Durante a implementação de métodos ágeis, chega um momento em que a cultura transcende o projeto, departamento ou área de desenvolvimento e começa a irradiar pela companhia. Neste processo, uma das primeiras áreas afetadas é o RH, que precisa se reestruturar para entender e apoiar a empresa.

Um grande aliado no desenvolvimento de um grupo e, por consequência, no desenvolvimento pessoal de cada membro, é o Scrum Master. Ele atua diretamente com o time, e por isso é capaz de traçar o perfil de cada membro, uma vez que ajuda a sanar as dificuldades e reforçar os aspectos positivos de cada um. Nas reuniões diárias e retrospectivas, as questões pessoais do grupo e do clima organizacional ganham destaque, o que pode ser uma fonte de informação para o RH.

Pensando nisso, comecei a pesquisar como estruturar o trabalho do Scrum Master para apoiar o colaborador e o time em sua evolução e manter um registro, tornando mais fácil o compartilhamento de lições aprendidas com outros times. Descobri várias formas de fazer isso e algumas premissas a serem respeitadas. Cheguei a um modelo que implementei recentemente e consegui resultados bastante interessantes.

A maneira que encontrei é dividida em três partes: a primeira visa acompanhar o membro do time, sanando suas dificuldades e potencializando seus pontos positivos. A segunda é uma avaliação do time, que tem como objetivo analisar quais forças estão agindo sobre a equipe do projeto e como tratá-las. Por fim, avaliamos como é possível utilizar as avaliações dos times para promover a melhoria contínua na organização e melhorar os resultados dos projetos.

Sessões de acompanhamento com os membros do time

Como ferramenta para essa primeira parte utilizamos uma planilha com um formato baseado na Matriz CHAOS. Com ela é possível identificar os conhecimentos, habilidades e atitudes dos membros do time.

A matriz possui treze competências divididas em dois grupos: técnicas e comportamentais. As competências são medidas do ponto de vista do colaborador, apoiado pelo Scrum Master. A aferição é feita em apenas três níveis: 1 é abaixo do esperado, 2 atende às expectativas e 3 supera as expectativas.

Entradas para sessão de acompanhamento:

• Resultado das retrospectivas;
• Situações reportadas nas reuniões diárias;
• Questões relevantes observadas pelo Scrum Master.

Saídas:

• Para cada aspecto apresentado com nota 3 ou 1, preenchemos uma justificativa para a competência e levantamos os pontos relevantes. Essas informações permitirão que a cada sessão de acompanhamento o próprio colaborador possa verificar sua evolução.

• Ações práticas definidas para corrigir aspectos negativos ou ressaltar aspectos que vão beneficiar o colaborador e o time.

Periodicidade:

• A cada três meses.

Para que a avaliação dos critérios não tenha um alto grau de subjetividade, é importante definir o que significa cada competência, alinhando a definição entre as equipes. Uma sugestão é criar um manual com a definição para cada aspecto, como o exemplo abaixo:

Neste momento, é importante ressaltar algumas premissas:

• A sessão de acompanhamento tem como foco ajudar o colaborador e o time a evoluírem, dentro do contexto do projeto;
• NÃO é uma avaliação do colaborador pelo seu Scrum Master;
• O próprio colaborador faz sua autoavaliação e levantar os pontos relevantes, apoiado pelo Scrum Master.

Vale ressaltar que o Scrum Master é um servo-líder, e não possui uma posição hierárquica sobre a equipe. Gerar uma avaliação de cada membro e repassá-la ao seu superior pode quebrar a confiança e a cumplicidade necessária para que o Scrum Master execute seu trabalho. O conteúdo dessas sessões de acompanhamento só deve ser levado ao superior com consentimento do profissional.

A avaliação do time

Após as sessões de acompanhamento, avaliamos o time. Neste ponto estamos falando de fato de uma avaliação. O objetivo é obter um baseline da situação do time, entender as forças que agem sobre ele, suas fraquezas/ameaças e oportunidades de melhoria. Para isso, utilizamos duas técnicas: a análise SWOT e Team Happiness (mastery, autonomy and purpose).

Análise SWOT

As entradas para esta avaliação são:

• Resultado das retrospectivas;
• Resultado das sessões de acompanhamento de cada colaborador;
• Ações e resultados da última avaliação do time (se esta não for a primeira).

Saídas

•         Problemas endereçados dentro do âmbito da equipe;
•         Ações para evolução do time;
•         Escalar problemas munidos de evidências;
•         Gerar lições aprendidas e histórico do time.

Team Happiness (mastery, autonomy and purpose)

Com base nos resultados da análise SWOT, avaliamos os três pilares do Team Happiness, sempre junto com o time.

Os objetivos desta etapa são acompanhar a evolução do time no projeto e manter um histórico, além de gerar uma base de comparação entre os times da companhia, de forma que seja possível identificar rapidamente quais estão apresentando alguma dificuldade em um dos pilares.

Escalando em nível organizacional

Com o resultado da avaliação dos times da companhia, é possível que grupos formados por PO’s e Scrum Masters se reunam periodicamente para trocar experiências e endereçar dificuldades. Nesta reunião, que pode ocorrer a cada mês, o objetivo é:

• Melhorar os processos de trabalho;
• Apresentar a evolução das ações do time;
• Pedir apoio nas dificuldades enfrentadas no projeto;
• Prover informações dos times para tomada de decisões da organização.

Neste contexto, a presença do RH ou de algumas pessoas estratégicas para a companhia é muito bem-vinda para ajudar a catalisar as mudanças e transformar a cultura da empresa.

Como aprimorar as reuniões de acompanhamento?

Para fazer uma “retrospectiva“ dessas sessões, um questionário anônimo com algumas perguntas-chave para todos os envolvidos pode ser uma boa pedida. Uma sugestão é utilizar ferramenta como SurveyMonkey ou Google Docs para rapidamente sumarizar e endereçar nas próprias reuniões alguma possível mudança.

Como medir se está sendo efetivo?

Neste nível são vários os indicadores que podem nos dar uma pista de quão efetivo está sendo o trabalho, mas sem dúvida indicadores relacionados a quanto os projetos estão entregando de valor são as escolhas mais acertadas, uma vez que o objetivo deste trabalho é fazer com tenhamos profissionais melhores e, por consequência, equipes melhores.

Ficou alguma dúvida ou tem alguma observação? Fique à vontade para comentar nos campos abaixo. Até a próxima!