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E-mail em nuvem: quando e como?

PorCezar Taurion em

Nas minhas palestras e reuniões com
diversas empresas venho observando que Cloud Computing já começa a se
posicionar no radar dos executivos e a fazer parte de seus planos de médio
e longo prazo. E uma das questões que estão em busca de resposta é “por
onde começar?”. Que tipo de aplicações colocar inicialmente nas nuvens?

Bem, muitos estão pensando em começar por “client in the cloud”. É
um cenário que já é comum no ambiente de usuários finais, que já usam
regularmente Yahoo! Mail, Gmail, Google Docs, Facebook, Flickr e outros
serviços disponíveis em nuvem. Armazenar caixas postais, textos, fotos e
vídeos em nuvem e acessá-los por qualquer dispositivo, sem estar preso
aos discos internos de um único computador é um atrativo que atrai mais e mais usuários finais.

Me parece claro que esse cenário pode e provavelmente será disseminado também no ambiente corporativo.

Vantagens? Acessar seus dados de qualquer dispositivo, seja de um
veterano desktop a um smartphone ou tablet, pouca ou nenhuma demanda por
desgastantes e pouco produtivos trabalhos de implementar e atualizar
diversas versões de softwares, que vão de sistemas operacionais a suites
de escritório em centenas ou milhares de máquinas,  obter uma gestão
centralizada dos aplicativos que rodam nos dispositivos cliente e, além
de tudo, saber que se um laptop for perdido ou roubado, os dados estarão
a salvo, pois não estão armazenados nele, são pontos extremamente
positivos que despertam muito interesse. 

O ponto de partida para se pensar em “client in the cloud” é o
onipresente e-mail. Uma das principais razões para se pensar em e-mail na
nuvem são as significativas economias de escala que se consegue com esse
modelo computacional. A maioria das empresas não tem mais que centenas
ou milhares de usuários, enquanto um provedor de nuvem pode fornecer
esses serviços para dezenas de milhões de usuários. Assim, com data
centers com “lights-out operations” e imensa capacidade de processamento
e armazenamento conseguem ofertar serviços de e-mail a preços muito
baixos, chegando no limite a zero!

O resultado é que quando se compara o
custo por usuário, o modelo em nuvem oferece custos muito menores. Além
disso, devido às restrições orçamentárias e a economia de escala, o
e-mail interno não pode disponibilizar grandes capacidades de
armazenamento. É comum compararmos um e-mail interno restrito a 300 ou
500 MB por usuário com um e-mail na nuvem com 25 ou 30 GB. O custo por GB
na nuvem é imensamente menor pela economia de escala e portanto o
provedor pode oferecer, a um custo mínimo, muito mais capacidade de
armazenamento.

O custo de serviços de “client in the cloud” tende a baixar ainda
mais, principalmente porque existe um disrupção no modelo de negócios da
indústria de software tradicional que é o efeito Google. Para o Google,
suas ofertas GAPE (Google Apps Premier Edition) não visam lucro, mas
sim substanciar seu modelo de negócio baseado em receitas oriundas de
advertising. É uma ação estratégica e não uma orientada à lucratividade.

Se compararmos com as empresas típicas do modelo tradicional “client in
the PC”, como a Microsoft, vemos que nestas sua receita vêm da venda de
licenças de seus softwares. Mesmo ofertando esses serviços no modelo
em nuvem, sua fonte de receita será o serviço oferecido pelo software e
não advertising e, portanto, não podem se dar ao luxo de chegar a preço
muito baixo. É o modelo Freemium por excelência. Sugiro lerem o livro “Grátis”, do
Chris Anderson, editor da revista  Wired e autor do livro “A
Cauda Longa”. A tese principal do livro é que o modelo “freemium”, no
qual se dá a maior quantidade de um certo produto de graça, mas se cobra
pela versão premium daqueles consumidores dispostos a pagar por uma
versão mais sofisticada, é um dos modelos de negócio mais quentes
atualmente.

Isso se torna ainda mais real quando temos bens com um custo marginal
de quase zero, como os bens digitais (músicas, filmes, conteúdo). Esses
bens são oferecidos gratuitamente com a intenção de se alcançar algum
outro benefício. O que o Google faz? Oferece o GAPE em troca da expansão
de um novo modelo (nuvem), onde se posiciona favoravelmente no mercado,
pois esse modelo impulsiona seu modelo de negócios. Com essa assimetria,
no cenário de negócios, fica difícil competir com o modelo tradicional.

Mas, se o e-mail está indo para a nuvem, como isso se dará? De um dia
para o outro? Na minha opinião a evolução será gradual. Os pioneiros
serão as empresas de menor porte. A razão é simples: tem custo por
usuário maior pela ausência de economia de escala, e portanto o atrativo
econômico de irem para a nuvem também é maior. Além disso, geralmente
demandam menor necessidade de customização.

O modelo multitenancy do
e-mail na nuvem torna a customização mais difícil e é um complicador para
empresas maiores, que além de terem um custo por usuário menor (maior
escala) são mais demandantes de ambientes altamente customizados. As
empresas maiores serão, salvo exceções, late adopters desse modelo.

Surge um questionamento. Será um modelo tudo ou nada, ou seja, 100%
dos e-mails estarão nas nuvens? Eventualmente em um futuro longínquo pode
ser, mas pelo menos no horizonte previsível, não. Teremos desde empresas
100% com e-mail nas nuvens, outras onde será mais vantajoso
economicamente manter seus servidores de e-mail internamente, e outras
com o modelo híbrido, com parte de seu e-mail na nuvem e parte onpremise.
Um exemplo? Uma universidade pode colocar as caixas postais de seus
milhares de alunos em uma nuvem e manter internamente o e-mail de seus
professores e staff administrativo.

Mas, como proceder? Definir uma estratégia de colocar o e-mail na
nuvem não pode ser feita de forma superficial. Existem alguns cuidados a
serem observados. Um deles são os custos ocultos. Embora o e-mail na
nuvem tenha um preço por usuário muito menor, existem alguns custos que
não aparecem de imediato.

Exemplos? Maior uso de redes e banda larga,
migração do ambiente interno para a nuvem, e não esquecer que ainda será
necessário manter um staff mínimo de suporte, menor que no ambiente
interno tradicional, mas, mesmo assim, ainda necessário, principalmente
Help Desk de nivel 1 e para gestão do interface com o provedor da nuvem.

O contrato deve ser bem analisado e alguns itens devem merecer
atenção redobrada como custo para retenção longa de backup (archiving)
e  cancelamento do contrato (e migração para outra nuvem). Existe também
a questão legal. Suas caixas postais podem ficar armazenadas em um data
center localizado em outro país? Nesse caso, sob qual jurisdição as
questões legais serão resolvidas? E caso haja uma investigação forense,
como os dados poderão ser disponibilizados?

Quando uma informação é armazenada em uma nuvem, em última instância
será armazenada em um servidor e um dispositivo de armazenamento
residente em algum local físico, que pode ser em outro país, sujeito a
legislações diferentes. Além disso, por razões técnicas, essa informação
poderá migrar de um servidor para outro servidor, ambos em países
diferentes. Nada impede que a lei de um desses países permita o acesso a
essas informações armazenadas, mesmo sem consentimento de seu “dono”.

Por exemplo, a legislação antiterrorista ou de combate à pedofilia em
diversos países permite o acesso a informações pessoais, sem aviso
prévio,  em caso de evidências legais de atos criminosos. A questão é
que o conceito de computação em nuvem é recente, e a legislação em vigor
ainda mal entendeu a Internet e está muito mais distante de entender a
computação em nuvem.

Ainda está no paradigma da época em que os PCs
viviam isolados e no máximo se trocava disquetes. Apreender um desktop
para investigação forense, cujo conteúdo estará nas nuvens, será
totalmente irrelevante. E como obter as informações de discos rígidos
virtuais, espalhados por diversos provedores de nuvens?

Um outro cuidado a mais: segurança e integração com aplicações que
interajam com seu e-mail.

Enfim, entrar no mundo do e-mail na computação
em nuvem não deve ser feita de forma atropelada. Crie um projeto
específico, determine claramente os objetivos (reduzir custos?),
identifique seus custos internos por usuário e compare com os
provedores, analise as diferenças de funcionalidade existentes entre os
recursos oferecidos pelo e-mail interno e os oferecidos pelos provedores
de nuvem (como nível de disponibilidade), engaje o jurídico no processo,
selecione o provedor mais adequado e estude atentamente o contrato. E
boa sorte!

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Comentando como Anônimo

  1. “Cloud” é apenas mais um termo para expressar algo que já existe, uma forma nova de vender tecnologia que já existe mascarada de algo sofisticado. O texto mostra que usar o email na ‘nuvem’ nada mais é que adotar um webmail, que já existe desde sempre.

  2. Pessoal, o texto aborda apenas o case email, mas são inumeras as outras oportunidades de nuvem. Por favor vejam os textos anteriores que mostram as diferenças fundamentais deste modelo computacional com o atual. abracos

  3. Cezar, eu gostei do texto e tenho como duvida identificar as despesas de cada usuário. Como eu posso estar identificando isso? A empresa que eu trabalho tem em media 600 funcionários, claro que nem todos usam o e-mail, mas a maioria sim. Quais os sinais que eu posso levar em consideração para ver a necessidade de mudança do meu servidor de e-mail interno para a nuvem e quais as melhores empresas que oferecem esse serviço?

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