, os fatores de correlação para um próximo evento, etc. Tudo isso tinha que ser controlado pelo software – era e é impensável fazer uma gestão manual.

Conto essa história para lhe questionar: e a sua empresa? Ela também tem um ritmo frenético de alterações ou essas são mais graduais? Essa é uma resposta crucial para determinar qual será o seu fornecedor de software? Como? Só isso?

Claro que não! Todos sabemos de fatores como solidez do fornecedor, compatibilidade da solução com sua empresa, preço, suporte e evolução tecnológica, entretanto, saber o quanto sua empresa mudará daqui há alguns meses é um item de grande peso.

Afinal, quem efetuará essas alterações, que permitirão que TI dê suporte para que os negócios ocorram? (É para isso que nos pagam, certo?). Quanto essa solução de ERP permite customizações de forma rápida e fácil? Ou seu fornecedor sempre será acionado para essas customizações?

Como educador, gosto de trabalhar em ponto de vista diferente, não-usual, que possa também trazer uma reflexão. E é aqui que insisto na administração pós-compra (recordando que o software, naturalmente, evoluirá com o tempo). Um ERP tem que ter uma característica forte de flexibilização: criar um campo ou uma nova regra de negócios não pode ser uma complexidade e nem custar uma fortuna.

A melhor equação seria ter uma equipe que consiga criar as novas regras, tendo um treinamento dentro da média de mercado – em torno de 40 horas formais de curso.

Quando for comprar um software, questione sobre esse item: qual será o esforço para criar novos cenários no ERP. Lembre-se que sua empresa, tal como a gente mesmo, muda a cada dia. Atualizar o software será uma tarefa rotineira.

Algumas pessoas questionam se criar controle a parte, como uma campanha através de um software qualquer – fora do ERP – já não serviria. Lembre-se que a vantagem do ERP é centralizar o repositório de dados. Se alguém precisar visualizar esses dados, terá que acessar outro sistema? E quando sua empresa evoluir, terá que acessar quantos sistemas? E se uma regra alterar-se dentro do ERP, você terá que replicar para outro sistema, correto? Qual será seu esforço e quanto sua chance de acontecer algum problema? Grande em ambos os casos, eu digo.

Mensure a média do valor hora-homem do seu especialista em ERP. Se você não quiser manter uma equipe interna com esse conhecimento (o que considero arriscado), avalie também, antes da compra, quanto você terá que gastar no futuro com esses profissionais. Fator não muito verificado, mas de importância relevante.

Não vou citar fornecedores nominalmente; você encontrará uma lista de forma fácil. Entretanto, pense em alguns fatores, que já comentei, mas servirão como guia (as respostas de alguns você só obterá trocando informações com outras empresas, ou seja, networking e benchmark):

• História do fornecedor
• Há quanto tempo a empresa está no mercado
• Qual é o tempo de vida do produto.
• Evolução tecnológica
• Qual é a periodicidade mínima que o fornecedor garante atualizações?
• Existe equipe que monitora legislação?
• Se ocorrerem erros, qual é o procedimento?
• Você consegue monitorar as ações solicitadas?
• Suporte técnico
• Aderência ao negócio
• Preço

Uma outra alternativa é deixar a aplicação em modelo ASP (armazenada num servidor; sua empresa precisa ter apenas clients com algum navegador qualquer para acessar a aplicação). Esta opção é muito interessante para quem não quer ter a infra dentro de casa; o software é cobrado como um serviço, como uma conta telefônica ou de água.

Para finalizar, falo algo aqui que talvez todos já saibam, mas lembrar não fere ninguém: as software-houses ganham em serviços. E por isso mesmo sempre desejarão customizar algo para você. Por isso, talvez mudar a cultura da sua empresa será uma tarefa necessária para que seu projeto, sua compra seja de sucesso.

E sucesso é o que teremos!

Até o próximo encontro!