Independentemente do quanto um projeto de TI possa ter sido bem planejado, é importante perceber que algumas vezes ele é cancelado por razões que fogem ao controle da equipe envolvida. Mas, com exceção de mudanças na gerência ou ainda nas prioridades da empresa, é possível mapear o que não pode dar errado de jeito algum.

Quando a implantação de um projeto de CRM (gerenciamento do relacionamento com o cliente), de ERP (que estabelece um fluxo de informações entre todos os departamentos da empresa) ou ainda de CMS (sistema de gestão de conteúdo) se mostra como um grande fiasco, de pronto é possível detectar falhas de comunicação, problemas relacionados à política interna, aos atrasos ou até mesmo aos erros fatais de estimativa de custos.

Diante da inexistência de um único culpado, buscamos analisar todas as variáveis envolvidas. Geralmente, ao fazer perguntas básicas como ‘quem’, ‘o quê’, ‘quando’, ‘onde’ e ‘por quê’, encontramos um meio de começar a destrinchar o problema. Entre os requisitos básicos e fatores ambientais necessários para o sucesso de um projeto, pode até mesmo acontecer de um minúsculo erro cometido logo de saída, e que passou despercebido por todo o tempo de desenvolvimento, se transformar numa bola de neve gigantesca e avassaladora alguns meses depois. Um exemplo disso é constatar, já com o projeto implantado, que os colaboradores da empresa não têm instrução suficiente para maximizar o uso de todas as ferramentas disponíveis.

Há quem garanta que para um projeto ser bem-sucedido basta caprichar no planejamento. Trata-se de uma verdade parcial. Além da falta de planejamento, é possível elencar outros quatro erros relevantes:

• Falhas na metodologia do projeto. Um bom exemplo de como ter um mapa preciso do trajeto que se quer percorrer pode fazer toda a diferença numa viagem, daí que inventaram o GPS. Com relação aos projetos não é diferente. Ou estabelecemos todos os itens necessários a planejamento, desenvolvimento e implementação, ou ficaremos andando em círculos, sem chegar a lugar algum.
• Falta de envolvimento dos usuários. Uma das piores coisas que pode acontecer é ouvir de um usuário: “Nós não pedimos isso” ou “Isso está longe de atender às nossas necessidades”. Claro que toda novidade exige um tempo de aculturação. Afinal, o que se fazia de um jeito passará a ser feito de outro, com melhores resultados. Mas, vencendo a resistência natural dentro das empresas, o projeto tem de atender às expectativas dos usuários. O problema é quando a equipe responsável pelo projeto simplesmente se esquece de envolver pessoas dos mais diversos departamentos, na tentativa de encontrar um eixo de trabalho em comum.
• Falta de apoio da alta diretoria. Nesse cenário em que as pessoas tendem a resistir ao que é novo e que demanda um mínimo conhecimento tecnológico, será muito mais fácil conquistar o apoio dos colaboradores que vão fazer uso constante das soluções implementadas se pudermos contar com o apoio e com o envolvimento dos chefes. Isso garante mais credibilidade.
• Erro no dimensionamento do projeto. Um projeto deve ser visto como uma conquista coletiva, não o feito de uma pessoa só. Portanto, não adianta querer abraçar o mundo com as mãos, porque vai sobrar mundo. É essencial mapear as necessidades da empresa e alinhar o que é possível fazer com os pré-requisitos que se tem em mãos. Projetos superdimensionados perdem a credibilidade logo de saída e raras são as vezes em que são concluídos com sucesso. Algo semelhante acontece também quando são subdimensionados.