Muitos leitores entraram em contato, via e-mail, pedindo que eu falasse um pouco mais sobre como gerenciar melhor o tempo, de tal forma que tenhamos mais tempo para atividades de lazer. É exatamente disso que trato nesta série de artigos: Como fazer do tempo um aliado e não um inimigo? Este é o primeiro de uma série de artigos com dicas sobre como gerenciar melhor o tempo.

Algumas pessoas associam técnicas de gerenciamento de tempo a hábitos de pessoas extremamente metódicas, do tipo que têm hora marcada para tomar um cafezinho, hora marcada para tudo. Não é exatamente isso. Para utilizar o nosso tempo de uma maneira eficiente, basta um pouco de planejamento e organização. Nada que iniba a nossa criatividade ou nos torne profissionais sem iniciativa.

Conforme veremos neste artigo, gerenciar melhor o nosso tempo exige apenas um pouco de disciplina, vontade de melhorar e metas bem definidas.

Antes de tudo: metas bem definidas:

Muitas vezes ouço a seguinte pergunta: “Porque profissionais com o mesmo nível de competência técnica não alcançam os mesmos resultados, ou o sucesso?” São muitos os motivos, desde a falta de habilidades em lidar com as emoções (a fundamental Inteligência Emocional), passando por questões muito pessoais. Mas um dos principais motivos é que alguns profissionais simplesmente não tem metas claras, bem definidas, quer seja na vida profissional quanto na vida pessoal. Simplesmente vão levando a vida e seja o que Deus quiser.

Você poderá dizer: “Ah Júlio, esse negócio de plano, planejamento, metas é muito chato, não faz diferença nenhuma!”. Aí eu gosto de responder com algumas perguntas, digamos, bem “marotas”:

• Você moraria em um prédio de 40 andares, o qual foi construído sem o projeto de engenheiros, sem plantas, sem planejamento das fundações e sem que tenham sido feitos cálculos estruturais?
• Você voaria em um avião que foi construído sem um cuidadoso projeto e que não tenha sido exaustivamente testado?

Essas são apenas algumas questões para salientar a importância de termos metas bem definidas. Se você não sabe onde quer chegar, pouco importa onde você está. Ou usando um velho ditado popular: “De que adianta correr se você está no caminho errado?” Eu complementaria com o seguinte: “E se você não tem um projeto de vida bem definido, com metas bem especificadas, como saber se você está no caminho certo??”. Pode parecer elementar, mas o fato é que muitas pessoas simplesmente correm, apressadas pela vida, sem saber se estão na direção correta, pelo simples fato de não saber com clareza aonde querem chegar.

Um ponto que eu acho importante é que os seus objetivos/metas tem que estar por escrito. Só na sua cabeça não serve. Eu sugiro que você escreva as suas metas em uma folha de papel e releia de vez em quando. A seguir descrevo como eu faço com a minha lista de objetivos. É apenas uma sugestão, cada pessoa deve usar o método com o qual se sentir mais à vontade. Mas o fundamental é: A LISTA DE OBJETIVOS E METAS TEM QUE ESTAR POR ESCRITO:

• Fiz uma lista dos meus objetivos de vida no curto, médio e longo prazo.
• Em seguida comecei a priorizar as informações que eu leio, os meus estudos e todas as minhas ações.
• Tudo o que não estiver alinhado com os meus objetivos, ou seja, o que não me ajudasse a alcançá-los eu simplesmente deixo de lado ou arquivo para referência futura. Não faz sentido eu utilizar o meu tempo com ações que não estão na direção do meu projeto de vida.
• Ainda havendo mais coisas para estudar do que tempo disponível, ou mais trabalho para fazer do que o tempo disponível, eu estudo/trabalho primeiro no que está alinhado com os objetivos de curto prazo, em seguida, se houver tempo com os objetivos de médio prazo e assim por diante.
• Trimestralmente eu faço uma revisão desta lista de objetivos e dos resultados alcançados. Com isso eu foco os meus estudos e o meu trabalho na ação, ou seja, naquilo que será aplicado na busca dos objetivos traçados. Por exemplo, não adiante eu estudar um assunto agora, se só vou utilizar daqui a 6 meses ou ou um ano.

Nota: Para mim curto prazo é três meses, médio prazo até dois anos e longo prazo cinco anos.

Metas definidas é hora de saber se você está utilizando bem o seu tempo?

O primeiro passo é sabermos se estamos ou não utilizando bem o nosso tempo. A melhor maneira de descobrirmos é fazendo algumas perguntas, como as listadas a seguir:

• Tenho a sensação de que nunca consigo terminar todas as tarefas planejadas no tempo previsto?
• Fico alternando entre uma tarefa e outra, sem concluir nem uma nem outra?
• Sou constantemente interrompido enquanto estou executando meu trabalho?
• Gasto mais tempo do que deveria falando ao telefone ou lendo e-mails; ou nem sequer sei quanto tempo gasto com estas atividades?
• Minha lista de tarefas parece interminável?
• Não consigo classificar e priorizar tarefas?
• Sempre deixo a conclusão de minhas tarefas para a última hora? (não vale a desculpa que é costume do brasileiro ou que você trabalha melhor sob pressão)
• Interrompo seguidamente (digamos umas dez vezes por dia) minhas atividades para tomar um cafezinho? Pode ser sinal de ansiedade, causada pela sensação de não ter tempo para concluir tudo o que tem que ser feito.
• Constantemente deixo de estar com a minha família ou de realizar alguma atividade de lazer para concluir tarefas relacionadas ao trabalho? Veja novamente o artigo: “Como construir uma carreira de sucesso”.

Esta não é uma lista definitiva, mas se você respondeu sim para algumas (digamos três ou mais) destas perguntas, é provável que você não esteja utilizando o tempo de uma maneira adequada. Na seqüência, apresento algumas dicas que podem ajudar o amigo leitor.

A seguir coloco uma lista que consta no excelente livro “O Mais Completo Guia Sobre Gerenciamento do Tempo”, Jeff Davidson, editora Futura., mais alguns comentários meus. Na lista temos fatos que são indicativos de que você está sem controle sobre a forma como utiliza o seu tempo:

• Você sai de casa para o trabalho sempre apressado, com a sensação de estar atrasado, muitas vezes sem sequer tomar café?
• Você lembra a última vez que teve um almoço agradável, calmo e sem pressa?
• Você lembra a última vez que não se irritou com o motorista do carro a sua frente, porque ele estava andando muito devagar?
• Você está fora de forma, não faz exercícios físicos a séculos e não consegue imaginar um horário na sua agenda para encaixar atividades físicas?
• E se achou, durante a atividade física fica o tempo todo pensando que deveria estar fazendo alguma tarefa relacionada ao trabalho?
• Você há muito tempo não sai com amigos para jantar, dançar e se divertir; ou quando sai sente-se culpado pelo tempo “que está perdendo”?

Releia novamente a lista anterior, pare e reflita um pouco.

Algumas dicas básicas para um melhor gerenciamento do tempo?

A seguir coloco algumas recomendações básicas para que você possa gerenciar melhor o seu tempo. Nas próximas colunas, vou detalhar os itens apresentados nesse tópico.

Em primeiro lugar, organize-se. Esta história de que “a minha mesa de trabalho está bagunçada, mas é assim mesmo, pois eu acho as coisas mais facilmente na minha bagunça do que em uma mesa toda arrumadinha”, não cola.

Precisamos organizar o nosso local de trabalho de maneira adequada. Iniciando pela disposição dos móveis e pela organização da mesa de trabalho.Ai vão algumas dicar para melhorar o seu local de trabalho e poupar tempo:

Organize suas gavetas e seus arquivos. Organize a papelada de maneira racional, de preferência dividida por assuntos, projetos, data ou por uma combinação destes critérios. Papéis relativos a assuntos já encerrados, caso necessário, devem ser arquivados e, caso contrário, jogados no lixo. Mantenha ao alcance da mão apenas os documentos relativos a tarefas das quais você esteja tratando.

O acúmulo de papéis ou a falta de organização destes faz com que percamos um tempo precioso toda vez que precisamos localizar alguma coisa. Vamos lá. Pensou em fazer isso outra hora? Que nada. Mãos à obra. É hora de fazer a tão esperada organização na sua escrivaninha e nos seus arquivos.

• Mantenha o material de escritório junto. Guarde lápis, canetas, colas, fita durex, régua, etc, sempre em um único local, de preferência ao alcance das mãos e jure de pés juntos que irá colocar o material de volta no lugar, após utilizá-lo. E, principalmente, cumpra o seu juramento.
• Ao ler um documento, destaque as partes principais. Isto facilita na hora de uma leitura rápida, caso precise ler o documento novamente mais adiante. O mesmo vale para reportagens de interesse para o seu trabalho. Faça anotações sobre a matéria e arquive-as junto com uma cópia da reportagem. Essas anotações podem ser de grande valor (e poupar muito tempo) futuramente. Não vai dizer que você não arquiva reportagens que considera importantes ou relevantes?

Conclusão:

Nessa primeira coluna apenas levantamos a questão do gerenciamento do tempo, apresentamos a importância de ter metas bem definidas, vimos alguns sintomas que são indicativos de que você está perdendo o controle do seu tempo e finalizamos com algumas dicas elementares (porém muitas vezes esquecidas) para ajudá-lo a gerenciar melhor o seu tempo. Nas próximas colunas iremos detalhar um pouco mais esse assunto.

Disponibilizei em meu site pessoal, uma página com dicas de livros sobre Gerenciamento de Tempo e eficácia profissional. Você pode acessar a lista de livros no seguinte endereço:

http://www.juliobattisti.com.br/livrosdeadministracaodotempo.asp

Um abraço e até a próxima.