Olá amigos, como vão? Continuo abordando o tema ERP, por se tratar de uma ferramenta imprescindível para os dias atuais.

Quero que você analise o cenário a seguir:

A empresa SucessoSempre foi mais um caso de startup: com produtos inovadores, conseguiu um bom nicho de mercado. E, como não poderia deixar de ser, após alguns anos de incrível crescimento – e vislumbrando a continuidade ainda mais pela frente – essa startup percebeu a necessidade de ter maior gerenciamento dos seus processos organizacionais.

José, responsável pela Tecnologia da Informacao da SucessoSempre, desenvolveu e administrou um sistema de gestão integrado para a empresa. Com o passar do tempo, surgiram necessidades especificas, que foram acopladas a esse sistema.

Mas, num belo dia, José percebe que o sistema de gestão caseiro precisa de mais maturidade. Acompanhar a legislação, por exemplo, já era uma tarefa complexa para o time do José; fora isso, sempre surgiam outras prioridades e, ainda mais, com o poder da Internet, a “grande” prioridade era deixar muitas funções na rede mundial e ganhar mais clientes – “mas como terei tempo para isso”, indagava-se o gestor – “se meu time gasta muitas horas com manutenção de sistema?”

Depois de muito analisar, não houve jeito: a escolha mais sensata era fortalecer completamente o coração das informações da SucessoSempre; a solução: adquirir um ERP de mercado.

E aí começa a delicada escolha do executivo…

Como bom gestor de TI, José faz um levantamento das necessidades de negocio, o que o sistema interno já faz e o que deveria fazer, para então, realizar uma comparação com as soluções de mercado, a fim de encontrar o produto mais aderente à SucessoSempre.

José, então, percebe que ha muitas funções especificas ou especialistas que as aplicações caseiras fazem – e não estão nos ERP´s de mercado. Todas as funções especialistas podem ser desenvolvidas pelos fornecedores, só que serão cobradas à parte (as famosíssimas customizações). O preço aumenta de tal forma que o orçamento do projeto, praticamente, fica comprometido.

Entretanto, ha outros players que oferecem soluções especificas para o segmento da empresa do José: ele não precisaria gastar com muitas customizações. Por outro lado, esses aplicativos foram construídos com processos diferentes do que a companhia do nosso gestor executa no dia-a-dia. As informações necessárias ou essenciais são fornecidas pelo software, contudo, o processo como são geradas, armazenadas e recuperadas é diferente do atual. José deverá mudar a forma de trabalho da SucessoSempre?

Existe ainda a opção de integrar um ERP genérico com aplicativos especialistas. José observou que, no decorrer da vida do sistema caseiro, muitas funções foram desenvolvidas posteriormente, o que, de certa forma, permitiu uma modularizacao para conectar-se com o legado. Ou seja, bastaria adquirir um ERP padrão, configurar os parâmetros principais (um pouco das melhores praticas contidas num ERP com o jeito próprio da empresa) e unir os sistemas especialistas na mesma base ou repositório do ERP. E começar a cuidar do ERP – que por si só é uma grande tarefa – e continuar cuidando dos sistemas especialistas.

José tem três cenários distintos:

1. Comprar um ERP genérico e pagar o fornecedor para customizar as aplicações/funcionalidades especialistas;
2. Comprar um ERP do segmento e alterar o jeito de funcionar da SucessoSempre;
3. Comprar um ERP genérico e integrar aplicações especialistas no mesmo repositório.

No lugar de José, o que você faria?

Primeiro, vamos pontuar as vantagens e desvantagens de cada uma das opções:

01. Comprar um ERP genérico e pagar para o fornecedor customizar as aplicações ou funcionalidades especialistas:

a. temos como grande ponto positivo o fator de deixar as informações num só lugar. Quando uma regra de negócio for alterada, essa alteração será refletida para todos as funcionalidaddes. A administração do ERP se torna mais fácil.

b. como negativo, temos o preço das customizações, que geralmente fica muito alto. Haverá bastante gasto de energia para que essas customizações atendam, no mínimo, o que a versão antiga fazia. E quem já contratou customizações sabe que homologar o produto final leva tempo e dedicação de TI e dos usuários-chave.

02. Comprar um ERP do segmento e alterar o jeito de funcionar da empresa.

a. Como positivo, percebemos que, além das melhores práticas do mercado, neste caso, o ERP é do próprio segmento! Ou seja, conterá praticamente tudo o que é necessário para a SucessoSempre.

b. Como alerta, José terá que alterar a maneira como as áreas processam a informação. Até que ponto ele está disposto a chamar essa tarefa para si? As pessoas, como todos sabem, preferem o status quo do que mudanças. Qual será a energia gasta para vender o projeto e adequá-lo, posteriormente?

03. Comprar um ERP genérico e integrar aplicações especialistas no mesmo repositório.

a. Novamente, como positivo, os processos robustos serão suportados pelo ERP e o que é de expertise da SucessoSempre continuará sendo administrado pelas aplicações específicas.

b. Por outro lado, quando falamos em aplicações específicas, na prática, estas aplicações estão totalmente acopladas à forma de agir, pensar, a forma de ser da empresa. Ou seja, quando houver atualização em alguma regra de negócios no ERP, pode ser que seja necessário atualizar o sistema especialista porque este também, provavelmente, utilizará o conceito da regra de negócio atualizada (mas como as regras estão em repositórios diferentes, não sera possível reaproveitar). Desse jeito, temos, no mínimo, dois sistemas para dar manutenção – que podem ser mais, dependendo da quantidade de sistemas especialistas. Como será gerenciar uma gama de aplicativos em mutação constante?

Veja, cada empresa, naturalmente, tem a sua própria realidade. Para determinadas empresas, possuir centenas de aplicações é algo normal (pois a mesma foi crescendo e, a cada dia, absorvendo novos sistemas). Quem pensou em bancos teve um ótimo insight! O que estou discutindo aqui é o caso da startup SucessoSempre que, em nossa cenário hipotético, tem a opção de escolher o que deve ser feito. E utilizar SOA ou WebServices não é tão acessível pois as soluções dos players de ERP são fechadas, como caixa-preta – para justamente poder preservar a inteligência e integridade dos processos e também permitir a venda de serviços de customizações e implantações para os clientes.

Então, eu volto à pergunta: com as três opções possíveis, o que você faria?

Certamente teremos diversas respostas, que podem ser diretas, mixadas ou até mesmo outras que não estão citadas.

Se você me permite, eu optaria pela segunda opção, que no caso é adquirir um ERP do segmento e alterar os processos da empresa. Sabe, principalmente, o porquê? Porque, querendo ou não, ao adquirir um ERP, sua empresa já vai ser alterada!

Não adianta pensarmos que não haverá mudanças de processos. Certamente isso ocorrerá. Inclusive, muitas empresas não obtém sucesso na implantação, pois não desejam rever seus processos, mas que o sistema se adapte totalmente à eles.

Sejamos francos: será que tudo que fazemos hoje, com as ferramentas e informações que temos agora, não pode ser feito diferente, melhor, se tivermos outras ferramentas e mais informações? Eu digo a resposta: claro que sim!

O conceito de ERP é que além de integrar os processos da empresa, a solução possui as melhores práticas de mercado. Por exemplo, a forma de processar a contabilidade, de gerar uma folha de pagamento, de dar entrada no estoque, etc., basicamente, é a mesma para todas as empresas – claro que poderá haver nuances ou detalhes – que são os parâmetros – mas o processo-macro pode ser aplicado com sucesso para diferentes companhias, de diferentes ramos.

E, como estou sendo ainda mais específico e falando de um ERP segmentado, ou seja, um ERP desenvolvido sob a perpectiva de um setor, como saúde, educação, logística, varejo, entre outros., este ERP certamente trará as funcionalidades mínimas para se atuar no setor. Funcionalidades e processos que foram vistos, revistos, testados e aprovados por uma massa de empresas, em vários anos de modelagem e utilização.

A customização será drasticamente reduzida, uma vez que as especialidades virão, na sua maioria, nativa na própria solução; a administração também estará num só lugar, facilitando o gerenciamento.

E, se ainda por algum motivo, tiver que customizar ou manter algum aplicativo especialista, o custo será menor, e a manutenção, menos dolorosa.

Os critérios para escolha de um fornecedor estão na minha coluna no portal iMasters.

E o que você achou? Seguiria este conselho ou faria de outra maneira? Comente!

Até nosso próximo encontro!