Existem tarefas rotineiras que seriam melhor que uma máquina as fizesse. Tarefas repetitivas que geram pouco ou nenhum valor no dia a dia. Uma dessas tarefas é a atualização da Data Status do Microsoft Project, uma das ferramentas de gestão de projetos mais usadas no mercado.
Todo mês há aquela famosa reunião de resultados: os gerentes e diretores se reúnem para discutir sobre os indicadores da empresa. Mensalmente é feito um relatório que serve de base para a reunião, e nesse relatório os dados extraídos do Project se tornam informações e indicadores.
Como é um relatório mensal, é necessário ter uma data limite de análise. Convencionamos então que todo último dia do mês é a data limite de análise. Por exemplo, se forem avaliados os dados referentes ao mês de julho, a data de status ou data limite é o dia 31/07.
O impacto que a Data de Status tem é muito relevante, pois impõe uma data limite de analise, e isso interfere no Progresso, no Valor Agregado, no CPI, SPI, etc.
Segundo a Microsoft, Data de Status é:
“O Microsoft Office Project usa a data de status para exibir o andamento por linhas de andamento, inclusive informações sobre o andamento e não divisão em fases (como porcentagem concluída) em um projeto, ou para calcular os totais de valor acumulado. A data de status é igual à data atual (data de hoje), a menos que você especifique uma data de status diferente. Também é possível usar a data de status para determinar onde colocar o trabalho real e o trabalho restante no cronograma ao inserir informações sobre o andamento”.
“Geralmente você relata o andamento de um projeto em um dia definido por você — a data de status, como se diz no jargão do gerenciamento de projetos. Por exemplo, se quiser relatar os valores das vendas do último mês, defina a data de status como sendo o último dia desse mês. Ou então, se o prazo dos relatórios de andamento é sexta-feira, mas eles foram entregues depois da hora, era bom definir a data de status como sendo a sexta-feira antes de relatar as informações de andamento”.
Para alterar a Data de Status do Project é simples. Basta abrir o cronograma, fazer CheckOut pra você, depois ir em Projetos, Data de Status. Após isso basta publicar o projeto, fazer o check-in e fechar o cronograma.
Simples, né? Mas se torna extremamente maçante quando é necessário fazer isso mensalmente para 20, 30 cronogramas. Entrar em um por um e fazer isso, e ao final da retirada dos indicadores voltar a colocar ND na data para que use a data corrente na Data de Status.
É aí que entra a automatização com o VBA!
Eu criei, basicamente, três métodos no VBA que leem os nomes dos projetos de uma planilha de Excel e verifica se ainda estão ativos. Caso o projeto esteja ativo, passo o nome do projeto e o valor da Data Status que quero avaliar num outro método, que por fim realiza o processo de atualização.
Se VBA, métodos, parâmetros, for algo obscuro pra você, sugiro que dê uma olhada em minicursos e apostilas de programação em VBA ou envie um e-mail pra mim – terei o maior prazer em te ajudar. Você pode ter certeza que aprender VBA será um diferencial na carreira de gestão de projetos.
VBA é uma sigla para “Virtual Basic for Applications” e, de forma resumida, permite que o usuário aplique alguns recursos de programação em documentos do Microsoft Office.
Certo, vamos aos métodos!
Essa é a interface do VBA.
Nesse método eu abro uma planilha que tem os nomes dos projetos, percorro eles um por um e avalio se ele está ativo. Caso esteja, chamo então o método dataStatus e passo como parâmetro o nome do projeto e o valor da Data de Status. Depois do outro método rolar, eu armazeno na planilha o valor “1” para ter o controle dos projetos que foram atualizados, fecho a planilha e a salvo.
No início do método eu chamo a função Limpar, que realiza a limpeza da coluna na qual eu gerencio quais cronogramas já foram atualizados.
É nesse método que tudo acontece. Ele recebe o nome do projeto e a Data de Status. Ele também valida se o projeto já está aberto. Caso esteja, não faz nada, e caso o projeto esteja fechado, ele o abre, realiza o CheckOut, altera a Data de Status, realiza a publicação, o salva, realiza o CheckIn e o fecha.
O outro método, como realiza apenas a limpeza de uma coluna do Excel, não irei descrever aqui.
Com esses métodos é possível realizar a automatização do processo. Para se ter uma ideia, o processo que demorava um pouco mais de uma hora, agora é realizado em poucos minutos.
Para executar, é necessário selecionar o método AtualizaDataSatus, alterar a Data Status e mandar rodar o programa.
Obrigado por chegar aqui e até mais!
Fontes
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