Você já foi a uma festa de encerramento de um projeto?

Costumo, muitas vezes, fazer esta pergunta e a resposta mais comum tanto nas corporações, quanto na academia, é negativa. O que me instigou a curiosidade em analisar o porquê. Se tanto “barulho” se faz para iniciar um projeto a fim conseguir angariar a atenção dos envolvidos, kick off meetings, engajamento dos recursos, por que não buscar dar visibilidade à “outra ponta” de um projeto?

Primeiro, vale a pena deixar claro do que estamos falando. Podemos entender por “festa de encerramento de um projeto” qualquer evento – de qualquer porte e investimentos – que procure na essência dar visibilidade e reconhecimento aos principais envolvidos em um projeto concluído. Obviamente, não há sentido pensar em uma festa de encerramento para um projeto que foi abortado ou que não atingiu seus objetivos e suas metas principais. Assim, estamos focando naqueles projetos que conseguiram chegar ao seu término com a melhor combinação de variáveis de resultados mensuráveis desejadas para o mesmo.

Dentro desta proposta, podemos considerar desde uma reunião com cafezinho, até festas com viagens internacionais, passando por toda a sorte de tonalidades intermediárias. É sensato prever que a dimensão deste evento será ditada pelo porte e orçamento do projeto em questão, visto que deve haver uma coerência entre estas variáveis.

Se por um lado, um evento demasiadamente custoso para um projeto de menor porte provavelmente traria efeitos negativos; por outro, nada mais frustrante para a equipe que se dedicou ao projeto do que chegar ao seu final e ter a percepção que as lideranças da organização não reconheceram mérito algum pelo resultado alcançado. A sensação passada de “você não fez mais nada que sua obrigação!” é uma espetacular estratégia de desestímulo àquela equipe na organização.

Há, indiscutivelmente, duas grandes oportunidades a serem buscadas com este tipo de evento: uma estratégica e outra motivacional. A primeira busca dar visibilidade à organização executora e, se aplicável, à contratante que o projeto atingiu suas metas previstas. Isto ajudará a manter viva à lembrança do nível estratégico que aquela equipe é capaz e confiável. A outra deixa explícito o reconhecimento que a gestão da organização e do projeto atribuem àqueles profissionais. Em minhas experiências, sempre que era aplicada esta prática, invariavelmente, percebia-se um maior comprometimento e empenho das equipes.

Assim, para ser efetivo no melhor aproveitamento desta estratégia, sugiro o road map a seguir:

• Preveja a realização do evento de encerramento ainda no plano do projeto – Isto permitirá fazer as devidas reservas de orçamento, tempo e recursos;
• Administre as expectativas – Não esconda o evento, mas também não superdimensione o que está previsto pelo plano;
• Se atingiu os resultados, cumpra o previsto – Não é hora de causar surpresa, principalmente negativa, aos envolvidos;
• Envolva e reconheça o mérito – Assim como no kick off, identifique e convide os stakeholders corretos para que presenciem o devido reconhecimento àquela equipe que fez um grande trabalho.

Muito já se escreveu sobre teorias motivacionais e de liderança através do reconhecimento. Posso lhe garantir que, ao aplicar bem esta proposta, você terá grandes chances de verificar seus efeitos positivos sobre a equipe nos seus próximos projetos.

Boas festas!