Gerenciar um projeto de tecnologia já é uma montanha-russa. Agora imagine dar dispatch em cinco ao mesmo tempo, cada uma com seu looping, urgência e trilho próprio. É adrenalina em tempo real. E se você também vive a realidade dos prazos apertados, escopos flutuantes e times diversos, sabe que organização e método não são luxo,  são sobrevivência.

Aqui compartilho o que funciona pra mim quando tudo parece acontecer… ao mesmo tempo.

Rituais curtos e frequentes: constância vence complexidade

Reuniões longas? Só se for em casa com a família. Sou fã de rituais rápidos e objetivos. Por exemplo, toda segunda-feira às 9h eu faço uma daily estendida com líderes de projeto: 15 minutos para status, 10 para alertas e uma rodada de “tem alguma bomba vindo aí?”

Esse tempo curto nos força a priorizar, mas mais importante: mantém o hábito vivo. Se o ritual for longo e cansativo, ele some da rotina. Já vi muita reunião nascer animada e desaparecer em 3 semanas.

Radar de riscos: o problema é o que você não vê

Projetos não costumam desandar de repente, eles sussurram antes de gritar. Uma vez, um Dev começou a mandar updates cada vez mais genéricos tipo “tudo indo”, “só finalizando”.

No terceiro “finalizando”, fui puxar e descobri que a entrega estava 80% parada por causa de uma dependência que ninguém tinha avisado.

Criei uma planilha de sinais: coisas pequenas que merecem olhar de perto. E mais que isso: me treinei para prestar atenção nas entrelinhas.

Pessoas: gestão é feita de gente, não só de tarefa

Cada pessoa tem seu jeito e isso muda tudo. Tem quem precise de autonomia total. Tem quem trava se não tiver o norte claro. E tem os que só funcionam depois do segundo café (me identifico rs).

Além da técnica, tento entender o que motiva, o que trava, o que acelera. Às vezes, uma escuta de 5 minutos muda o clima de uma semana inteira. E quando rola uma parceria real, o projeto anda muito melhor.

Templates e boas práticas: reinventar só quando precisa

Minha pasta de templates tem de tudo: cronograma em Gantt, kick-off de projeto, ata de reunião com emoji (sim!), e uma planilha mágica de orçamento que calcula até margem de erro.

Claro que personalizo quando necessário. Mas ter essa base me faz ganhar horas preciosas e ainda passa aquela imagem de quem já sabe o caminho.

Delegar com confiança e estratégia

Delegar não é largar, é acertar a mão na entrega certa, pra pessoa certa, no momento certo. Uma vez pedi a um analista pra cuidar de uma apresentação para cliente. Ele entregou algo além do esperado e virou meu ponto de apoio pra toda parte visual dali em diante (e sim, ele estava de acordo com isso porque era algo que curtia fazer).

Eu supervisiono, mas não travo. Delegar bem é fazer o time crescer e você respirar.

Negociar prioridades: ninguém gosta de ouvir não (mas adora um bom acordo)

Todo mundo acha que seu projeto é o mais urgente. E tudo bem, faz parte. Mas quando o recurso é limitado, o “não” vira inevitável. O que eu tento sempre fazer é propor um ganha-ganha.

Uma vez um cliente queria lançar um módulo novo em 2 semanas. Isso não daria a qualidade que precisávamos, então propus entregarmos o núcleo funcional nessa data, e o restante em duas waves seguintes com direito a demo e material de onboarding. Resultado? Ele ficou feliz com o controle do cronograma, qualidade e ainda ganhou entregas visíveis ao longo do tempo.

Meu portifólio de projetos eu chamos de meu Waze

Não dá pra jogar xadrez de olhos vendados. Ter meu portfólio visualmente organizado me dá paz e poder de decisão. Uso cores, códigos e dashboards que me mostram onde está o risco, o que vai travar e onde posso respirar.

É como ter um Waze dos projetos: você ainda vai pegar trânsito, mas ao menos sabe onde está e qual a melhor rota.

No fim do dia, sigo no carrinho

Gerenciar vários projetos ao mesmo tempo não é sobre fazer tudo. Mas é sobre criar sistemas e relações que funcionam mesmo quando o dia aperta. É entender de gente, negociar com clareza, manter o radar ligado e, às vezes, ajustar a si mesmo primeiro, no meio do caos.

Porque, no fim das contas, todos estamos ali, no mesmo carrinho da montanha-russa. O segredo está em saber a hora de acelerar, de frear, de fechar os olhos… e, principalmente, de curtir a vista quando ela aparece.

Se entregou, aprendeu e ainda terminou o dia com o time engajado… Pode respirar, o carrinho voltou inteiro, entregue, e com histórias pra contar na estação dessa montanha-russa.