Há exatos dois anos, eu estava em meio a um turbilhão de coisas que aconteciam
simultaneamente, e todas elas eram “urgentes”. Comecei a utilizar algumas
ferramentas para me organizar na minha vida de programador-gestor-empresário-cara-do-cafézinho da recente aberta Giran.

Alguns meses depois, eu estava usando a combinação Mapas
Mentais + GTD + Pomodoros. Após dois anos, muitas das
coisas foram adaptadas, melhoradas e repensadas. Conversando com as pessoas, vi que muita gente
ainda desconhece formas irreverentes, e até incomuns, de se manter informado.

Este artigo é uma versão atualizada, otimizada e reorganizada de um artigo
sobre como organizar o dia-a-dia. Uma diferença entre os dois é que neste vou tentar mostrar um pouco de como me organizo “na prática”. Muito do que
vou escrever eu li e aprendi
com o GTD (de David Allen), o ZTD (uma versão simplificada e mais prática do GTD criada pelo Leo Babauta, do Zen Habits), a técnica do Pomodoro (para realização de tarefas no dia-a-dia) e com o XP – Extreme Programming (método de desenvolvimento de software que, na minha opinião, vai muito além do software).

Hoje estou usando efetivamente o ZTD + Pomodoros.

1. Organize o macro da sua vida em um mapa mental

Querer realizar dezenas de coisas ao mesmo tempo foi o primeiro problema que eu tive que resolver. Mas se você é uma pessoa focada, que não tem muitos hobbies ou distrações, provavelmente este tópico não fará
muito sentido para você.

Agora faça uma lista com todas as coisas que você quer fazer.

Uma das partes que mais gera estresse é aquela
sensação que o cérebro tem de que coisas inacabadas estão por fazer. Ele
fica te lembrando a todo momento de que algo tem que ser acabado e isso
surge nas horas mais inoportunas possíveis. Talvez
você já tenha se pegado pesquisando por dias algo relacionado a uma
vontade reprimida ou inacabada para logo depois se esquecer do assunto.
E sempre trocar o prazer pelo dever oprime e estressa todo um sistema que, já desorganizado, tende ao colapso.

A descontinuidade não é apenas culpa do comprometimento por si só,
mas também de um sistema já sobrecarregado com várias prioridades que ficam
indo e vindo em sua cabeça e tirando seu foco principal naquele momento
da sua vida.

“Muito do estresse que as pessoas sentem não vêm de ter muito a se fazer. Ele vêm de não terminar o que elas começaram” [David Allen]

A solução que encontrei foi utilizar um mapa mental, que é basicamente
um diagrama com várias ramificações que te dá oportunidade de ver de
forma macro e segmentada um conjunto grande de informações relacionadas.
Essa forma de organização pode ser usada de várias formas, inclusive para passar idéias de projetos e organizações.

A ideia principal do mapa mental nesse momento é que você organize e separe a sua vida da forma mais visual possível. Vale colocar tudo nesse mapa que lhe atormenta: sua vida profissional, pessoal e sonhos a curto e médio prazo.
Isso abrange desde coisas que você tem que realizar nas próximas
semanas, até o carro que você quer comprar em algum tempo. 

Evite detalhar as coisas nesse momento. Escreva-as da forma mais direta possível. Isso vai funcionar a partir da ideia de que
seu objetivo é listar tudo o que você acha que tem, ou que quer concluir
agora, ou em um futuro próximo.

A ferramenta que uso desde sempre é o MindMeister. Ele é online, gratuito (até 6 mapas) e tem versão para iPad. Existem outras opções para trabalhar direto em seu computador como o FreeMind (gratuito e mais simples) e o MindManager (pago, mas bem completo).

Independentemente da ferramenta, a meta é esvaziar a cabeça.

2. Depois de organizar, planeje e decomponha

Agora que você já listou suas atividades e desejos, contemple seu mapa e eleja o que deve ser feito nas próximas semanas.
Algumas coisas que você colocou no mapa mental e que não
tinham data para serem realizadas, em um passe de mágica, agora poderão parecer mais “realizáveis”. Você
já consegue ver com mais clareza tudo o que é importante, ou não, para
você.

Nesse ponto, é importante que você priorize o que lhe trará mais retorno com relação ao o que você busca.

• se o seu momento pessoal for de retorno financeiro, priorize as ideias que lhe trarão dinheiro;
• se o seu momento pessoal for de conhecimento, priorize as ideias que lhe farão estudar mais o que você deseja conhecer;

Como a ideia é mostrar isso na prática, vou pegar meu exemplo: meu momento é procurar um apartamento, implementar um projeto irado na empresa, entregar um projeto de iPad. Se eu conseguisse voltar a tocar guitarra e compor/gravar música, ficaria muito feliz. Mas isso é realmente importante
para o que eu acho que é prioridade pra mim? Tome cuidado com o excesso de
coisas nesse momento. Às vezes, querendo fazer tantas coisas ao
mesmo tempo, arriscamos duas coisas muito importantes em nossa vida:
nossas vidas em si, e nosso convívio social/familiar.

Uma prática que poderá ajudar é transformar essas coisas que escolhemos em histórias, o que na verdade elas são. “Procurar um apartamento”
é uma história grande. Dentro dela terei várias
histórias, como “procurar um apartamento”, “procurar um financiamento”,
“juntar fiadores”, “juntar documentos” e assim por diante. Essa forma de criar
histórias vai te ajudar a ter uma pré-decomposição das coisas
que você deseja fazer e, principalmente, será sempre “entendível” quando voltar à sua lista.

Tente definir, inicialmente, dois ou três grandes objetivos da semana. Isso vai lhe dar uma ótima oportunidade de comprometimento e motivação para realizá-los. Após um ou dois meses, você vai sentir o quanto fazer as coisas “pouco a
pouco”  vai representar uma grande diferença na sua lista. Não aumente o número de objetivos semanais sem ter certeza de que isso lhe trará mais prazer que sacrifício, a não ser que isso valha a pena.

Meus objetivos da semana seriam conseguir ligar para
algumas imobiliárias, fazer o planejamento inicial do novo projeto
interno da empresa e fazer os testes finais de meu projeto para iPad. Com isso, eu planejei trabalho pra bastante tempo. Agora é hora de decompor as coisas para conseguir transformá-las em tarefas.

O princípio básico é que você consiga dividir algumas de suas histórias em tarefas. Por exemplo: quero comprar um apartamento.
Duas das coisas que listei em meu mapa mental é “Procurar um apartamento que custe até um milhão de reais” (já que é pra ser fictício…) e “procurar financiamentos“. Se você fizer uma reflexão rápida do que é “procurar um apartamento“, vai pensar “posso procurar em várias imobiliárias“.
Então, sua ação não é apenas procurar, mas ligar pra várias delas. Bem
como procurar o apartamento, procurar o financiamento envolve procurar
vários financiamentos. Temos no final das contas uma lista de tarefas
para serem feitas. 

Agora sim: temos coisas mais tangíveis e “realizáveis” do que algo abstrato, como “Procurar apartamento até 1 milhão”. Apesar de ter feito essa separação nesse mapa mental, você também
pode fazer isso num sistema de listas, como explicarei a seguir.

3. Cadastre histórias e tarefas em um sistema de listas simples e confiável

Muita gente é atendida plenamente apenas por mapas mentais. Todavia, e
esse é meu caso, muita gente tem uma lista muito dinâmica de histórias e tarefas e
serem realizadas, e que muda constantemente. Por exemplo,
escolhi, além de comprar um apartamento, implementar um projeto interno e
entregar outro projeto desenvolvimento pra iPad. São dois objetivos que
têm muitas tarefas distintas e que gerenciar num mapa mental poderia
ser trabalhoso e confuso.

Seu sistema de listas, onde você cadastrará suas tarefas, deve ser simples e confiável. Entram em cena as ferramentas de gerenciamento e organização de listas e tarefas. A que utilizo há bastante tempo é o Things,
da Cultured Code. Por ser feito para pessoas que utilizam GTD, ele
serve como uma luva para nossa necessidade, que é ter uma forma de criar
nossas listas de tarefas separadas por histórias, ou projetos. Em muitos
casos, um caderno, ou mesmo uma caixa com as tarefas em cartões já
é o bastante. Eu utilizo durante um caderno para anotar as
coisas e passo pro Things apenas as que preciso agendar e coisas
do gênero.

O importante é que você tenha um sistema de fácil acesso e que seja confiável
para colocar suas tarefas, seja ele um caderno, um software ou cartões. Você
deve ter acesso rápido e, principalmente, organizado às tarefas que você
deve fazer.

Ao cadastrar em seu sistema, pense: “Essa tarefa eu devo realizar
por telefone, por e-mail ou ir à rua pra resolver. Essa tarefa depende
de alguma outra ação? Eu preciso acompanhar ou delegar essa tarefa para
alguém?”. Essas necessidades podem ser transformadas em listas de
contexto de ação. Vamos dar “categorias de ação” às nossas tarefas.
Atualmente, eu categorizo as coisas da seguinte maneira:

• @resolver, para coisas que eu tenho que resolver e ver se preciso delegar (resolver eu mesmo, ou esperar);
• @fone, para coisas que eu tenho que ligar para finalizar;
• @rua, para coisas que tenho que resolver fora de casa;
• @e-mail, para e-mails que eu tenho que enviar para alguém;
• @trabalho, para coisas que têm relação com o trabalho;
• @acompanhar, para coisas que eu vou ter que esperar telefone, e-mail ou algo de alguém (geralmente com uma data limite);

Para ajudar um pouco mais, eu uso três categorias adicionais que são as de prioridade: alta, média e baixa.

A ideia de separar suas tarefas em listas é simples: você conseguirá
delimitar bem as coisas que devem ser feitas a seguir. Por exemplo, ao
visualizar minha lista @rua (com coisas que eu tenho que resolver fora de casa), posso agrupar algumas para resolvê-las junto. Por exemplo, tenho
que ver o financiamento no Banco do Brasil direto com meu gerente (eu coloquei
essa tarefa como @rua). Vejo que dá tempo ainda de passar em uma das
imobiliárias para qual eu tinha que ligar. Dois coelhos com uma cajadada: uma
das coisas legais das listas é que você pode agrupar as coisas e resolver as que geralmente você esqueceria.

Quanto mais simples for seu sistema, melhor. Não se
preocupe em criar listas complicadas, pois a lógica é simples: quanto
mais listas, mais difícil será você eleger o que deverá ser feito no
seu dia-a-dia. Crie uma lista pra cada aspecto de ação que você tem em
sua vida. Se por exemplo, você precisa em seu dia-a-dia delegar várias
tarefas, faz sentido você ter uma lista chamada @delegar.

E tarefas que você precisa fazer numa data específica ou todo mês? Use o bom e velho calendário.

No final das contas, usando o Things terei algo assim:

Repare que tenho meus projetos listados à esquerda e
todas as tarefas que ainda devo executar. O Things tem a
capacidade de mostrar os projetos e as coisas que eu ainda devo fazer
e que estão em aberto. Ao lado de cada tarefa, temos a lista à qual ela
pertence. Em um caderno, você teria essas listas separadas em páginas
distintas, com marcadores. No caso de pastas, você teria uma pasta para
cada lista. Isso vai depender de como você quer se organizar. Essas formas
podem ser encontradas na literativa GTD/ZTD de uma forma melhor.

4. Faça! 

Agora que listou, separou e organizou tudo o que você deve fazer, é hora de se
colocar ao trabalho.

No início do dia, separe alguns minutos para visualizar e organizar o que você fará durante o dia. Abra suas listas e escolha o que você fará, de preferência por prioridade. Antes de começar:

• Algumas tarefas precisam de tranquilidade pra serem feitas e outras
  são mais “mecânicas”. É uma estratégia boa deixar as tarefas que
  requerem mais atenção e decisão para a parte da manhã, pois durante o
  dia, a tendência de coisas inteferirem em seu foco e seu humor é grande.
  Deixe o que for mais mecânico para depois das coisas que precisam ser
  feitas com calma e análise.
• As tarefas rotineiras podem ficar fixas em sua lista. Coisas como
  “ver e-mail” e “ver andamento projetos” não precisam ser nem
  processados. 

Para realizar tarefas, principalmente para quem têm  outras coisas envolvidas e que também precisam ser realizadas, você precisa de foco. Muitas pessoas, principalmente com o advento do computador, ou um ambiente propício a interrupções
contínuas e incessantes, simplesmente não conseguem manter o verdadeiro
“foco” numa tarefa por vez. Temos MSNs, Twitters, Facebooks, pessoas,
toques de telefone e tudo o que pode contribuir para você perder o foco.

Um segundo impeditivo é a questão do trabalho contínuo. Manter o foco por horas a fio é um grande impedimento para muitas pessoas. Essa é uma tarefa cansativa e que precisa de muita disciplina para se alcançar o verdadeiro espírito zen e se manter assim por tanto tempo.

Depois de muita pesquisa e tentativas frustradas, conheci na época, com meu sócio e amigo Jeveaux, a técnica do Pomodoro. Esta técnica consiste num método de se manter focado por 25 minutos em uma tarefa. A esse intervalo de tempo, dá-se o nome de Pomodoro. Mas o mais interessante
não é apenas o foco, e, sim, o sistema de auto-recompensa dada pela técnica. A cada pomodoro feito, você ganha 5 minutos pra fazer o que quiser.
Abrir seu e-mail, ver seu twitter, falar com alguém no MSN. Isso pode
parecer contra-producente, mas na verdade é totalmente o contrário. Sua
produção focada corresponde (e até excede) sua produção normal, na qual você
não tem tempo de parar, respirar, tomar um café ou algo do tipo. Você
“institucionaliza” seu descanso e isso não vira mais um sentimento ruim
de procrastinação.

“Pomodorar”, basicamente, segue estes passos:

• Escolha uma tarefa;
• Ligue o timer para contar 25 min;
• Esqueça o planeta e feche tudo o que tira sua atenção;
• Quando acabar o tempo, risque um pomodoro pra tarefa;
• Descanse por 5 minutos;
• Volte pra tarefa e execute os passos anteriores até concluí-la;

Para ajudar nesse dia-a-dia, você pode (e deve) usar uma folha
simples para anotar suas tarefas e colocar quantos pomodoros você acha
que gastará para realizá-las. Aqui existe um detalhe muito interessante: a quantidade de pomodoros você consegue fazer por dia. Um dia de trabalho de 8
horas comportam uma média 14 a 16 pomodoros. Uma hora é, em média,
dois pomodoros e duas pausas de 5 min. Isso é uma ótima oportunidade de
você ver o que realmente consegue produzir com o passar dos dias e
prever, sem sobras, sua capacidade de produção. 

Porém, no começo pegue leve com você: que tal começar fazendo 5 pomodoros num dia e depois ir aumentando conforme você perceber que consegue se focar?

Para pomodorar, além do timer, você precisará de um papel e de uma
caneta para escrever suas tarefas e os pomodoros que você vai executar.
No site oficial da técnica Pomodoro, eles têm uma folha modelo que você pode usar suas tarefas, com esta abaixo:

O que fazer:

• Escolha suas tarefas;
• Transcreva-as para sua folha de pomodoros e coloque um número estimado, se houver, de pomodoros para realização da tarefa;
• Execute o pomodoro.

Outra coisa interessante nos pomodoros é como você marca as interrupções.
Para cada interrupcão que você tiver, dê um risco na folha. Isso vai
tornar claro o quanto elas estão te atrapalhando e lhe dará argumentos
reais para cortar algumas coisas. Se, por exemplo, o telefone te
atrapalha muito nos pomodoros matinais, desloque as coisas que precisa
de mais atenção para a tarde, ou pare de atender as ligações. 

5. Revise suas listas frequentemente

Você agrupou suas demandas, separou-as em histórias, depois em
tarefas. Depois, separou todas e agora sabe como executá-las toda
semana de forma ordenada e organizada. 

Depois de tudo, o que importa é manter o ciclo de coleta e,
principalmente, revisar. Várias coisas podem fazer sentido em algum
momento da sua vida de forma mais pontual, mas, depois de uma semana, ou
mesmo dias podem não fazer mais. Por exemplo, se eu estava
pesquisando por financiamentos e encontro um, não preciso ficar com várias tarefas relacionadas a isso em minhas listas.

Para manter o foco no que realmente importa, é importante revisar sua lista a cada quinze dias, mais ou menos. Um intervalo menor do que esse acabará tornando a atividade um experiência
cansativa e mais do que isso: pode manter alguns itens que estão
tirando sua atenção.

6. Evite se frustrar a qualquer custo

E finalmente: evite dar o passo maior que a perna. Isso pode
trazer exatamente o que um sistema de organização e mudança de hábitos
quer evitar: a frustração.

Se você quer correr uma maratona, você tem que primeiro dar umas
caminhadas, depois algumas pequenas corridas de um minuto, para, finalmente, conseguir correr todo o percurso proposto. Você vai melhorando vários aspectos para alcançar o objetivo: velocidade, resistência, alimentação e
disciplina. Mas se você um dia você ficar com preguiça, ou comer desregradamente, não se martirize ao ponto de achar que nada mais vai dar
certo.

A mudança de hábitos para se organizar também conta com o
treinamento e adesão de novos costumes. Não tente mudar da
noite pro dia. O que deveria ser uma tarefa prazerosa e com aquele
sentimento de superação, vai acabar se tornando uma torrente de
frustração.

A ideia deste artigo é dar uma ideia de como começar e se
estruturar. Provavelmente ele pode ter lacunas de linha de pensamento, ou
mesmo explicações que não foram dadas da maneira mais clara possível.
Se por um lado é ruim, por outro, é legal pelo fato de ter causado não
apenas interesse, mas também indagações sobre como pode-se melhorar esse
processo. Sintam-se à vontade para perguntar!

Recomendo aos que queiram se aprofundar no assunto – principalmente em XP e ZTD, que leiam os links abaixo:

• Zen Habits (blog do criador do ZTD, Leo Babauta)
• e-book do ZTD traduzido
• Pomodoro Technique (site oficial)
• A Arte de Fazer Acontecer (livro David Allen sobre GTD – link pro Buscapé)
• Página de XP (Extreme Programming) da ImproveIt
• Efetividade.net (site sobre efetividade muito bom)
• Blog dos brothers da Bluesoft (sempre com ótimos conteúdos)

No mais, sucesso a todos e bons pomodoros.