O seu celular não para de tocar, sua caixa de entrada está saturada, sua agenda está cheia de compromissos, as pessoas continuam a te pedir coisas e você ainda tem seus próprios planos que gostaria de pôr em prática. O Thinkingrock ajuda a gerenciar a carga de trabalho aplicando os princípios do Getting Things Done, ou GTD. O GTD refere-se a um método desenvolvido por David Allen para ajudar a ser mais efetivo no seu dia-a-dia – e gerenciar a sua vida, seu trabalho, suas ideias.

O GTD segue a estratégia de coletar tudo o que entrará no processo de fazer o seu trabalho, sua vida privada ou apenas sua mente em um repositório para ajudá-lo a se manter organizado e produtivo (quadro 1). Sistemas GTD fazem mais do que apenas ajudar a gerenciar tarefas. Eles estruturam um processo contínuo no qual você avalia, ordena e, em um segundo passo, lida com o que estiver à sua frente. Mais do que qualquer coisa, esse processo precisa de disciplina: o GTD não faz sentido a menos que você esteja sempre pondo novas tarefas dentro do processo. Você também precisa ser disciplinado na próxima fase, na qual você de fato irá executar suas tarefas.

Efetividade digital

Faz sentido escrever um programa que siga o método GTD. Uma companhia australiana fez isso e está disponibilizando um programa comercial baseado em Java, o Thinkingrock. A versão atual tem um preço de US$40,00 e pode ser adquirida no site do vendedor. A versão anterior, a 2.2.1, pode ser baixada em um arquivo compactado, gratuitamente. Este artigo trata dessa versão gratuita. Comece fazendo o download do Thinkingrock no site do SourceForge e descompacte o arquivo. Para rodar o Thinkingrock, entre na pasta criada tr-2.2.1/bin e execute o script tr.sh dando um duplo clique com o botão esquerdo do mouse e escolhendo o botão Executar na janela que se abrirá em seguida. Você vai precisar do Java Runtime Environment versão 1.5.0 ou mais novo. O aplicativo vem com uma tela inicial que dá uma visão geral e clarifica o processo GTD (figura 1).

Você pode acessar as visualizações funcionais e individuais daqui. Comece clicando em File/New para criar um novo arquivo. Em seguida, defina seus “contextos” em Setup/Contexts. Aqui, são descritas as ferramentas, os locais ou as situações para agir (por exemplo, o computador, telefone, em casa ou na estrada). Os contextos tornam mais fácil decidir o que fazer agora, porque você provavelmente estará em um contexto quando estiver se perguntando “o que fazer agora” – na mesa do escritório, por exemplo. O botão com o ícone de uma casa serve para levá-lo de volta à tela inicial que dá uma visão geral de tudo. “Critério” é outra ajuda no processo de tomar decisões. Você pode pressionar o botão Criteria (ou Setup/Criteria) para adicionar um que queira (figura 2).

Para tal, habilite a caixa Use this criterion. Os critérios do Thinkingrock são Tempo, Energia mental ou física e Prioridade. “Tópicos” existem para ajudar a categorizar suas ideias (Setup/Topics). Novamente, é possível acessar esta tela através da barra de ferramentas. Os tópicos incluem categorias como finanças, esportes, laser, família e trabalho. Depois de concluir essa etapa preparatória, você pode começar a coletar tarefas e ideias. Selecione o ícone Collect Thougths (Collect/Collect Thoughts) para abrir a tela de exibição da “coleção de ideias”. Em Collect/Add Thoughts, é possível adicionar novas ideias em uma caixa de diálogo (figura 3), com uma curta descrição tal como “Fazer um seguro de vida”. Atribua um tópico à sua ideia e, se julgar necessário, adicione uma nota no campo Notes. Add permite incluir suas ideias à lista; o diálogo permanece aberto para mais entradas. Em outras palavras, você pode se sentir à vontade para preencher a lista com mais itens.

Organizando e ordenando

Uma vez que você tenha inserido suas ideias na lista, você pode iniciar o principal processo do sistema GTD. A janela Process/Process Thoughts permite avaliar cada ideia listada e atribuí-la a um lugar dentro do sistema GTD (figura 4). Para tal, você primeiro precisa decidir se a ideia é passível de ser posta em prática (ela é praticável?). A seção Next Action é o lugar onde você pode fornecer detalhes que facilitarão sua decisão, como próximo passo. Tarefas que tomam menos de 2 minutos devem ser iniciadas e completadas imediatamente, de acordo com o sistema GTD.

Uma vez completada, pressione Done (feito). A seção The Projects permite especificar quando a ideia é um projeto dentro da concepção do GTD, que é quando ela compreende múltiplas tarefas ou é parte de um projeto já existente. Ao completar todos os detalhes, clique no ícone da seta verde para seguir para sua próxima ideia. Quando tiver organizado todas as suas ideias, você pode iniciar a implementação das suas tarefas. Se você quiser documentar o seu progresso ou atualizar suas tarefas e projetos, abra a visualização correspondente via Review/Actions. O Thinkingrock organiza as tarefas individuais em diferentes abas ordenadas por status (figura 5).

Para modificar as propriedades de uma tarefa, faça-o na aba Action abaixo, à direita. A pequena barra de botões nas abas permite acessar as propriedades de uma ação. Claro que algumas tarefas te levarão para longe de sua mesa de trabalho. Para ajudá-lo a manter-se dentro de seu cronograma, quando não estiver à frente do Thinkingrock, o software oferece a opção de imprimir uma lista de tarefas, através do menu Reports/Single Actions (figura 6).

Para obter uma visão geral impressa de todos seus projetos, selecione o menu Reports/Project Outline. Os dois menus levarão o usuário a caixas de diálogo nas quais é possível filtrar os resultados por tarefas ou por projetos, de acordo com sua necessidade. Ao clicar em OK, o Thinkingrock gerará um documento PDF.

Conclusão

Usar a ferramenta Thinkingrock e os princípios do GTD podem ajudá-lo a manter suas tarefas organizadas e aumentar a sua produtividade. Para ajudar a realizar as tarefas diárias e manter-se produtivo, será necessário gerenciar suas tarefas e seus projetos de maneira disciplinada – e, claro, você precisa verdadeiramente trabalhar nelas. Sem disciplina, mesmo o melhor software será inútil. Contudo, se você gostou de usar o Thinkingrock, deveria pensar em adquirir uma licença da versão atual do programa, a 3.0. E, se você preferir obter a última versão sempre, pode pagar pelo registro do software através do site do Thinkingrock. A versão gratuita do Thinkingrock permite lidar com os passos mais comuns do GTD. Contudo, o software ainda carece de uma interface direta a algum aplicativo popular de PIM, tal como o Evolution, o Kontact ou mesmo o Thunderbird, o que poderia permitir a exportação de prazos limites (deadlines) para o calendário.

Quadro 1: O método GTD

O método GTD pode ser posto em prática sem ajuda de software, mas não seria muito eficiente. Seu primeiro passo é coletar todas as ideias e tarefas que você tem na cabeça, na sua caixa de entrada, nos blocos de notas, no telefone celular e em outros lugares. Programas GTD oferecem, como função básica, uma área para fazer essa listagem. Essa coleção sempre tem a aparência de uma enorme lista, na qual, de início, as coisas vão sendo jogadas sem qualquer organização. Concluída essa etapa inicial, esses itens desconexos entram num processo, no qual são examinados e categorizados de acordo com méritos individuais. Enquanto percorre os itens da lista, é preciso ter em mente algumas regras: é necessário trabalhar cada item individualmente e dar a cada um deles a mesma atenção. Dessa forma, é preciso colocar cada item dentro de uma categoria, retirando-os gradativamente da lista inicial. A segunda regra é a seguinte: você não pode devolver os itens à área inicial. Durante o processo de classificação, você precisa verificar quando cada item individual leva a uma ação tangível. Se isso não ocorrer, tem duas opções de conduta em relação àquele item: apagar ou deixar, até encontrar uma opção de abordagem para ele. Um exemplo de algo que você pode protelar é um curso que gostaria de fazer, mas acredita que ainda não seja a hora. Um item desses pode ser um pedaço de informação relevante mais tarde e, portanto, pode ser arquivado. Caso uma tarefa requeira múltiplos passos, ela torna-se um “projeto”. O software provê listas separadas para projetos, nas quais você pode definir os passos e os objetivos pertinentes. Uma vez definidas suas atitudes e projetos, talvez imagine o que fazer depois. Isso depende dos prazos e outras prioridades. Uma vez que o próximo passo torna-se claro, você terá várias opções para resolver os problemas. O GTD diz que uma tarefa tem prioridade se levar menos de dois minutos para ser executada. Se vai demorar mais do que isso, ela permanece na lista de ações. Caso não precise completar uma tarefa pessoalmente, delegue-a a outra pessoa e aguarde que ela reporte sua conclusão para “encerrar” a tarefa.

***

Artigo publicado originalmente na Linux Magazine: http://www.linuxmag.com.br/lm/article_online/de_conta_do_recado