No artigo Pare de Brigar com o Relógio – Parte 01, comecei a falar sobre técnicas de gerenciamento do tempo. Apresentei algumas dicas e levantamos algumas questões que devem ser levadas em consideração para saber se estamos gerenciando bem o nosso tempo.

Vou continuar apresentando algumas dicas que podem nos ajudar a gerenciar melhor nosso tempo. Nesta coluna será abordado o seguinte tópico: Aprenda a delegar tarefas. Nas próximas colunas desta série vou tratar, entre outras, das seguintes técnicas:

• Utilizando a tecnologia a nosso favor;
• Organizando reuniões mais produtivas;
• Comunicação eficiente;
• Otimizando o tempo em viagens de negócio;
• Rede de contatos mais eficiente.

Delegar Tarefas: Como fazer dar certo? Ao delegar uma tarefa, estamos transmitindo para outra pessoa atividades e compromissos que estão sob nossa responsabilidade. Normalmente o chefe transfere para um ou mais subordinados, uma ou mais atividades. Para que possamos delegar tarefas com sucesso devemos levar alguns fatores em consideração. De nada adianta delegar tarefas para ter mais tempo para outros trabalhos se o tempo gasto para acompanhar as atividades for maior do que o tempo economizado com a transferência das tarefas para outras pessoas. É a boa e velha relação custo x benefício. Pode parecer óbvio, mas é bastante comum a figura do chefe que transfere uma tarefa e quer acompanhar seu andamento bem de perto, nos mínimos detalhes. Esta postura acaba sobrecarregando o chefe e faz com que o subordinado pense que não merece confiança. Confira, a seguir, dez pontos que devem ser levados em consideração na hora de delegar tarefas.

1.Conheça bem as pessoas com quem trabalha e para quem vai delegar tarefas. Transferir atividades implica em confiança e conhecimento. Você encarregaria aquele funcionário que nunca cumpre prazos de terminar um relatório de grande importância que você não pode concluir porque está em uma operação de emergência?

2.Evite delegar tarefas que sejam de sua inteira responsabilidade ou aquelas que você simplesmente não gosta de fazer e quer passar para que alguém faça. Por exemplo, nem todo mundo é apaixonado por redigir relatórios, mas se o relatório for de sua responsabilidade não é correto nem ético delegá-lo a outra pessoa apenas para se livrar da tarefa incômoda.

3.Seja claro e objetivo ao delegar uma tarefa. É fundamental que você seja claro em suas diretivas e expectativas em relação ao trabalho que está sendo delegado. Compare os dois exemplos a seguir:

3.1. “Preciso que você faça um relatório sobre a situação da empresa em relação aos recursos de Informática. Você vai fazendo e à medida que surgirem dúvidas, entre em contato comigo”.

3.2. “Preciso que você faça um relatório sobre todos os tipos de software utilizados pela empresa. O relatório deve ser dividido por unidade de negócio, com a relação completa de todos os programas usados e o número de usuários que utiliza cada programa. Você pode iniciar o trabalho fazendo um levantamento das licenças de software que dispomos. Esta informação pode ser obtida no setor financeiro. Na próxima quarta-feira teremos uma reunião às 9 h, na qual irei repassar todos os detalhes sobre este relatório. Em caso de dúvida não hesite em entrar em contato por e-mail ou telefone. Gostaria que você concluísse o relatório em 30 dias e me enviasse, via e-mail, uma descrição semanal do andamento das atividades. O objetivo deste levantamento é fazer a padronização dos nossos sistemas de Informática”.

4.Observe que a definição do item 3.2 é bem mais clara. Descreve o conteúdo do relatório, define prazos, marca uma reunião para apresentação de mais detalhes, dá um ponto de partida, estabelece as formas de contato e, principalmente, o objetivo da tarefa. Já a definição do item 3.1 é muito vaga. Quando o subordinado recebe definições vagas ele inicia o trabalha de acordo com o que entendeu. Depois apresenta o trabalho para o chefe, que por sua vez diz que não era aquilo que queria. o funcionário altera o trabalho e novamente o chefe diz que não está bom. Então por que o chefe não diz de uma vez, de maneira clara e precisa, o que exatamente quer, ao invés de gastar tempo precioso dizendo o que não quer? Isto evita o stress de repetições desnecessárias, bem como o desgaste no relacionamento de trabalho.

5.Outro fator fundamental é estabelecer prazos realísticos. Não adianta sobrecarregar sua equipe com prazos irreais. É necessário definir um prazo para a realização da tarefa, mas é igualmente importante que este prazo seja realístico. Caso contrário, você vai submeter sua equipe a uma pressão enorme, o que vai resultar em um trabalho feito de qualquer jeito, apenas para cumprir prazos, ou a tarefa não vai ser executada.

6.Não se esqueça de que a responsabilidade das tarefas continua sendo sua. Se a pessoa para quem você delegou uma tarefa, não a cumpre ou o faz insatisfatoriamente, a responsabilidade é sua. Talvez você não tenha escolhido a pessoa correta, não tenha sido claro em suas diretivas, não tenha acompanhado devidamente o andamento da tarefa ou tenha definido prazos não factíveis.

7.Não resolva problemas que não são seus. Por exemplo: um de seus subordinados tem dificuldades de redação e você acaba fazendo a redação dos relatórios que são de responsabilidade dele. Esta, evidentemente, não é a postura correta. Providencie um treinamento em redação de texto e redação comercial, incentive o aprendizado, enfim, ofereça as condições necessárias para que a pessoa possa realizar suas tarefas com eficiência. Dessa forma, além de incentivar o funcionário, você não fica sobrecarregado.

8.Coloque os recursos necessários à disposição para que a pessoa responsável possa executar a tarefa. Muitas vezes simplesmente delegamos uma tarefa, sem nos preocuparmos se a pessoa tem acesso aos recursos necessários, quer sejam recursos de informática, humanos, financeiros ou de capacitação profissional.

9.Estabeleça uma comunicação clara e precisa com os seus subordinados. Ao delegar a tarefa defina a comunicação de tal maneira que o subordinado receba instruções somente de uma pessoa. Isto evita orientações conflitantes e mantém um ponto único de contato. Deixe claro a importância da tarefa e as conseqüências do não cumprimento do prazo estipulado.

10.Talvez o mais importante seja você se convencer da importância de delegar tarefas. Muitos chefes preferem continuar sobrecarregados, executando uma grande quantidade de trabalho. O que a empresa espera de você como gerente/executivo é um trabalho criativo na busca de novas soluções e resoluções de problemas ligados ao negócio da empresa, ou seja: resultados. Você não conseguirá desenvolver um trabalho deste nível se gastar a maior parte do seu tempo em tarefas operacionais que poderiam ser delegadas.

Conclusão

Delegar tarefas com eficiência é uma das melhores maneiras para poupar tempo, desde que observados alguns princípios básicos. Em primeiro lugar você deve estar convencido da necessidade de delegar tarefas. Para saber se você está atuando com eficiência, responda às seguintes perguntas:

Você sempre fica com a impressão de que faria melhor se tivesse feito você mesmo?

Você gosta que os outros fiquem com a imagem de que você é uma pessoa super ocupada, sobrecarregada de trabalho?

• Você resiste em delegar tarefas e somente o faz em último caso ou em emergências?
• Você somente delega as tarefas que não gosta de fazer, reservando para si os trabalhos que mais gosta?
• Você se preocupa com o fato de que um subordinado possa realizar uma tarefa melhor ou de forma mais rápida que você?

Se você respondeu SIM a alguma dessas perguntas, é chegada a hora de revisar seus conceitos a respeito de delegação de tarefas. Até o próximo mês, com a terceira coluna sobre gerenciamento de tempo.

Obrigado e até a próxima.