Muitas empresas só passam a se preocupar com a qualidade do seu cadastro quando atingem certa maturidade e enxergam nele a oportunidade para desenvolver novos negócios com os seus clientes e com maior conscientização dessa importância.
 
É a partir desse start que passam a envolver e a engajar os seus colaboradores e todos aqueles que fazem parte da cadeia receptora e mantenedora do dado cadastral, em torno de uma única causa, cuidar de um dos ativos mais importantes da companhia: a informação.
 
Enquanto isso não acontece, assistimos a situações e frases como: preencher todo esse cadastro irá tomar o meu tempo e do cliente e acabo perdendo vendas. Não vou preencher! O cliente não vai informar os seus dados! Vou cadastrar somente os dados que acho importante pra mim ou então os que são obrigatórios no sistema. Nem sempre são os mesmos para a empresa como um todo e ainda deixa de existir um padrão! Descobri que se digitar o CEP de uma determinada região, o sistema pode não liberar o crédito ao cliente. Vou informar aquele que melhor me convém, assim o sistema irá aceitar o cadastro. A informação capturada é fraudada!
 
Essas são frases que, embora pareçam exceção à regra, são comuns no ambiente corporativo. As áreas envolvidas na obtenção dos dados devem entender que, ao solicitar o preenchimento de um cupom ao cliente ou disponibilizar o cadastro dele de forma correta no sistema da empresa, estão contribuindo diretamente para melhorar a qualidade do seu trabalho, para a geração de novos negócios a si próprio e à empresa, e para estabelecer ou melhorar o relacionamento com o cliente ao longo do tempo. Todos ganham no curto, médio e longo prazo!

O melhor de tudo é que existem soluções de negócio e sistêmicas disponíveis no mercado, para esses cenários.
 

Quais as soluções? Tecnologia em prol da gestão dos dados

 
Conhecemos as tecnologias, as metodologias e as informações disponíveis sobre a importância da qualidade da informação para as organizações, o que precisamos é colocá-las em prática.

Difundir a cultura da importância de se obter dados consistentes deveria ser o primeiro passo. Mas nem sempre há tempo para isso. O ideal é se utilizar de soluções desenvolvidas por empresas especializadas na verificação da consistência e da correção dos dados cadastrais na entrada da informação, ou seja, nos formulários de cadastros, e também nos repositórios existentes, seja em sistemas proprietários, ou em websites, enquanto a cultura é difundida.
 
Reconhecer as pessoas envolvidas, oferecer ao cliente um mimo pelo cadastro, como um brinde ou um desconto, bem como uma premiação à área de vendas ou atendimento etc, por cada cadastro preenchido corretamente é uma alternativa.
 
Informar ao cliente quais dados cadastrais são obrigatórios, qual será a utilidade deles e com quem será compartilhado, parceiros etc ou se não serão, bem como solicitar o optin também é recomendado.
 
É importante que todo cadastro tenha regras de consistência dos dados já na entrada da informação, a fim de consisti-las e padronizá-la em caixa alta, ou caixa mista (alta e baixa), à medida que as mesmas são imputadas nos sistemas. É algo que pode contribuir muito na padronização e na qualidade dos dados e poupar tempo na hora de se realizar uma ação personalizada utilizando a base de dados capturada.
 
A consistência pode ser feita para os seguintes atributos de um cadastro de clientes, seja ela inserida no sistema pela empresa ou cliente: CNPJ e CPF, Inscrição Estadual, Nome, Data de Nascimento, Razão Social, Endereço, E-mail e Telefone.
 
As validações podem ser aplicadas em real time: verificando se o que está sendo digitado no campo é realmente o conteúdo solicitado ou desejado pela empresa e se o mesmo está correto como, por exemplo: crie campos para solicitar o primeiro nome e o segundo em Box separados. Dessa forma, a pessoa responsável pelo cadastro irá entender que a empresa necessita de ambas as informações, e não somente do primeiro nome. Nos casos onde o formulario contém um único Box para nome, na maioria das vezes as pessoas informam somente o primeiro nome ou então um cod-nome.
 
Quando o cadastro é um contato de pessoa jurídica, é importante solicitar o nome da empresa, o cargo e o departamento em Box independentes. Dependendo do tamanho da empresa e da posição da pessoa que está solicitando o contato ou se cadastrando, a empresa terá informações que irão ajudá-la a iniciar a abordagem.

Se for solicitar CPF, CNPJ ou Inscrição Estadual, é possível calcular o dígito verificador e validá-lo tecnicamente, ou então se certificar se o mesmo já existe no banco de dados da empresa e, com isso, evitar a entrada de dados duplicados.
 
As regras visam facilitar, agilizar e garantir a consistência do cadastro no preenchimento correto dos dados como, por exemplo: validar literalmente a estrutura do e-mail, ou seja, há um @, o domínio é existente? Outra opção é enviar um e-mail ao cliente, após o cadastro, para certificar-se da validade do mesmo e aproveitar para informar algum dado como login, senha etc.

Em alguns cadastros, o e-mail é solicitado duas vezes, sendo a segunda com uma confirmação do e-mail, não permitindo copiar e colar, exigindo a digitação novamente do mesmo.

Para o telefone, o ideal é separar por DDD, número ou ramal.
 
Quanto à data de nascimento, existe a possibilidade de verificar se no campo mês está sendo informado algum número maior que 12 ou então utilizar-se de campos de pesquisa disponibilizando as opções de dia, mês e ano aos clientes.
 
Outro fator importante é disponibilizar a busca do logradouro (endereço completo) através do CEP informado pelo cliente. Ou então disponibilizar ao lado do campo CEP, no formulário de cadastro, a opção de consulta ao site do correio, para aqueles que desconhecem o CEP; estruturar a captação do endereço de acordo com a base de dados do DNE (Diretório Nacional de Endereços) do correio, como, por exemplo: um Box para cada atributo como: tipo de logradouro, logradouro, número, complemento, bairro, cidade, estado e CEP. Para o campo tipo de logradouro, é indicado usar a opção de pesquisa para opções existentes como: Rua, Av, Rod etc e vale o mesmo para o campo estado SP, RJ, MG etc.
 
Verificar a duplicidade de cadastro, ou seja, se já existe no banco de dados também é uma dica para otimizar a gestão da base. Isso pode ser feito através de cruzamentos por meio de chaves de consultas, como CPF ou CNPJ ou na ausência de ambos, há a opção de utilizar matchcodes de soluções de tratamento de dados disponíveis no mercado.

Cada negócio tem a sua peculiaridade de cadastro de um novo cliente, algumas se limitam a capturar apenas o e-mail e em outros casos o nome e o e-mail. Outras exigem cadastros extremamente complexos.
 
Independente de qual seja a realidade, existem soluções técnica e de negócio para todas elas como, por exemplo: a inclusão do CEP, para os cadastros que solicitam o nome, e o e-mail irá ajudar na identificação da região, da qual o cliente está se cadastrando. Por experiência, a redução do número de cadastrados ao se solicitar o CEP é mínima e tem o ganho de se obter a informação necessária para ações de marketing direto ou localização de pessoas.
 
Alternativas como capturar dados por etapa, na medida em que o cliente demonstra interesse pelo serviço ou produto e segue no processo de compras ou de cadastro na internet, onde os dados são solicitados por níveis de interação, também podem ser adotadas. Inicia-se pelo CPF, Nome e E-mail e somente quando a compra se finaliza, é solicitado o endereço. É uma ótima opção para estimular o cadastro e não inibi-lo.
 
Existe também a possibilidade de integrar os sistemas das empresas via WebService com os softwares de birôs de informações, sendo útil no cadastro através do Call Center, ou no ponto de venda, ou mesmo via URA, simplificando e tornando íntegro o processo de cadastro de novos clientes.
 
Se a empresa encontra dificuldade em criar um formulário contendo essas regras de consistência na entrada dos dados, existem empresas no mercado especialistas nesse assunto.
 
Mesmo sendo uma empresa de pequeno porte, não se iniba, inicie o seu cadastro de cliente, a partir de uma planilha de Excel, ou mesmo de software free de gestão de clientes disponível na internet. Mas é importante estar consciente que mais vale gastar alguns minutinhos e cadastrar os dados de forma correta, solicitar somente o que é necessário, não se esquecer de pedir o CPF ou CNPJ, seja para cliente ou fornecedores, do que fazer de qualquer jeito e descobrir que, com o tempo, não se tem um banco de dados consistente, mas sim um banco de dados desqualificado.

Independentemente do tamanho da empresa, o que devemos evitar é o que ocorre normalmente, mesmo com grandes companhias, que passam anos e anos capturando somente um nome ou endereço, em outros casos só o email. Quando percebem que não dispõem de um cadastro íntegro, que pouco se pode fazer com o mesmo, muito tempo já se passou e oportunidades de incrementar a receita foram e ainda estão sendo desperdiçadas.
 
Lembre-se: se você não está fazendo, a concorrência está.
 
Com informações confiáveis, a empresa consegue desenvolver-se mais rapidamente que seus concorrentes e, assim, aumentar o seu número de contatos e ofertas, seja por mala direta ou e-mail, ou mesmo por ligações telefônicas. Conhecer o perfil do seu cliente, desenvolver abordagens adequadas, buscar prospects, mailing list de pessoa física ou jurídica, de acordo com o perfil dos melhores clientes, são tarefas essenciais.
 
Para as empresas que já dispõem de um banco de dados e encontram dificuldade em organizá-lo e/ou enriquecê-lo e/ou unificá-lo, algumas empresas no mercado oferecem soluções de enriquecimento, atualização, tratamento de dados cadastrais e de duplicação.