Não importa o tamanho do projeto,
a abrangência, a complexidade, o curto prazo, o pequeno orçamento, a escassez
de recursos, as dificuldades de comunicação e de integração das equipes, ou até mesmo as
competências necessárias e as habilidades solicitadas. Há sempre um resultado que
deve ser alcançado através do projeto: o sucesso!

De todas as questões inerentes à
gestão de projetos, o sucesso é a única questão com a qual todos sempre terão
que conviver. Seja em projetos grandes ou pequenos, com alto
ou baixo nível de exigência, com tranqüilidade ou na correria, com direito a
fins de semana e feriados ou sem direito a nenhum deles, com reuniões
presenciais ou com vídeo conferências, o sucesso sempre estará permeando as conversas
relacionadas aos resultados do projeto. O propósito do projeto será sempre o
de criar resultados positivos para os envolvidos.

Em seu planejamento você deve
considerar todos os detalhes e minúcias, buscando o equilíbrio entre riscos e
oportunidades. Mas como o planejamento é de domínio público, infelizmente não é possível ter
todos os recursos materiais e humanos à nossa disposição, além disso todo projeto tem
algum ponto de limitação.

Sendo assim, fica a
pergunta: Como se preparar para esse
desafio?

Para tentar auxiliar,
recomendamos que sejam observadas as dicas abaixo com muita seriedade. Este itens colocados na prática em conjunto podem ajudar na grande maioria dos projetos:

• Faça o plano de projeto:

Garantir o sucesso do projeto começa por definir claramente o
objetivo do projeto. É imprescindível que todos os principais interessados estejam
alinhados para o significado do sucesso. O plano de projeto não
deve ter foco em detalhes da execução deste, mas deve sobretudo determinar
o objetivo que deve ser alcançado.

A chave para garantir que você
alcance o sucesso passa por um consenso sobre as expectativas de todos os
principais interessados no projeto. Não conclua o Plano de projeto
até que todos os interessados concordem com o objetivo traçado.

• Plano de gerenciamento de projetos:

Um plano de gerenciamento é fundamental para garantir o sucesso
do projeto, além de ser um documento que orienta as regras e instruções
referentes a este. O plano deve descrever diretivas, melhores práticas, ações táticas e operacionais. Deve também incluir métodos para um melhor
gerenciamento/acompanhamento do processo.

Tenha certeza que este documento fornece uma lista de atividades que contemplam todos os itens
essenciais da gestão e os níveis apropriados para a consistência, padronização e
uniformização.

• Registre todos os riscos:

Não há sucesso sem obstáculos e percalços. Em bom português,
obstáculos e percalços para os amantes do gerenciamento de projetos significam
riscos. Um bom gerenciamento de riscos não só contribui, mas pode ser uma
determinante fundamental para o sucesso do projeto.

Uma das três principais causas de
projetos fracassarem é um gerenciamento de riscos ineficiente ou problemático. O gerenciamento eficaz de riscos
inicia com o registro de todo e qualquer risco, que deve ser traduzido em
ameaças ou oportunidades para o projeto.

Este gerencioamento deve envolver e comprometer os
principais interessados no sucesso do projeto para mitigar os riscos evitando
que se transformem em problemas eminentes.

• Gerenciamento de tempo/cronograma:

O sucesso do projeto está inteiramente ligado ao prazo de
conclusão do projeto e também da execução das tarefas que o compõe.

É fundamental
definir detalhadamente as atividades específicas do cronograma que compõe as
várias entregas do projeto, sem perder de vista as dependências das atividades,
os recursos que precisam ser envolvidos em cada atividade, a estimativa de
duração de cada atividade, as atividades que podem ou devem ocorrer
paralelamente, além do acompanhamento e controle das mudanças do cronograma.

• Orçamento do projeto:

O orçamento considera
as necessidades de informação das partes interessadas no projeto. Diferentes
partes interessadas irão medir os custos do projeto de diferentes maneiras e em
momentos diferentes, por isso devemos garantir que o orçamento disponível será
suficiente para obter os resultados que traduzirão o projeto em sucesso.

Uma
regra básica é ter um fundo de reserva para o projeto, o que muitos gestores
infelizmente deixam de fazer e em alguns casos a falta de reservas cria um impacto
diretamente no sucesso do projeto – já que sem budget para pequenos ajustes,
alguns projetos acabam fracassando.

• Análise dos interessados:

Antes de partimos em qualquer aventura, nós gostaríamos de
conhecer a topologia do terreno. Existem
montes, vales, rios ou áreas de terra estéril? As respostas para estas perguntas
nos ajudariam a planejar como estamos a navegar no território.

Da mesma
forma funciona para projetos que gostaríamos de saber a análise das partes
interessadas. Haverá partes interessadas negativas para quem deve planejar
estratégias de mitigação?

• Plano de Comunicação:

É a área de conhecimento que concentra os processos necessários
para garantir a criação, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação e
destinação final das informações sobre o projeto de forma oportuna e adequada.

Todos os envolvidos no projeto
devem entender como as comunicações afetam o projeto como um todo. Nenhum projeto
deve ser realizado sem um plano de comunicação.

Planejando
“o quando”, “o quê” e “para quem”, além de comunicar as atualizações do
projeto, podemos antecipar situações adversas. A comunicação é essencial para o
sucesso do projeto.

• Lições aprendidas:

Todos os projetos nos trarão lições valiosas. Contudo, é preciso
que essas lições sejam documentadas e divulgadas como base de conhecimento para
outros projetos.

Há uma abundância de exemplos de projetos muito complexos em
que o descompasso entre a experiência do gerente do projeto e a complexidade do
projeto é um risco que deve ser mitigado ativamente.

Se existir uma base de conhecimento
acessível onde possam ser registradas e consultadas as lições aprendidas,
certamente haverá um ganho considerável para a execução do projeto e conseqüentemente
a base de conhecimento contribuirá para o sucesso da empreitada.