Como projetos, principalmente os de maior duração, chegam a atrasar seis meses ou até um ano? Simples, um dia de cada vez… Nesse artigo vou abordar uma das variáveis que, se mal definida, pode comprometer totalmente o prazo e conseqüentemente o custo dos projetos: Estimativa de tempo das tarefas.

Um dos maiores problemas na estimativa de tempo de execução de uma determinada tarefa é a falta de conhecimento do que é a qualidade do projeto. A qualidade está totalmente relacionada à expectativa do cliente. Quando um recurso se compromete com um determinado prazo, ele está naquele momento assumindo que ele fará X, Y e Z para atingir o objetivo W. Se porventura o cliente estiver esperando W e A, já teremos logo de saída uma estimativa errada em 100%, pois para executar A, o recurso usará tempo que não estava previsto no projeto. A solução para esse tipo de situação é manter sempre a equipe e o cliente alinhados ao escopo. Lembrando que o escopo de um projeto web competitivo pode mudar de uma semana para outra e em ciclos contínuos.

Em seguida temos o problema na estimativa do tempo da tarefa. Recursos com pouca experiência normalmente assumem uma estimativa de tempo menor do que a real, principalmente, porque naquele momento, a motivação é ajudar a equipe e de alguma forma mostrar serviço. Após algumas falhas e, conseqüentemente, punições, o recurso começará a superestimar o tempo de execução para garantir a entrega. Nesse segundo momento, os recursos com pouca experiência, geralmente ele são afetados pela “síndrome do estudante”. 75% de toda a margem de tempo proposta por ele é consumida executando apenas 25% da tarefa. Faltando alguns dias ou horas para o fim do tempo estimando eles só tem 25% do tempo para executar 75% da tarefa. A gordura fez com que eles relaxassem num primeiro momento e agora sob pressão existe um grande risco de atraso e ou de uma tarefa mal executada.

Uma técnica bastante efetiva uma minimizar os erros nas estimativas é o WideBand Delphi. Essa técnica é uma evolução do método Delphi e o “WideBand” foi atribuído devida a grande interação e comunicação entre os envolvidos no projeto para estimar tempos. A técnica consiste em levantar três estimavas de tempo: Otimista, Realista e Pessimista. Para ilustrar essa técnica vou considerar o desenvolvimento de um cadastro simples em flash e uma equipe técnica multidisciplinar composta de 5 pessoas e com apenas um desenvolvedor flash. Estudos mostram que quanto mais heterogêneos forem os perfis melhor será a estimativa. Para cada participante é pedido 3 estimativas, uma otimista, uma realista e uma pessimista. Após o registro das estimativas, cortaremos sempre os dois extremos: a mais alta e a mais baixa.

Estimativas (unidades em horas):

Otimista

2, 8, 5, 16, 12

Realista

4, 12, 8, 20, 16

Pessimista

8, 24, 16, 48, 32

Excluindo os extremos e fazendo a média de cada situação temos:

Otimista

(8+5+12) / 3 = 8,33

Realista

(12+8+16) / 3 = 12

Pessimista

(24+16+32) / 3 = 24

Complementando esses valores a formula originado do PERT teremos:

Estimativa = (Otimista + 4 * Realista + Pessimista) / 6

Estimativa = (8,33 + 4 * 12 + 24 ) / 6

Estimativa = 13,40

Com esse simples exercício você estimará o tempo de uma tarefa utilizando o conhecimento do grupo e não somente o do recurso que irá executá-la.

Mantendo sempre o olho no escopo atual do projeto e fazendo o exercício de estimativa de tempo em grupo, você já estará evitando as duas maiores causas em erros de estimativa de tempo e consequentemente do atraso de projetos.