Quem está à frente das empresas e dos times sempre ouvem pessoas dizendo que a teoria é diferente da prática. Pois bem, isso é a mais pura verdade, mas como ser eficaz na prática sem conhecer a teoria? Uma das maiores lições que levo da minha carreira profissional é o fato de ser um amante das literaturas e da teoria, pois é muito prazeroso quando você consegue aplicar o que aprendeu de teoria na prática no seu dia a dia.

Um dos maiores desafios das empresas são os desempenhos dos seus times, e esse desafio se torna ainda maior quando você tem um cargo de liderança ou gestão dentro de um time. Afinal, você é quem deve ser o maestro do time. O líder deve sempre absorver o melhor de tudo que ocorre dentro do seu time para saber lidar com cada uma das situações, ele, mais do que ninguém, deve ser o exemplo para cada um dos seus liderados.

Não podemos falar de time eficaz sem falar do seu líder, pois ele é o espelho e a figura que representa o seu time. Ele não é a pessoa mais importante do time, porém é a pessoa que deve fazer com que cada pessoa se sinta importante e envolvida com a entrega final do projeto. O time todo tem que sentir que fazem parte da obra e precisam se comprometerem com cada atividade que realiza. O maestro (gerente de projetos/líderes) deve apoiar e proporcionar condições para que cada pessoa do time possa fazer sempre o seu melhor.

Utilizando como base minha experiência profissional como Gerente de Projetos e líder, somados à toda paixão pela leitura, resolvi tentar contar um pouco sobre os fatores nos quais tenho como pilares na formação de times eficazes e que me auxiliam em cada empresa por onde eu passo e em cada time que trabalho. São fatores que você, como Gerente de Projetos ou líder de um time, deve se agarrar e trabalhar para que sejam seguidos e realizados da melhor maneira possível, construindo assim um time completamente envolvido e eficaz:

Metas e responsabilidades bem definidas

Todos nós sabemos que para que cada pessoa consiga realizar suas atividades de maneira eficaz, ela deve saber claramente o que se espera dela. Deixar bem claro quais são as metas individuais e do time é muito mais importante do que a própria realização das atividades. O time só irá entregar com qualidade e no tempo esperado se todos souberem exatamente o que e como deve ser entregue.

Assim como a clareza e a transparência das metas são importantes, as responsabilidades do time e de cada integrante também são muito importantes para a formação de um time eficaz. Todo time é composto por engrenagens que só funcionam quando trabalham em conjunto. Se uma dessas engrenagens parar de funcionar, o time não conseguirá êxito no final de suas entregas. Para uma comparação simples, um time de futebol entra em campo com 11 jogadores em suas partidas, onde cada jogador tem suas responsabilidades.

A meta e o objetivo são muito claros para todos: a vitória. Porém, mesmo com a meta clara, se cada jogador não fizer sua parte em campo (responsabilidade), as chances de se cumprir a meta se tornam muito pequenas. Ou seja:

“Deixe em um quadro de forma clara para o time, quais são suas metas e responsabilidades individuais e coletivas”.

Envolvimento e colaboração

Todo time necessita de líderes envolvidos, trabalhando junto com o time, e sendo o facilitador da colaboração entre todos.

A empatia, é muito importante quando falamos de envolvimento e colaboração. O fato de se colocar no lugar do outro ajuda a nos envolver com o colega de trabalho e também a colaborar com ele em suas atividades diárias. É muito importante salientar que o ser humano tem uma facilidade de lembrar de outras pessoas quando essas pessoas fazem algo que as façam se sentir bem. Ou seja, você, como Gerente de Projetos ou líder de um time, deve procurar fazer com que as pessoas sintam coisas boas quando estão com você. Com isso, elas terão sempre lembranças positivas quando estiverem trabalhando no seu time.

Ser exemplo, jogar junto, estar presente são características que carrego em todos os times que trabalho. Procuro estar com o time a todo momento, acompanhando de perto cada passo que eles dão, passando confiança e ao mesmo tempo companheirismo.

Se o projeto está apertado e o time resolve estender a noite ou nos finais de semana, estou sempre com eles, seja realizando testes, auxiliando em uma regra de negócios ou buscando o lanche. Esse fator é fundamental para contribuir com o girar das engrenagens, e principalmente para demonstrar que o time é composto por colaboração e envolvimento de todos.

Um time que tem um líder que não se envolve, que não está junto e presente, ou melhor, que não “calça os sapatos” do time, não conquista o respeito e admiração que precisa. Com isso, ele não consegue absorver o melhor de cada integrante do seu time, diminuindo ainda mais as chances de formar um time eficaz.

A frase mais utilizada nos últimos tempos dentro do time que atuo, reflete muito esse pilar do envolvimento e colaboração:

“Ou vai todo mundo, ou não vai ninguém” – Bruno Takemoto.

Comunicação direta e envolvente

O pilar mais importante quando falamos de time eficaz é o da comunicação. Assim como no Gerenciamento de Projetos, o fator principal do sucesso é a comunicação. Dentro dos melhores times, esse é o fator na qual devemos nos preocupar e trabalhar mais. É de responsabilidade do Gerente de Projetos e dos líderes, trabalhar e priorizar a comunicação entre os membros do time.

A comunicação está em tudo o que fazemos, e passa por todos os pilares que estamos falando nesse artigo. Não adianta definirmos as metas e responsabilidades do time, se não as comunicarmos de forma clara e direta para todo o time. Escreva no quadro da sala a meta do time, deixe em um local que todos consigam ler todos os dias. Isso ajuda o time a manter sempre o pensamento em suas metas e responsabilidades.

A comunicação só é clara e envolvente quando se faz da melhor maneira para o time. Um e-mail, uma reunião, uma mensagem de texto nem sempre são as melhores formas de nos comunicarmos. Os times são formados por pessoas distintas e de comportamentos variados, nós temos que estar sempre antenados para utilizarmos as melhores práticas de comunicação para nosso time.

Reuniões longas e excessivas, e-mails sem contextualização, críticas em público, tudo isso são pecados que nós, como líderes, não podemos cometer. Procure trabalhar sempre a comunicação entre todos do time, utilize de canais onde todos vão se comunicar e buscar informações. Trabalhe sempre a transparência entre todo o time.

Lembre-se, você deve fazer com que o time seja maduro e profissional o suficiente para se comunicarem entre si, seja para entenderem sobre um assunto, compartilharem conhecimentos ou até mesmo para receberem críticas construtivas de outros membros do time.

Resumindo:

“Trabalhe a todo tempo a comunicação entre o time, ela é o principal fator que fará com que todos estejam alinhados ao andamento do projeto e comprometidos com suas entregas”.

Confiança

Um dos pilares mais difíceis, porém, fundamental para um time é a confiança. Quando falamos de confiança em um time eficaz, estamos falando de confiança entre todos e não apenas entre o Gerente de Projetos e o time. Quando existe a confiança de todos, o trabalho fica mais simples e ele acontece naturalmente. Quantas vezes não trabalhamos em times onde ficávamos pensando que iríamos entregar nossa parte, porém tinha alguém no time que sabíamos que não entregaria a parte dele? Esse fato não acontece e nem pode acontecer em um time eficaz.

A entrega é sempre responsabilidade do time e não podemos falar de entregas individuais, se um membro do time não fez sua parte ou não entregou no prazo, o que não foi entregue foi a meta do time. Por isso a confiança é algo a ser trabalhado, pois é ela quem irá fazer com que as pessoas trabalhem em grupo.

Quando qualquer membro do time estiver com problemas em suas entregas, ele terá a confiança do time e o auxílio de todos, pois a confiança trás envolvimento e gera companheirismo; ela faz com que todos tenham a certeza de que o time todo está focando nas metas e responsabilidades.

Um time confiante é um time motivado e preparado para os desafios. A confiança faz arriscarmos mais e faz acertarmos. Você, como Gerente de Projetos ou líder de um time, deve ser a pessoa que irá motivar cada um dos membros do seu time, mostrar a todos a importância de confiarem uns nos outros e, principalmente, é você quem deverá demonstrar a cada dia ao time o resultado gerado dessa entrega e confiança.

“Confiança e franqueza demonstram a maturidade de um time. Trabalhe esses itens com muita atenção, pois em um time imaturo, a confiança e a transparência podem ser confundidas com falsidades e provocações”.

Autonomia

Dificilmente conseguiremos falar de times eficazes se não falarmos de autonomia. As principais referências de hoje citam o autogerenciamento, a proatividade e a liberdade dos times como um diferencial e um fator que traz agilidade em suas entregas. Por mais que as empresas, em sua grande maioria, ainda pregam o autoritarismo e a centralização de poderes, podemos pelo menos tentar entregar um pouco de autonomia para nosso time.

Temos que entender que quem desempenha as atividades é o time, e nada mais coerente do que eles terem autonomia para decidirem como fazer e que ferramentas utilizar. Vejo que o principal motivo pelo qual muitas empresas não aceitam ceder a autonomia aos times é pelo simples fato de sentirem que estão perdendo o poder de determinadas decisões.

Noto que muitas empresas ainda detêm o poder das decisões nas mãos de poucas pessoas, pois essa é uma garantia de controle. Porém, se você trabalha em uma empresa com essas características, deve começar a se atentar, pois os tempos mudaram, as gerações mudaram, e principalmente: o modelo de trabalho mudou.

As pessoas gostam de participar do processo decisório, elas se sentem importantes quando suas opiniões são levadas em consideração. Se você busca um time eficaz, é sua função defender o seu time, mas principalmente é sua obrigação lutar para que seu time opine e que ele seja ouvido. Portanto:

“Ouça sempre seu time e, quando puder, evolva-os nos processos decisórios”.

Quebra de barreiras e conflitos

As palavras do momento para quem lidera um time dentro da TI, é a quebra de barreiras e conflitos. Como Gerente de Projetos, já ouvimos inúmeras vezes sobre barreiras, conflitos e todos os riscos que esses dois itens nos trazem. Acredito que, devido à importância desses dois itens, cada vez mais vemos empresas buscando por pessoas que saibam lidar com conflitos e barreiras dentro de um time.

A quebra de barreiras é algo que estamos lidando a todo momento e nem precisamos ter um cargo de liderança para trabalharmos com ela, afinal ela está muito relacionada com a atitude de pegar o problema e correr atrás para solucioná-lo, sem deixar pra amanhã. O conflito já não é algo tão simples quanto as barreiras. Geralmente os conflitos acontecem entre duas ou mais pessoas do time, e pode ser tanto um conflito interno quanto externo.

Podemos dizer que quando o conflito é interno, e seu time é maduro, fica mais simples solucioná-lo, pois é praticamente lavar a roupa suja dentro da própria casa. Mas quando o conflito é entre um membro do seu time com alguém de um time diferente, fica mais complicado e deve ser tratado com muita cautela.

Por mais que nosso papel é defender nosso time, não podemos defendê-lo se os mesmos estiverem errados. Porém, não podemos cometer o erro de sermos coniventes quando o conflito gerado foi ocasionado por um agente externo ao nosso time. Temos que lembrar sempre, que nosso time nos tem como exemplo e como espelhos, e todos os pilares que citamos podem ser quebrados pelo simples fato de não os defendermos quando eles estiverem certos e nas suas razões.

Todo e qualquer tipo de conflito é melhor solucionado quando é conversado e envolvido todas as partes, doa a quem doer. É como uma injeção para curarmos algum problema de saúde. Ela dói, mas traz resultados, além de ser para o nosso bem.

De forma simples:

“Quebre todas as barreiras no momento que elas surgirem, e trate todos os conflitos envolvendo todas as partes interessadas. Defenda seu time, pois ele é reflexo do que você é para eles, e eles irão defender uns aos outros seguinte seus exemplos.”

Reconhecimento

Elogiar em público e criticar no particular. Acredito que essa seja a primeira lição que aprendemos quando resolvemos ser líderes. E pasmem, existem pessoas que ainda deixam de seguir essa primeira regra que aprendemos.

Temos que lembrar alguns motivos pelos quais a teoria nos pede para agirmos como pessoas tão sensíveis. Um desses motivos é pelo simples fato de trabalharmos com pessoas, e quando se trata de pessoas, elas são movidas por ego. Esse é um fato pelo qual todos adoramos elogios: eles inflam nosso ego.

Elogios em público também são motivadores, e não só para quem está recebendo, mas para quem está ouvindo o companheiro ser elogiado, pois ele fará de tudo para conseguir um elogio. Existem casos em que a teoria não é tão diferente da prática, não é mesmo?

Mas quando falamos de reconhecimento, não estamos falando apenas de elogios em público. Todos nós, Gerentes de Projetos e líderes, sabemos o quanto é importante uma entrega bem realizada e no prazo. Muitas empresas já estão adotando sistema de bonificação por resultados e vem gerando resultados. A bonificação é motivadora para muitos times, e ela também acaba gerando concorrência, e a concorrência é o principal motor de um time eficaz.

Dificilmente um time ou um profissional é eficaz quando ele não tem concorrentes. E essa bonificação não precisa ser apenas dinheiro, até porque, novamente seria motivo para você pensar: não falei que a teoria é diferente da prática? O reconhecimento pode ser um dia de folga, pode ser um almoço, um quadro com o nome do colaborador ou do time, ou até mesmo um troféu.

Eu procuro a todo tempo demonstrar para o meu time o quanto eles são importantes para a empresa e para os projetos que trabalhamos. Procuro demonstrar de maneira clara e direta o quanto precisamos trabalhar unidos e felizes. A maneira que trato o reconhecimento é no dia a dia com cada um do time e em alguns marcos, buscando sempre entregar a eles uma lembrança personalizada e com mensagens de apoio e de agradecimentos.

Se a empresa em que você trabalha não tem a política de reconhecimento ou não cede verba para que consiga realizar algo, não se preocupe, existem várias maneiras de você reconhecer seu time, e o dia a dia, com as metas bem definidas, o envolvimento, a comunicação direta, a confiança, a autonomia cedida ao time, suas lutas diárias nas barreiras encontradas e a sua cumplicidade com o time irão de alguma forma demonstrar a cada um deles o quanto são especiais para você e o quanto eles são importantes para o sucesso do projeto e da empresa.

Concluindo

Não existe uma receita de bolo para alcançar a eficácia em um time, e é claro, a teoria é diferente da prática. Porém, podemos deixar o escudo de lado e tentarmos descomplicar a teoria, pois muitas vezes ela só é diferente da prática por nós a complicamos de mais.

Lidar com um time é lidar com pessoas, e esse talvez seja o principal desafio de um Gerente de Projetos ou de um líder. Os pilares que cito nesse artigo são fatores importantes que a teoria está a todo tempo nos relembrando, e a experiência profissional me mostrou que com as devidas precauções e atenções a esses itens, podemos, sim, ter um time totalmente eficaz.

E para finalizar, sempre que entregar um projeto e realizar a sua reunião de retrospectiva ou lições aprendidas, lembre-se que o seu projeto sempre será um sucesso. Mesmo que você não o entregou no prazo e com o custo acordado, esse projeto não será sucesso para seu cliente, mas cabe a você como Gerente de Projetos e/ou líder, tirar proveito da situação, analisar todos os fatos e fazer com que esse projeto seja sempre uma lição aprendida, demonstrando ao seu time o quanto eles foram importantes nesse desafio, o quanto eles contribuíram com o projeto, o que eles não podem repetir e precisam melhorar para o próximo projeto.

Essa reflexão junto ao time é o principal fator que irá uni-los e trará a confiança que falamos aqui, para que assim, a cada entrega, esse time se torne eficaz. É ou não é um sucesso esse projeto?