Como auxiliar a gestão de projetos nas organizações, cumprindo prazos, otimizando recursos, oferecendo produtos e serviços de qualidade e atendendo às necessidades dos clientes?

A escolha certa de uma ferramenta de gerenciamento de projetos pode ajudar a responder.

A adoção de ferramentas de gerenciamento de projetos pelas organizações cresceu consideravelmente nos últimos anos. Bem como a oferta de produtos e o surgimento de novas soluções.

Essa prática efetivamente gera resultados positivos. A adoção de ferramentas corporativas para gerenciamento de projetos propicia padronização de métodos e processos e a disponibilização de informações em tempo real ao alcance de toda a equipe do projeto, aumentando a qualidade do gerenciamento e as chances de alcançar os objetivos traçados.

Diante de tamanha importância, o processo de escolha da ferramenta, ou do conjunto de ferramentas, torna-se uma atividade complexa e criteriosa.

É necessário avaliar alguns pontos antes da escolha.

Avaliação corporativa

A avaliação corporativa é a primeira etapa na escolha das ferramentas de apoio. Visa identificar as reais necessidades da organização no gerenciamento dos projetos.

Na avaliação corporativa, os pontos a serem observados são:

• Capital disponível para investimento;
• Importância dos projetos dentro da organização;
• Complexidade dos projetos;
• Exigências do cliente (interno / externo).

Além desses pontos, também existe o fator humano e a resistência a mudanças. Para romper essa barreira natural, é necessário que todos os líderes de projetos participem do processo de escolha e implementação das ferramentas que serão utilizadas. As lições aprendidas ao longo da carreira dos profissionais envolvidos podem auxiliar na identificação das melhores ferramentas a serem utilizadas.

Avaliação do software

Na avaliação do software, o ponto mais importante e inicial é fazer uma pesquisa sobre casos de sucesso na utilização da ferramenta e, se possível, marcar uma entrevista com uma organização que utilize ou que já tenha utilizado o software. Procurar saber o ponto de vista de quem já utilizou, tentando obter informações sobre pontos fortes e fracos, dificuldades encontradas durante a utilização e principais qualidades.

Definir aproximadamente a quantidades de usuários que deverão ter acesso ao sistema é a segunda etapa. Esse número é importante na fase de negociação de valores com o fornecedor. Também é importante conhecer as diferenças entre soluções para usuários únicos (onde a ferramenta fica instalada nas máquinas dos usuários e sem a possibilidade de compartilhamento) e para múltiplos usuários (onde a ferramenta fica instalada em servidores ou baseada na Web – “Web-based” – e possibilita o uso compartilhado da ferramenta com possibilidade de acessos simultâneos).

Além disso, outros fatores são importantes:

• Capacidade do fornecedor / desenvolvedor do software de dar suporte e treinamento;
• Capacidade do fornecedor / desenvolvedor de criar soluções adicionais para adequação às necessidades da organização;
• Capacidade do software de gerar as informações necessárias para a formatação dos relatórios exigidos pelo cliente;
• Capacidade do software de migrar e compartilhar dados com outros sistemas;

Após a escolha

Após a escolha da ferramenta, cria-se uma expectativa muito grande quanto aos resultados esperados. No entanto, é muito importante deixar claro para os líderes de projetos e para as equipes de projetos que uma ferramenta não será capaz de fazer todo o trabalho.

Não espere que ferramentas de apoio realizem o trabalho da equipe. Planejamento, estimativas, tomadas de decisão, identificação de problemas de escopo e capacidade de negociação são tarefas dos líderes de projetos. Softwares são ferramentas de apoio.

Conclusão

Um gerenciamento de projetos eficaz exige a adoção de metodologias de gerenciamento de projetos e ferramentas de apoio.