Tão simples como 1, 2, 3: é assim que eu tenho planejado a Reunião de Retrospectiva (ou quaisquer outras reuniões semelhantes). Basicamente, eu sigo três passos simples: (1) definir o contexto, (2) preparação comportamental, e (3) selecionar e executar uma sequência de atividades.

1. Definir o contexto

Por que essa Retrospectiva (ou reunião) está sendo realizada? O que ela vai abordar? Retrospectivas, assim como qualquer outra reunião, são mais eficazes se os participantes alinham suas expectativas antes de entrar nelas.

Você pode começar com um contexto predefinido ou defini-lo em tempo real com os participantes. Mas ele deve estar claro para todos – “Este contexto retrospectivo é…”.

Abaixo estão alguns exemplos de contextos:

• Em 14 dias, nosso artefato deve chegar ao principal estágio de produção.
• O recurso XYZ explodiu na produção, inutilizando os servidores por duas horas até que o sysadmin conseguisse levantar a versão anterior do backup.
• Trabalhamos juntos no ano passado e trabalharemos juntos por mais um ano.
• Esta retrospectiva scrum quinzenal do time ABC. Estamos no Sprint 12 de 30.

Retrospectiva é apenas um tipo de reunião. Mas todas as reuniões se beneficiam de ter um contexto claro. Certifique-se de compartilhar o contexto de sua próxima reunião, e você vai notar as pessoas mais focadas e eficientes nela.

2. Preparação comportamental

No livro “Project Retrospectives: A Handbook for Team Reviews”, Norm Kerth introduz a diretiva primária, uma instrução destinada a preparar o cenário para a retrospectiva. Ela diz:

“Independentemente do que descobrimos, nós entendemos e acreditamos que todos  fizeram o melhor que poderiam, dado o que era conhecido na época, as suas competências e habilidades, os recursos disponíveis, bem como a situação enfrentada” – Diretiva Primária para Retrospectivas, Norman Kerth

A afirmação é valiosa para definir o tom da reunião. Torne-a visível para todos os participantes e leia em voz alta antes de executar sua atividade retrospectiva.

Qualquer reunião se beneficia de uma instrução de preparação comportamental. Veja duas outras sentenças de diretizas principais para a formação de equipes e futuras reuniões, respectivamente:

“Cooperação é o ato de trabalhar com outros e de agir em conjunto para realizar um trabalho. Equipe é uma parceria de pessoas qualificados, que sabem de seu valor como indivíduo, mas sabem que são ainda melhores juntos. Juntar-se é um começo; manter-se juntos é um progresso; trabalhar juntos é sucesso” – Diretiva Primária para Team Building (do livro Fun Retrospectives, Paulo Caroli e TC Caetano)

 

“Esperança e confiança serão alcançadas com o envolvimento efetivo e a vontade de prever o imprevisível. Temos aqui uma oportunidade única para criar uma visão inclusiva e juntos construir um futuro melhor” – Diretiva Primária para Futurospectivas (do livro Fun Retrospectives, Paulo Caroli e TC Caetano)

Considere a diretriz sobre o comportamento esperado para qualquer tipo de reunião. Os exemplos acima demonstraram ser eficazes para permitir que as pessoas saibam que comportamento é esperado delas. Você de fato espera alguns comportamentos positivos dos participantes de sua reunião. Escreva-os e fale para eles sobre isso. Você ficará surpreso com o resultado.

3. Selecionar e executar uma sequência de atividades

Uma atividade retrospectiva gera uma percepção para melhoria contínua. Isto acontece quando você coleta dados, verifica o moral da equipe, fala sobre coisas positivas, reconhece as pessoas e busca por melhorias. Essas atividades levam a equipe a refletir sobre o contexto dado, reforçam uma visão compartilhada e geram percepções.

É o momento de os membros da equipe sentirem que são ouvidos. Cada nota importante é escrita e reconhecida, portanto, visível para toda a equipe. As notas compartilhadas desencadearão conversas. São criados itens de ação. Junta, a equipe vai olhar para diferentes ângulos e perspectivas e aumentará o nível de consciência.

As equipes que têm retrospectivas regulares como reuniões recorrentes podem querer procurar por atividades alternativas. Combinando e variando as atividades, as retrospectivas de sua equipe serão divertidas, eficazes e gratificantes.

Para selecionar as atividades retrospectivas, sempre procuro uma atividade em cada uma dessas categorias (nesta sequência): energizadora, de verificação, prato principal, de filtragem e de encerramento.

Mas sua reunião não é uma retrospectiva?

O site FunRetrospectives.com não é apenas sobre retrospectivas. Ele também irá ajudá-lo para realizar formação de equipe ou reuniões de futurospectiva. Mas, mesmo se sua reunião não é nenhuma dessas, você ainda deve pensar em atividades para aumentar o engajamento e alcançar os objetivos esperados com a reunião. Seja criativo e surpreenda seus colegas com uma atividade bastante eficaz para a sua próxima reunião.

 

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Paulo Caroli faz parte do time de colunistas internacionais do iMasters. A tradução do artigo é feita pela Redação iMasters, com autorização do autor, e você pode acompanhar o artigo em inglês no link: https://www.linkedin.com/pulse/simple-1-2-3-create-killer-retrospective-any-meeting-agenda-caroli