Você é organizado? Já tentou se organizar pra trabalhar melhor? Sua forma de organização lhe permite trabalhar de forma efetiva e com qualidade de vida?

Me fiz essas reflexões à alguns dias e me considerei uma pessoa moderadamente organizada na vida profissional, mas ainda num caos quando se trata de contas pra pagar e tarefas pessoais. Isso era um tanto diferente, mas com sorte hoje estou bem melhor. Consegui ajeitar o caos com a ajuda de alguns tarados por organização, como meu sócio Paulo Jeveaux, além de algumas ferramentas que hoje me fazem trabalhar menos mas com mais efetividade.

Afim de compartilhar experiências e inspirado pelo texto sobre Procrastinação do Jeve, acho que vale relatar o que estou usando hoje para organizar melhor o meu dia de trabalho.

Organizando as pendências e ideias

Antes eu ficava pensando e resolvendo os problemas sob demanda: os problemas iam se acumulando e eu anotava em papéis ou na minha finada agenda. O problema disso era que os papéis e a agenda me induziam à utilização de listas, o que nunca me deixava ter uma visão macro dos problemas que eu tinha.

Se eu começava com minhas pendências pessoais, deixava minhas pendências profissionais lá no final da folha ou numa folha avulsa. Essa forma de organização me levava inconscientemente à ficar rodando feito barata tonta lendo e vendo o que eu poderia resolver naquele momento.

Outro ponto negativo era quando eu iria resolver: as ideias acabavam se misturando as coisas que concretamente deveriam ser resolvidas, com datas de vencimento e tudo mais.

A solução foi repartir o processo em três fases:

01.   Organizar as ideias num mapa mental, de modo que eu tivesse uma visão macro e organizada de todas as pendências, ideias e tudo mais

A forma de organização agrupada e ramificada do mapa mental ajudou e muito a fugir das listas e assim conseguir enxergar de uma vez tudo o que eu tinha para fazer. E olha que tinha coisa pra caramba.

Estou usando ultimamente o MindMeister, que é online, gratuito e o melhor: você pode fazer brainstorms com outras pessoas em tempo real. Existem outras opções open source (como o FreeMind) e outras mais robustas e pagas como o MindManager.

02.  Decompor as pendências e ideias em partes menores e tarefas mais simples

Por exemplo, imagine que você tem a tarefa de fazer cartões de visita. Vamos pensar direito: será que a tarefa é mesmo apenas fazer o cartão? Eu fiz a decomposição assim:

• Fazer a arte do cartão
• Fazer orçamentos de impressão do cartão
• Escolher o melhor orçamento e enviar a arte do cartão
• Fazer o pagamento do cartão
• Buscar o cartão

Pronto! Agora tenho tarefas pequenas que eu posso resolver durante dois ou três dias em pequenos intervalos de tempo.

A decomposição das tarefas foi quase um exercício de refatoração de software: olhar, repensar e re-escrever. Esse exercício contínuo vai fazendo nosso bom senso crítico melhorar e assumir que somos atarefados e que o achismo não adianta muito.

Então, por que não tentar e conseguir fazer algo com aqueles 15 minutos de ociosidade em que você fica olhando pra tela sem saber o que vai fazer? Aposto que muitos tem esses momentos “E agora, o que eu vou fazer?”.

Outro ponto que ajudou muito foi meu contato diário com Scrum/XP na Giran. Ora bolas, será que se eu transformar minha pendência numa user storie e o que preciso fazer para resolver isso em tarefas não daria certo? Pior que deu.

Aí entra em cena as ferramentas de gerenciamento e organização de tarefas. Existem várias por aí mas a que estou usando e tem me dado um resultado surpreendente é a Things, da Cultured Code. A ferramenta permite você organizar tarefas com datas de expiração, sem data mas que precisam ser feitas e outras que você pode fazer qualquer dia desses. Além disso, o programa aceita tagear cada tarefa.

O pulo do gato da ferramenta foi a versão para iPhone: com isso eu tenho sempre as tarefas sincronizadas e alarmes tanto no meu Macbook quando no iPhone quando estou na rua. Perfeito.

03.   Definir as prioridades para serem feitas na próxima semana

Isso é feito continuamente e tem que ser feito num momento de tranquilidade, de preferência num ambiente relaxante de sua casa ou seu dia. Define-se para a próxima semana o que tem que ser feito, organizando isso por prioridade e importância.

Contas a serem pagas, ligações para clientes, processos com vencimento próximo ou definido, feedback de propostas e afins são geralmente os que entram nessa lista.

No caso das contas, é legal botar sempre elas com um dia da antecedência, para evitar problemas aos 45 do segundo tempo. Por exemplo, uma vez eu tinha uma conta pra pagar que minha transferência online não permitia pagar e acabei pagando juros à toa.

Em seguida vem as tarefas de trabalho dos projetos correntes, as ligações para resolução de pendências futuras e tarefas corriqueiras do cotidiano, além de leitura técnica (na Giran a gente tem uma hora diária de leitura) e coisas que não precisam de algo muito pontual mas precisam ser resolvidas logo.

Em terceiro lugar, eu penso: “Agora que já resolvi o que é prioridade e o que precisa ser feito em algum momento, o que eu vou priorizar dos meus outros projetos?“. Então dou prioridade aos meus projetos pessoais, leituras avulsas, pesquisa de alguma coisa nova fora do escopo e tudo mais.

Hora de trabalhar

No Things, as tarefas ficam organizadas em projetos. A Giran tem um projeto com várias tarefas e com tags comuns – por exemplo: “novosite”, “cursosdeverao” e por aí vai. Com elas distribuidas no meu Things, é hora de arregaçar as mangas.

O fluxo de trabalho então segue diário. Não que precise ser feito algo cíclico e repetitivo do tipo cara-cracha-cara-cracha. Esse tipo de ação é o que me induzia a tornar o cotidiano uma coisa difícil de aguentar. A idéia foi transformar o cotidiano em pontos que devem ser satisfeitos e não em uma check list de conferência.

Eu organizo as tarefas que vou fazer pela manhã e à tarde, sem definir exatamente a ordem delas. Por exemplo: eu sei que devo ligar para o Paulo para resolver um problema, mas vai ser algo que pode atrapalhar um pouco meu astral. Então pela manhã eu deixo pra fazer as coisas mais tranquilas, priorizando aquelas que eu TENHO que concluir no dia, e deixo pra resolver problema a tarde.

Muita gente acha que o trabalho de um desenvolvedor é apenas lógico, mas existe muito do criativo na resolução de problemas e estratégias – não no sentido de re-inventar a roda ou gambiarrar a coisas mas na definição da melhor solução.

E como criativos, sabemos que interferências, problemas e tudo mais complica mesmo o aproveitamento 100%. Por isso a regra é: faça as coisas de cabeça fresca e deixe para resolver, se possível, os verdadeiros problemas após fazer o que deve ser feito.

Mantendo o foco

Na hora de fazer a coisa em si, entra a necessidade de foco. Mas como manter o foco com Twitter, MSN, telefone e piadistas natos ao meu lado? Há algum tempo pensei até que eu tinha DDA (Disturbio de Déficit  de Atenção), tamanho eram os gaps e lags entre uma coisa e outra pra fazer.

Entrou em cena algumas opções tradicionais para manter o foco como fechar tudo e trabalhar com fones de ouvido. A coisa melhorou bastante depois do Pomodoro.

A Pomodoro Technique é uma forma de você trabalhar com auto-recompensa: você trabalha num box de tempo de 25 minutos focado numa tarefa apenas. Por exemplo, “Ligar para agência para ver como andam os cartões de visita”. Como eu já havia dito, o Paulo Jeveaux tem um ótimo post sobre isso.

Durante 25 minutos você se mantem COMPLETAMENTE focado nisso. Após os 25 minutos, você ganha um intervalo de 5 minutos para fazer QUALQUER COISA. Isso mesmo, qualquer coisa! Tomar um café, responder seu amigo no MSN, tuitar. Acabado os 5 minutos, é hora de fazer mais pomodoros. Depois de 4 pomodoros, você tem 15 minutos de intervalo – tempo o bastante até pra jogar uma partida de video game.

Pensei no início que isso quebraria meu raciocínio para tarefas mais longas, mas o que aconteceu foi que as tarefas se tornaram peças bem definidas dentro do meu turno matutino e vespertino de trabalho, já que entre o trabalho codando e existe todo o trabalho de gerência e resolução de problemas do dia-a-dia da Giran.

Resumindo a epopéia

Acredito que cada um tenha uma forma bacana de organização, mas quando realmente tive que começar a separar os problemas pessoais, de projeto e cotidianos profissionais, precisei de um foco de Jedi para manter a linha e tentar produzir a contento.

Existem várias técnicas e formas de organização, mas até para eu que sou assumidamente uma pessoa desorganizada, essa forma descrita no artigo deu certo e acredito que possa ao menos ajudar na vida de pessoas que vivem a 300 km/h no cotidiano.

Em poucas palavras:

1. Organizar TODAS as pendências num mapa mental para você ter uma visão macro de tudo o que você tem de pendente. De preferência organizando em grupos e subgrupos as pendências co-relacionadas;
2. Pegar cada pendência e tentar decompor em várias pequenas tarefas que possam ser concluídas em momentos separados, tornando assim a possibilidade de conclusão da tarefa menos penosa quando você tem um zilhão de coisas pra fazer ao mesmo tempo;
3. Com as tarefas separadas, catalogue estas num gerenciador de tarefas de forma que você possa agrupar por dia, prioridade e tags.
4. Escolher quais as tarefas serão feitas na próxima semana, priorizando contas, ligações e problemas que tem datas de vencimento. Em segundo lugar, relacionar o que se tem de trabalho normal e em último lugar os extras como leituras avulsas, visitas à sites esquisitos, pesquisa de coisas novas e tudo relacionado ao seu ócio criativo.
5. Manter o foco nas tarefas de forma individual e concentrada. Para quem tem problemas com isso, usar a Pomodoro Technique pode ajudar pra caramba.

Ufa! O post ficou meio longo mas espero que para quem chegou até essa linha curta um pouco.

Simbora!