Um e-mail marketing é a “mala-direta” virtual. Ou seja, toda correspondência recebida via e-mail com o intuito de comunicar, informar, vender ou promover um produto ou serviço a diversas pessoas.

Tem baixo custo, atinge um grande número de pessoas em pouco tempo, pode se tornar viral (amigos encaminham para outros sucessivamente), é dirigida (encaminhada a usuários potenciais) e mensurável (você pode medir quantos cliques houveram, quantas falhas de envio, endereços inválidos, mensagens abertas etc).

Começar a trabalhar com e-mail marketing exige um certo planejamento: Falar sobre o quê? Enviar para quem? Como enviar? Como analisar o retorno? É interessante adotar as seguintes etapas em neste planejamento: decidir o tipo de e-mail marketing a ser enviado, decidir o público-alvo, compor a mensagem, selecionar os destinatários, testar e aprovar, enviar e, finalmente, medir.

1. Tipos de E-mail Marketing

Os tipos mais conhecidos de e-mail marketing são:

• newsletter (boletim informativo periódico);
• confirmações de pedidos, compras e inscrições;
• agradecimento de compras, inscrições, presença, cadastro etc;
• lembretes e congratulações;
• convites;
• captação de novos clientes;
• pesquisas;
• releases para imprensa;
• respostas à dúvidas e solicitações ao SAC e Suporte Técnico;
• promocionais e/ou comemorativos e sazonais.

Assim fica mais fácil classificar o tipo de e-mail que será trabalhado e, se você tem a intenção de utilizar mais de um tipo (recomendado), é interessante criar templates e deixar modelos-padrão já prontos para, quando precisar, apenas alterar informações mínimas e não começar do zero a cada novo e-mail enviado. Procure criar um “ambiente” para o e-mail: assinatura, logotipo do remetente, saudação, link para visualizar o e-mail na web (já que nem todas as aplicações de e-mail exibem o conteúdo corretamente) e mensagem de rodapé.

2. Decidir o público-alvo

Antes de começar a compor a mensagem, você deve identificar seu público-alvo. Não são os endereços individualmente, mas os perfis que você deseja atingir com a comunicação. Jovens, mulheres de 25 a 50 anos economicamente ativas, empresários, clientes de determinado serviço que sua empresa oferece etc, são exemplos de público-alvo definidos.

3. Compor a mensagem

Nesta etapa, você decide se vai trabalhar com texto ou com HTML. A opção de texto pode não chamar a atenção do usuário à primeira vista e também não permite diferentes realces em determinadas informações. O HTML supre estas necessidades, com a vantagem de poder utilizar imagens e gifs animados. Atente, porém, para o tamanho final do arquivo, para não sobrecarregar a caixa de entrada do usuário. Para compor a mensagem você também deverá levar em consideração o tipo de público definido anteriormente, já que cada perfil pode ser explorado de maneiras diferentes: textos formais, linguagem mais jovial, cores quentes, sóbrias etc.

4. Selecionar os destinatários

Agora sim, estamos falando dos endereços de e-mail individuais. Cuidado para não enviar uma mensagem que exibe, no cabeçalho, todos os endereços que a receberam. Além de antiestético, é antiético. Mas também um “undisclosed-recipient” se torna frio, distante e mecânico. Para quem usa Outlook, a melhor opção é incluir todos os destinatários no campo da cópia oculta e, no campo do remetente, colocar seu próprio endereço. Assim, o usuário que receber o e-mail vê apenas 2 endereços no campo destinatário: o dele mesmo e o seu.

Há quem diga que e-mail marketing não se faz com Outlook, mas essa não é a realidade das pequenas empresas de hoje. Utilizar uma ferramenta gerenciadora é a melhor alternativa em qualquer caso, mas as opções disponíveis não são gratuitas. Há quem cobre por mensagem enviada e há as soluções prontas, adquiridas como um software qualquer mediante pagamento de taxa única.

Ao escolher uma ferramenta de gerenciamento de e-mail marketing, verifique se ela oferece o recurso de envio de SMS marketing, de gerenciamento de listas de destinatário para melhor segmentação de seu público-alvo, de agendamento de tarefas e, claro, de acompanhamento e análise de retorno: quantos abriram o e-mail, quantos clicaram, quantos tiveram falha de envio, quais endereços falharam etc. Geralmente, esta análise é feita através de relatórios em tabelas e gráficos.

5. Testar e aprovar

Antes de enviar a todos os destinatários, envie para um endereço a que você tem acesso e faça todas as verificações possíveis: se o assunto foi preenchido e se é atraente à primeira vista, se há erros de digitação e/ou de gramática e concordância, se todas as URLs foram inseridas corretamente, se as imagens possuem atributos ALT (pouse o mouse sobre qualquer imagem para testar), se existe endereço disponível para o usuário enviar uma resposta e, no caso de utilizar um e-mail que não recebe respostas, verifique se consta um outro endereço para o usuário entrar em contato. E não esqueça um item importantíssimo: verifique se existe um link do tipo “Clique aqui se não deseja mais receber e-mails deste remetente”. Todo e-mail marketing deve oferecer a opção de opt-out.

6. Enviar

Procure enviar seus e-mails marketing pela manhã para obter resultados imediatos ou ao final do dia para, no dia seguinte, começar a contabilizar os resultados. Claro que, dependendo de sua campanha, é interessante enviar em determinados outros horários e dias da semana. Se você estiver convidando os usuários para um evento no fim de semana, envie o e-mail com antecedência para que eles possam se programar e, próximo à data, envie apenas um lembrete.

Se você utilizar uma ferramenta de gerenciamento de e-mail marketing, pode definir uma data e horário para início do envio e uma data limite para verificação dos resultados.

Cada uma destas etapas pode ter suas sub-etapas, e o planejamento pode tornar-se um grande check-list. Analise suas necessidades e sua realidade e organize o melhor check-list possível para que nada seja esquecido. Quanto mais detalhes, mais chances de sucesso terá sua campanhar!

7. Medir

Claro, não basta apenas enviar: você precisa saber qual o sucesso de sua campanha de e-mail marketing. Só assim você consegue medir o retorno da campanha, analisar o que precisa ser melhorado e corrigido. Se você utiliza uma ferramenta específica para o envio de-mail marketing, muito provavelmente já tem como analisar as métricas de sua campanha: quantos abriram, quantos envios falharam, quais os links mais clicados etc.

Também é possível utilizar o Google Analytics (gratuito) para medir o desempenho de sua campanha. Se sua intenção é fazer com que o usuário clique num link de seu e-mail e visite uma página de seu site, é importante cadastrá-la como meta no Google Analytics, assim, você pode consultar quantas visitas esta página obteve no período de tempo que durou sua campanha, o tempo médio de duração das visitas, emitir relatórios e outros recursos oferecidos pela ferramenta.

Lembre-se: para qualquer projeto, planejamento é a alma do negócio! Sucesso em suas campanhas e até a próxima!