Relatórios são importantes para que a informação de um projeto e, principalmente, os resultados gerados circulem dentro de uma empresa. Com o trabalho de SEO, isso não é diferente e faz-se importante apresentar relatórios para que o cliente acompanhe os projetos. Há um outro ponto importante em SEO, que é o engajamento do cliente no projeto. Portanto, os relatórios de SEO devem servir para mostrar resultados, esforço empregado e trazer o cliente mais próximo do projeto, destacando as tarefas que estão pendentes no lado do cliente e mostrar, de forma concreta, o que ele deve priorizar e quais os resultados esperados com tais ações.

Os relatórios também devem lidar com as expectativas do cliente e, por isso, devem estar muito bem alinhados com o que o departamento comercial vendeu para o cliente. Não adianta, por exemplo, a venda ter sido feita baseada em resultados e o relatório se concentrar apenas em tarefas; assim como não faz sentido mostrar principalmente os resultados, quando o cliente está sempre mais preocupado com “o que” do projeto, ou seja, as tarefas que serão feitas. Clientes são diferentes.

Relatório é marketing e relacionamento

Eu, particularmente, me dou por satisfeito quando vejo os pontos mais importantes de um projeto e prefiro muito mais acompanhar os resultados. Por isso, uma planilha de Excel é o meu relatório preferido – ainda mais se eu puder editar, cruzar informações, e assim ir descobrindo insights. Porém, com o passar do tempo, descobri que não são somente os resultados importam, mas também a maneira de apresentar os resultados.

Por isso, convém que os formatos de apresentação do relatório (Power Point, PDF, Excel, etc.) representem valores da empresa e ajudem no posicionamento da marca, bem como no relacionamento com o cliente no dia a dia.

Devemos, deste modo, contemplar os diversos perfis de cliente e entender que os relatórios serão um importante ponto de contato com o cliente. Sugiro que os principais pontos abaixo sejam considerados na apresentação de um relatório. Você poderá escolhê-los de acordo com a sua realidade, perfil de clientes. etc.

1.  Crongorama de atividades

Em um relatório, o cronograma de atividades deve estar em formato de agenda, que pode ser importado no Google Calendar ou Outlook. Isso mantém o cliente acompanhando as atividades. Tome cuidado para ser bastante realista e sempre prometer o que pode ser cumprido. Em SEO, há muitíssimas atividades relacionadas à análise de informações e inteligência, que são coisas, de certa forma, intangíveis. Por isso, basta colocar pontos de análise interna e focar nos entregáveis.

Periodicidade sugerida: variável, mas costuma ter atividades semanais.

2.  Relatório de visibilidade e palavras-chave

Sabemos que SEO não é somente sobre palavras-chave, mas permaneço achando que a posição das palavras continua sendo um importante KPI, embora não o mais importante. Esse relatório é o mais simples e rápido de entender, por isso sugiro que ele tenha uma freqüência suficiente para o cliente participar, mas que também não aconteça todo dia, para não tornar esse relatório boring.

Periodicidade sugerida: semanal.

3.  Relatório de resultados

A apresentação de resultados poderá depender da dinâmica do site. É recomendado que, regularmente, se entregue em forma de apresentação um resumo geral de um determinado período, incluindo atividades, KPIs, progresso, resultados, pendências, problemas, etc. É importante ser transparente com o cliente e transmitir um cenário realista do que está acontecendo, assim como trazer uma visão sobre aonde o trabalho de SEO está indo.

Como a Conversion trabalha com sua metodologia de “Ciclo de SEO”, que contempla pontos de análise mensais e ao final de cada Ciclo, recomendo que os relatórios sejam entregues mensalmente e ao fim de cada período previamente estabelecido.

Periodicidade sugerida: mensal e ao final de cada Ciclo de SEO.

Custo de produção do relatório

Relatórios não devem conter erros, e por isso são um ponto crítico de todo projeto. Tanta atenção devido a uma determinada coisa gera, naturalmente, custos que muitas vezes são imperceptíveis, mas tornam o projeto mais caro. Considerando, por exemplo, que a hora de trabalho de um analista a ser comercializada seja de R$170,00, um relatório que leve 4 horas para produção, 1 hora para revisão e 2 horas para apresentação irá facilmente ultrapassar o custo dos milhares de reais.

Deste modo, é recomendável que haja uma boa relação custo x benefício na produção desses relatórios. Isto é, o suficiente para as informações serem transmitidas, o cliente estar satisfeito e a equipe poder priorizar as atividades que irão proporcionar melhores resultados na busca orgânica.

O que um relatório de SEO deve conter

Para focarmos em coisas mais concretas, sugiro uma série de itens que podem estar presentes em um relatório. Esses itens não são, naturalmente, obrigatórios. Cada empresa deve eleger o que há de mais importante e considerar a relação custo x benefício explicitada no item anterior deste artigo.

1. Visão geral do Ciclo de SEO

• Em que etapa do Ciclo de SEO estamos e quanto % está concluído;
• Quais as tarefas principais desta fase;
• Visão geral das palavras-chave que estamos bem posicionado;
• Visão geral das palavras-chave que estamos trabalhando;
• Opinião do Consultor SEO responsável pelo projeto (pode ser feito por e-mail, reunião presencial ou telefone).

2. Relatório de atividades

• O que foi feito no mês;
• O que estava planejado;
• O que está pendente por parte da agência;
• O que está pendente por parte do cliente (isso poderia estar também na visão geral).

3. Relatório de palavras-chave

• Posições de palavras-chave;
• Número de visitas para ela ou para sua respectiva landing page;
• Conversões (leads/receita);
• Visão histórica das mais importantes (crescimento/descida)

4. Relatório de gestão de reputação

• Estratégia de reputação;
• Conteúdos que são ativos linkáveis;
• Quantidade de sites levantados;
• Pessoas prospectadas;
• Links conquistados ativamente por esforço pessoal;
• Histórico de ganho e perda de links.

5. Relatório de otimizações on-page

• Novos conteúdos criados;
• Antigos conteúdos otimizados;
• O que foi feito, o que precisa ser feito;
• Histórico de últimas alterações.

6. Relatório de conversões

• Como SEO contribuiu para conversões (pode-se comparar outros canais);
• Conversões de último clique de SEO (as mais significativas);
• Visão geral de conversões de long tail (departamentos, produtos, etc.).

7. Visão a longo prazo do projeto

• O quanto já aumentamos as visitas?
• O que conquistamos?
• Aonde estamos indo?

Conclusão

Relatórios não são mais importantes do que os resultados, mas permitem um bom acompanhamento e apresentação de resultados. Muitos clientes podem se sentir insatisfeitos, não pela ausência de resultados, mas por não conseguirem visualizar o que tem sido feito pela empresa de SEO. Considero os relatórios como atividade de relacionamento com o cliente (CRM), e são mais importantes do que muitos julgam. Para muitos especialistas, inclusive este que vos fala, o relacionamento com o cliente é tão ou mais importante do que os resultados entregues. Por isso, não só um bom relatório, como o contato regular com o cliente, para engajá-lo e estar mais por dentro dos projetos da agência ou empresa de SEO, são fundamentais para uma parceria de longo prazo.