Eu sempre fui um cara que defende a máxima “gentileza gera gentileza” e que é extremamente fissurado em estudar coisas que melhorem não só a minha qualidade de vida, mas também a das pessoas a minha volta. Desde eventos, até palestras e artigos; a ideia é sempre ajudar todo mundo, compartilhando as minhas experiências.

Todo mundo me pergunta bastante sobre GTD/ZTD e o uso de pomodoros, mas nunca falei como os uso na prática, dando um exemplo real do meu dia-a-dia. Como foi que isso me ajudou; como me atrapalhei no inicio; como me virei com as interrupções? Vou tentar resumir tudo em um artigo e quem sabe, assim, ajudar alguém que tem interesse em começar a suar pomodoros, mas não sabe exatamente como. 

Para começar

Para começar a pomodorar, além de saber como se faz (você pode ler isso aqui, aqui e aqui) eu uso:

• um timer;
• para Mac, eu recomendo o pomodoro;
• para outros sistemas (Windows ou online), existem essas várias opções;
• se o seu trabalho não for com computador, para o iPhone existe um gratuito bem interessante, chamado PomodoroLE – ou qualquer coisa que você possa setar 25 min para o pomodoro e os 5 min de descanso;
• um moleskine ou bloco de folhas que seja razoavelmente grande para poder escrever a vontade. Não precisa ser uma folha A4, mas que não seja menor que uma folha de agenda;
• lápis e borracha, porque assim você pode anotar, apagar e fazer o que quiser
• se você trabalhar com mais gente, um (ou mais) sinalizador(es) para que as pessoas saibam que você está no meio de um pomodoro. Esse sinalizador pode ser um papel escrito “Estou pomodorando”, ou outras coisas, como vou explicar abaixo.

A preferência por um papel para anotar seus pomodoros é uma questão de praticidade: a toda hora você terá interrupções e em alguns momentos, novas coisas que poderão se tornar novos pomodoros. Isso vai se tornar claro para você com o passar do tempo. A ideia de ter um caderno para isso é para que você possa fazer o balanço semanal e diário dos dias anteriores de pomodoro e assim saber exatamente o que você gastou, o que deu certo e o que não deu.

Início do dia: planejando os pomodoros

Toda manhã, antes de fazer qualquer coisa, eu tiro um pomodoro para planejar o que farei durante o dia. No início, fazia isso rápido e sempre descobria que esquecia algo. Eu era muito pessimista (marcando poucos pomodoros) ou otimista demais, pensando que “cada pomodoro tem 25 minutos e temos 5 minutos de descanso entre cada um deles; então, um dia de 8 horas de trabalho tem 16 pomodoros”. Na prática você precisa ser um monge zen-budista extremamente centrado, vivendo em um mosteiro, para fazer a coisa acontecer assim.

No dia-a-dia, em um tipo de caos ordenado, você sempre tem o cafézinho, o telefone, o amigo do lado que conta uma piada, reuniões urgentes e tudo mais que tendem a tomar parte desse tempo. Não se frustre: marque os pomodoros que você cumprirá com certeza e foque nas tarefas que realmente precisam de atenção total.

Bom, eu inicio o pomodoro, abro o moleskine e dedico uma página apenas para os pomodoros. Começo escrevendo as tarefas que são as mais importantes com a previsão de pomodoros para elas. Sempre que possível, tento separá-las por assunto/ projeto, para que eu saiba exatamente quanto de esforço eu espero gastar em cada coisa.

Então, o exercício mental é: “o que tenho para fazer hoje? Quantos pomodoros eu vou gastar?”. Nessa hora, criei algumas regras para me ajudar a não ser nem pessimista, nem otimista demais:

• nenhuma tarefa pode ultrapassar cinco pomodoros (2h30m de trabalho). O motivo é simples: tarefas muito longas e complexas são mais fáceis de completar quando a gente as quebra em pedaços menores. Além de mais fácil, matar tarefas faz um bem danado à motivação;
• utilizo sempre de doze a catorze pomodoros por dia. O restante do tempo eu separo para ler e-mails, tirar minhas dúvidas sobre alguma coisa, ou sanar as de alguém, ajudar em outras coisas e por ai vai;
• marco as tarefas mais importantes com asteriscos e tento conclui-las o mais rápido e com a maior prioridade possível;
• pomodoros (urgentes e não planejados) que aparecem durante o dia entram com a menor prioridade possível se a situação permitir;
• reservo sempre dois pomodoros para ler e responder e-mails, sendo um pela manhã e outro na parte da tarde.

Ontem, minha lista de pomodoros foi:

1. loja;
2. fazer tela de cadastro hotsite (3 pomodoros)* ;
3. buscar dados via REST (3 pomodoros)* ;
4. mostrar dados do hotsite no formulário (2 pomodoros);
5. Giran;
6. fazer textos site novo (2 pomodoros);
7. parear com os estagiários (2 pomodoros);
8. ler/responder e-mails (2 pomodoros).

Como na folha geralmente sobra espaço, escrevo minhas tarefas mais rápidas numa seção “Tasks” no rodapé da folha. Essas são tarefas que geralmente não levam mais do que 5 minutos para serem feitas, como uma ligação, um e-mail rápido ou qualquer coisa desse gênero, mas que você precisa realizar. Por exemplo, minha lista de Tasks de ontem foi:

• fazer inscrição QCon;
• ver andamento do site novo;
• marcar cardiologista* ;
• pagar condomínio* ;
• pagar GVT*.

Algumas vezes, essa lista tem apenas coisas pessoais, mas muito pontuais. Muitos dos assuntos que temos que resolver, infelizmente, temos que fazê-los em algum espaço de tempo que temos durante o dia, como pagar uma conta, ir ao banco ou resolver algo na rua. Ter essa lista junto da lista de pomodoros ajuda muito, pois você pode resolver algo em um momento entre um pomodoro ou outro e também saber se não vai dar tempo de fazer algo e tomar alguma providência: remarcar um encontro ou passar a tarefa como prioridade para o outro dia. 

Minha folha (essa é a do 11 de abril) ficou assim:

Durante o dia: pomodorando pra valer

Depois de planejar os pomodoros – e já começando a contar o break de 5 minutos -, a primeira coisa que faço é dar uma olhada rápida na caixa de e-mail e ver se vou ter que gastar meu pomodoro de leitura/ resposta de e-mails. Isso é importante porque alguns e-mails chegam a noite e precisam de algum tipo de feedback o mais rápido possível. É o break de pegar água/ café e se ajeitar na cadeira…

Aliás, se o que você vai fazer depende muito do que você recebe no e-mail, você pode mover esse pomodoro para ANTES de planejar seus pomodoros do dia. Vai ser muito mais efetivo. 

Pego a primeira tarefa mais importate e inicio um pomodoro. Quando inicio, eu sinalizo para as pessoas que estou pomodorando tanto virtualmente (usando o programa de pomodoro que coloca uma mensagem automática no messenger pedindo para aguardar 25 minutos) quanto fisicamente (colocando fones de ouvido, fazendo cara de concentrado, ou usando a tática do papel com a frase “estou pomodorando!”). É importante você fazer as pessoas respeitarem seu tempo e você tirar de sua vista qualquer coisa que atrapalhe. Fechar o messenger (se puder), o twitter, facebook… Tudo que possa te tirar a atenção. A magia do pomodoro só funcionará se você realmente manter o foco na tarefa.

Se você trabalha em ambientes bagunçados (no bom ou mau sentido), barulhentos ou com muita gente (como eu), propícios para interrupções frequentes, apele para o bom senso e compreensão mútua. As pessoas hoje já se acostumaram com o fato deu fazer pomodoros o tempo todo e não me incomodam mais quando estou em meu estado de pomodoro.

Faça um adesivo escrito “Estou pomodorando” ou utilize um timer que todos possam ouvir quando inicia e quanto termina. O que importa é que você consiga passar a mensagem de que seus 25 minutos são importantes para você e que só deve haver interrupção se realmente for necessário.

Tente fazer um pomodoro em dupla ou um pomodoro comunitário. Em dupla de trabalho isso funciona muito bem e vou começar os testes em breve com grupos maiores (experiências serão postadas em breve).

Trim!!! O pomodoro acabou e começou o break de 5 minutos. Eu marco um pomodoro na minha folha e olho o que tenho que fazer em seguida. O break de 5 min do pomodoro foi feito para que as pessoas descansem. O descanso não quer dizer necessariamente gastar o tempo navegando em sites ou olhando para o nada. O descanso foi feito para que você possa arejar a cabeça e digerir o que foi feito no pomodoro anterior. Tome um café e se prepare para o próximo!

Eu aproveito esses breaks para resolver coisas rápidas também. No tempo de um break eu verifico se existe alguma tarefa rápida que eu possa concluir e me livrar dela. Essa prática tem me ajudado a resolver muita coisa em tempo que eu nem sabia que existia. Ontem, quando terminei a tarefa pela manhã, aproveitei para ligar e marcar rapidinho o cardiologista (saúde sempre em primeiro lugar). Menos uma tarefa para concluir!

O break termina e o ciclo se repete durante todo o dia. É importante relembrar que depois de quatro pomodoros, o break é maior, sendo recomendado geralmente entre quinze a trinta minutos. Na prática, nunca passei de dez. O motivo é o bom senso: quinze minutos é tempo demais para “descanso”, já que ele vem diluído durante o dia, na ida ao café; na volta do almoço ou no início da manhã. Todos sabem que na prática, das oito horas, nós trabalhamos efetivamente durante sete horas (ou menos).

Final do dia: revisão dos pomodoros e reflexões

Quando termina o dia, é hora de contabilizar os pomodoros e tarefas feitas. Esse momento pode ser feito tanto antes de ir embora, quanto em casa. O importante disso é poder levantar o que foi resolvido, o que não foi, o que mais causou interrupções… Enfim, preparar a cabeça para a lista do dia seguinte, sem pressa.

Esse momento ajuda (e muito) a tornar o planejamento do dia seguinte mais pé no chão. Muito do que aconteceu (ou deixou de acontecer) durante o dia pode refletir de várias formas no dia seguinte. Por exemplo, ontem eu não consegui concluir a tarefa de recuperar os dados via REST e a tarefa durou cinco pomodoros ao invés de três. Ou seja, errei minha previsão em quase 50%. Por que? Essa pergunta revela coisas que podem tornar sua precisão muito maior nos próximos planejamentos.

No caso de interrupções, os meninos discutiram bastante sobre uma nova funcionalidade na sala com ânimos mais exaltados na hora de defender conceitos. Isso geralmente acontece a tarde por volta das 16h. Será que se eu colocar as coisas que merecem mais foco e concentração para parte da manhã eu terei um aproveitamento melhor, devido à menor distração? Ou será que foi algo pontual?

A revisão, tanto quanto o planejamento, vai mostrar sempre o que deu errado e o que deu certo no seu dia, assim você pode corrigir ou intensificar algo. O importante é transformar esses acontecimentos em aprendizado.

A revisão das tarefas rápidas também é válida. Descobri que minha namorada pagou a conta de internet, então, eu já posso cortar isso da minha lista de amanhã. Mas pagar o condomínio continuará lá. 

Essa é o meu uso cotidiano de pomodoros. Muito do uso do pomodoro vai do ambiente em que você trabalha ou vai utilizá-lo. Ele precisa ser algo que lhe traga satisfação e sentimento de produtividade e não algo frustrante. Portanto, comece leve: seis a oito pomodoros por dia são uma ótima pedida.

Acredite e persista: existem dias que seu foco estará um lixo. Tente fazer menos pomodoros: se cobre menos e tente trabalhar dentro de um caos ordenado. Todo mundo tem “aqueles dias”.

No site do pomodoro tem folhas padrão ótimas para isso e uma folha resumindo de forma rápida a técnica pomodoro. 

No próximo artigo vou falar um pouco de ZTD na prática, que é onde guardo todas as minhas Tasks.

E para vocês, bons pomodoros!