Os conceitos iniciais de Kanban, produção empurrada e puxada em sistemas de TI surgiram há bastante tempo como um meio para suportar o “Just in Time” (método de produção da Toyota). O Kanban de produção e também o de requisição se tornaram os mais importantes neste período.

• Sistema Kanban (pull | limites | valor): sistema puxado, limitado, que permite visualizar o fluxo de trabalho em busca da geração de valor.
• Método Kanban (transição | kaizen | gestão): abordagem evolutiva e incremental, implementando mudanças evolutivas e incrementais.

O objetivo do Kanban é tornar problemas explícitos e engajar pessoas na mudança. Atualmente, os conceitos de Kanban são amplamente utilizados na área de TI. Entre as principais razões, temos:

• Otimização de fluxos de trabalho
• Melhora na comunicação e colaboração com o trabalho visual
• Transformação do ambiente de trabalho e evolução dos processos
• Tornar o trabalho mais previsível e estável

Lean Kanban

A adoção do Lean combina as duas práticas para fornecer valor e trabalho criativo o mais rápido possível. O foco é maximizar a entrega de valor definido pelo cliente.

O Fluxo de Valor (Lean Thinking), um dos princípios Lean, ajuda a identificar as etapas que agregam valor ao produto. Os desperdícios devem ser eliminados. E a pergunta que fica, é: sua equipe está trabalhando muito, mas entregando valor?

Entre as principais características, estão:

• Baby Steps: forma ágil de lidar com mudanças
• Menos resistência
• Resultados mais rápidos
• Maior engajamento e confiança na transição
• Foco no modelo de transição
• Design do processo sob medida
• Mudança incremental evolucionária
• Alcance em toda a empresa
• Melhoria contínua

Começando com o Kanban na sua empresa

Como o Kanban não é prescritivo, a ideia é progredir começando com o que você já faz hoje. Isso significa utilizar os papeis e técnicas existentes, implementando mudanças evolutivas e incrementais, focadas em valor. O livro Scrumban, de Corey Ladas, é uma leitura adicional recomendada.

Concorde em buscar a mudança evolucionária (Kaizen), encorajando a mudança. Alguns princípios da ToC (Theory of Constraints) também são utilizados neste contexto. Encoraje atos de liderança em todos os níveis da sua empresa.

O proto-kanban é outro conceito que sugiro ser aprofundado para fortalecer que os indivíduos vejam gradualmente o ganho de cada prática do Kanban em seu dia a dia.

Observação: a corrente de valor deve ser balanceada de acordo com o seu gargalo.

Práticas

• Visualize
• Limite o trabalho em progresso (WIP)
• Meça e gerencie o fluxo
• Torne as políticas do processo explícitas
• Implemente mecanismos de feedback
• Melhore colaborativamente, evolua experimentalmente

WIP (Work in progress)

O WIP é o trabalho em progresso, ou seja, o que está em execução naquele determinado ponto do processo. Ele é importante no Kanban por sinalizar o número de tarefas em andamento e capacidade de entrega do time. O tamanho do WIP precisa ser adequado e está mais relacionado à expectativa do cliente com a entrega. Em alguns casos, quando o tempo de entrega não atende o cliente, os times aumentam o WIP.

Algumas razões para limitar o WIP:

• Torna o trabalho mais previsível e estável. Não trabalha acima da capacidade, ajuda a dar confiabilidade nas entregas
• O WIP alto exige alta coordenação e filas maiores, aumentando o risco
• Muito do que existe no backlog é especulativo, enquanto está no Upstream
• Menor variabilidade no Throughput

O CFD (Cumulative Flow Diagram) propicia visualizar a capacidade de entrega, através do status das tarefas. Ajuda a identificar gargalos ou impedimentos nos times. O eixo vertical é a quantidade de tarefas, e no eixo horizontal, a linha do tempo. Em um bom fluxo, as linhas inclinam-se suavemente, sem quebras ou saltos.

Com o fluxo estabelecido, tudo aquilo que entra no Kanban (equipe Delivery) é uma decisão crítica. Lembre-se que tempo é dinheiro e existem os tipos de classes de serviço (Expedite | Fixed-date | Normal) para ajudar a priorizar as atividades.

E as equipes Kanban abandonam as estimativas?

No Kanban, a previsibilidade é obtida através do comportamento observado do sistema, que é obtido com dados históricos. Por isso, cerca de 40 amostras ajudam a dar mais confiança. Se o sistema é complexo de mais, tentar prever o comportamento dele não é uma boa prática.

Throughput

É uma métrica muito considerada no Kanban, por demonstrar a quantidade de tarefas entregues em um determinado período de tempo. Com isso, podemos avaliar a performance dos times. O vilões da produtividade são as filas. A compreensão das filas é essencial para tornar as coisas mais rápidas em produção.

• “Nenhuma fila é grátis.” – Donald Reinertsen

Como aumentar o Throughput?

• Melhorar a qualidade (tempo de checagem de itens anteriores ao gargalo precisa ser menor)
• Priorizar
• Remover etapa
• Tipo ticket (classe de serviço)

O que causa a variabilidade do Throughput?

• WIP não limitado
• Variabilidade no tamanho dos lotes
• Especialização (Silos)
• Indisponibilidades temporárias

Antes de se preocupar com o tamanho (esforço) dos lotes, observe a variabilidade. Veja se a variabilidade atual atende às suas necessidades econômicas de previsibilidade. A variabilidade geralmente é explicada pelas Políticas Explicitas.

Exemplos de Políticas Explícitas:

• Nós limitamos WIP
• Deploy só às quartas
• Reunião de status toda terça-feira

Cadência

Entre as principais reuniões do Kanban, estão:

• Kanban Discovery (upstream): discute opções para priorizar as atividades ao time de Delivery.
• Kanban Delivery (downstream): converte opções e executa o backlog.
• Kanban Meeting: é a standup meeting utilizada para tomar decisões e fluir o trabalho.
• Delivery Planning: reunião de decisão para a entrega ocorrer.

Existe o ponto de comprometimento (entre o upstream e downstream) para definir o critério de mudança da etapa ou no ponto de comprometimento.

Lead time

É o tempo entre a abertura da requisição e o momento em que ela entra em seu estado final. Lembre-se que esforço é diferente de prazo. Você pode concluir uma tarefa em um dia, mas se o Lead Time estiver alto, essa tarefa vai demorar para ser entregue ao cliente.

O que geralmente causa variabilidade no Lead Time?

• WIP não limitado
• Bloqueios
• Tipo da demanda

O Lead Time Control Chart e o Histograma são gráficos que ajudam a acompanhar essa métrica.

E por fim, visualizações, Métricas e Kaizen puxarão comportamentos mais nobres na equipe, como o SWARMING.