Você começará a desenvolver um novo produto. Ótimo! Você reúne um time de desenvolvimento notável para montar um MVP. Já que você teve a ideia, nada mais justo de se tornar o CEO dessa nova startup e, portanto, decidir as partes relacionadas ao negócio do produto (data de lançamento, segmentação de mercado, decisões de negócio etc).

Você decide estratégias de marketing e negócios. Você decide as datas de lançamento de acordo com os planos de competidores em potencial. Tudo parece estar bem planejado.

A primeira coisa que você faz em relação ao desenvolvimento é dar início à fase de inception com seu time. Você diz o que quer construir, eles dão feedbacks e fazem sugestões, você muda algumas coisas de acordo com as novas opiniões e todos encontram um consenso sobre como o produto deve estar em cada data importante, e como o time deve começar o desenvolvimento. Perfeito!

Com tudo organizado, você decide deixar o time dar seus próprios passos e não microgerenciá-los. Você foca nas estratégias de negócio enquanto o time está trabalhando no backlog do produto. Você até olha como as histórias do backlog estão sendo consumidas, mas já que decidiu se afastar, perdeu o contexto e isso não fala muito sobre andamento das entregas.

Um mês depois, você está a dois dias do primeiro lançamento. Seu time se encontra com você e diz que tem muita coisa para desenvolver e que definitivamente não entregarão tudo até a data… Oi?!

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Então, isso é algo comum de se acontecer. A área de negócios e a área técnica raramente trocam informações ao longo do processo de desenvolvimento. Geralmente, as duas começam com as mesmas ideias e mesmos planejamentos, mas divergem rapidamente.

O que nós, da Plataformatec, fazemos para evitar isso é realizar o que chamamos de cerimônia de Reality Check. Nós a realizamos sob demanda, toda vez que o time de desenvolvimento sente que eles têm muito trabalho para fazer em um pequeno intervalo de tempo. Esse sentimento é geralmente captado nas reuniões diárias e/ou em retrospectivas. Tentamos, então, realizar a cerimônia o quanto antes para evitar cenas como a mencionada acima.

A cerimônia

Os participantes dessa cerimônia devem ser o time de desenvolvimento e as pessoas que decidem o plano de negócios, como o próprio CEO, um Product Owner que sirva de proxy para a área de negócios, ou qualquer outra pessoa que possa influenciar os planos do projeto.

Antes da cerimônia, o facilitador cola, em uma parede ou quadro, post-its representando cada uma das histórias restantes para alcançar um certo deadline (poderia ser um novo lançamento ou apenas datas fixas).

Assim que a cerimônia começa, o time de desenvolvimento discute e explica cada uma das histórias que estão ali, destacando as dificuldades técnicas de implementá-las. A ideia é colocar todos na mesma página em relação ao andamento do projeto e informar a todos os stakeholders presentes quanto ao progresso.

Após a explicação e debate de todas as histórias, o facilitador dá a cada membro um papel no qual ele deverá escrever o quão confortável se sente em entregar o necessário até a próxima deadline. Geralmente usamos um intervalo de 1-5 para facilitar a votação, no qual 5 é totalmente confortável e 1 é o totalmente desconfortável. Algumas vezes vemos que é necessário remover o elemento central do intervalo, reestruturando a votação de 1 a 4, pois muitas pessoas se prendem ao valor central (3 no caso 1-5).

Com os números mostrados ao mesmo tempo, para não enviesar uns aos outros, deixamos que as pessoas com os maiores e menores números expliquem suas visões sobre a possibilidade da entrega. Se a maioria das pessoas continuarem com o sentimento de que a entrega é improvável, a área de negócios deve intervir, repriorizar e cortar o backlog, ou ajustar o deadline.

Outra abordagem que seguimos é esta:

• Colocamos uma coluna com o backlog priorizado;
• Colocamos uma coluna para cada semana restante, até o deadline;
• O grupo tenta encaixar as histórias dentro das semanas restantes;
• Depois disso, a mesma votação com os intervalos de 1-4 ou 1-5 acontece para saber o quão confortáveis estão com o plano;
• Se os votos são baixos, tentamos decidir ações para que os façam aumentar.

Conclusão

A ideia da cerimônia é aumentar a visibilidade do desenvolvimento do projeto para aqueles que não estão ali o tempo todo e, se necessário, desencadear mudanças no plano de negócios. Quanto mais rápido o feedback, mais fácil e indolor será pensar em uma solução. As duas abordagens apresentadas servem para mostrar que não existe uma regra de como realizar esta cerimônia. Se os objetivos da mesma for cumprido, você está fazendo do jeito certo!

O que achou da cerimônia? Você a usaria? Deixe seus comentários abaixo!

 

Artigo publicado originalmente em http://blog.plataformatec.com.br/2017/02/desenvolvendo-melhoria-continua-em-seu-processo-agil-a-cerimonia-de-reality-check/