Reuniões, e-mails, solicitações, tarefas, projetos, família, lembretes, faculdade, eventos, lazer, estudos, médico etc. São alguns exemplos das coisas que nós, querendo ou não, gerenciamos todos os dias. Quanto mais funções você acumula, quanto maior for seu envolvimento com as coisas ao seu redor, mais itens você terá para gerenciar.

OK, talvez o parágrafo inicial tenha ficado um pouco descontextualizado, mas se você já ouviu falar de Getting Things Done, ou só GTD, deve imaginar do que se trata. Aos que não conhecem, segue abaixo uma breve explicação sobre o que é o GTD, dito pelo próprio autor Devid Allen:

Tire tudo de sua cabeça. Tome decisões sobre cada coisa no momento em que toma conhecimento dela, sem esperar elas explodirem. Organize lembretes de seus projetos e das próximas ações em cada um deles em categorias apropriadas.

Mantenha seu sistema atualizado, completo e analisado com uma frequência suficiente para ter confiança em suas escolhas intuitivas sobre o que você está fazendo (ou deixando de fazer) a cada momento.

O texto foi retirado do site Efetividade.net, que também é um ótimo ponto de partida para se estudar o GTD

Trata-se de um sistema de organização pessoal para que você consiga dar fluxo e continuidade a tudo que você precisa fazer, desde projetos pessoais (viagens, eventos, passeios, lazer em geral, família, médico, enfim tudo) até suas tarefas profissionais. Não é o objetivo desde artigo descrever com funciona e como utilizar o GTD. Caso tenha interesse em aprender mais, eu sugiro, como ponto de partida, o Efetividade.net.

Não posso dizer que sou usuário assíduo e exemplar do método GTD, entretanto posso afirmar que utilizo algumas das técnicas do GTD, e outras ainda estou criando o hábito de utilizá-las. Contudo, o pouco que tenho utilizado tem me ajudado bastante, e é isso que gostaria de compartilhar.

Este artigo é sobre como eu tenho utilizado as técnicas do GTD em meu dia-a-dia e como isso tem me ajudado, me permitindo lembrar de coisas que eu deveria lembrar (quando eu precisava lembrar) e não me preocupar com coisas que, digamos, não são importantes (ao menos não no momento).

Listarei algumas ferramentas que utilizo, descrevendo um pouco sobre como eu as uso, depois comento um pouco sobre como o GTD melhorou minha produtividade e o fluxo das tarefas no meu dia-a-dia. Por fim, deixo alguns comentários pessoais que podem ajudar quem estiver começando agora com o GTD.

Ferramentas

Trabalho com tecnologia da informação (vulgo informática) e por isso tendo a procurar por softwares que façam o trabalho por mim, mas isso é um erro comum. As ferramentas servem de apoio e, portanto, a função delas é dar suporte. Adequar-se ao GTD é mais uma questão de mudança de hábito, e como mudar hábitos nunca é tão fácil, muitas pessoas se frustram enquanto tentam aplicar o GTD em suas vidas e acabam por culpar o software que escolheram para lhes ajudarem.

As ferramentas que utilizo no meu dia-a-dia são basicamente: Papel e caneta, Gmail e Evernote. Destas, a melhor de todos sem dúvida é a dupla papel e caneta.

Papel e caneta

São meus preferidos e suponho que também seja o de muitos outros colegas. É prático, está sempre à mão e é muito simples de ser utilizado. Eu tenho comigo um Moleskine que ganhei. Comecei a utilizá-lo para meu GTD diário, entretanto o Moleskine é um caderno com preço um pouco acima dos demais, portanto parei de usá-lo como anotação diária e passei a utilizá-lo apenas como referência das reuniões e dos projetos que participo.

Há algum tempo, eu utilizava um caderno quadriculado, só que ele era um pouco grande e me atrapalhava na mesa, portanto passei a utilizar um bloco de anotações simples.

Estou ainda tentando me acostumar com o Pomodoro Technique, muito bom para o passo Fazer do GTD. Então, utilizo o bloco de anotações para marcar o que estou fazendo e quantos pomodoros utilizei para executar tal tarefa.

Também utilizo o caderno/bloco como Inbox de solicitações que recebo diariamente, assim não corro o risco de esquecer e ainda me serve de retrospectiva do que fiz durante todo dia.

Evernote

Existem anotações que merecem ser guardadas para referências futuras. Em geral, eu descarto as folhas dos blocos, mas as mais importantes eu guardo para referência, outras eu prefiro juntar em uma nota no Evernote.

O Evernote é uma ferramenta impressionante e, mesmo que você não tenha interesse em aplicar o GTD em seu dia-a-dia, vale a pena instalar e usá-la. É possível salvar notas, fotos, páginas de sites, enfim, tudo que faça lhe faça necessário criar uma nota sobre. E, por ter versões para web, mobile e desktop, permite o acesso rápido e fácil às suas notas onde quer que você esteja.

Gmail

Quando comecei a usar o Gmail, fiz como a maioria, nunca apagava um e-mail sequer, afinal espaço não era problema. Para piorar a situação, eu não me importava em organizar os e-mails que recebia, foram anos assim. Imagina a dificuldade de buscar algo, simplesmente era um sufoco.

Com o GTD, passei a encarar meu Gmail como, literalmente, uma Inbox. Tornou-se minha Inbox principal, é no e-mail que recebo a maioria das requisições e das tarefas que executo durante meu dia de trabalho. Sendo assim, a organização dos e-mails tornou-se algo primordial e necessário, caso contrário, usar o e-mail como Inbox não faria qualquer sentido.

Fiz várias pesquisas na Internet e descobri uma forma simples, hoje basicamente utilizo assim:

• Se for algo que eu precise fazer e for rápido (regra dos 2-3 minutos do GTD), eu “faço na hora”;
• Se levar mais que 2-3 minutos, marco com uma Star (exclamação) para ser feito depois;
• Se for algo que eu possa delegar, delego e marco com uma Star (setinhas) se precisar que eu acompanhe; caso contrário, deleto o e-mail;
• Se for algo para leitura posterior, tenho duas opções: mando para o Pocket quando se tratar de link ou marco com uma Star (estrela lilás);
• Se não for necessária qualquer ação, mas o e-mail for importante o bastante, aplico um label “Referência* e o arquivo;
• Apago qualquer e-mail que eu julgar não mais necessário.

Em todos os casos, excetuando quando da exclusão, eu arquivo o e-mail. O importante é não manter o e-mail na Inbox. Dessa forma, a minha Inbox fica limpa sempre para receber novos e-mails e, com isso, novas solicitações. Uma Inbox lotada de e-mails, muitos não lidos, aterroriza sua mente e lhe dá a impressão de que há muita coisa a ser feita. Essa forma de organização e atitudes no e-mail me permitem estar no controle sempre.

Compartilhando o que já experimentei

Estas foram as ferramentas que mais utilizo, agora vamos aos meu comentários sobre as experiências que já passei e acho que posso ajudar compartilhando-as.

Não ache que conseguirá usar o GTD do dia pra noite (ou vice-versa)

Quando comecei a usar o GTD, eu tive um sério problema. O método pede que você pare, literalmente, durante um ou dois dias para organizar sua vida antes de começar a usar os métodos do GTD, ou seja, organizar tudo que você fez até hoje nos moldes do GTD. Mas, convenhamos, se eu tivesse um ou dois dias para parar provavelmente eu não estaria tão desorganizado.

O que fiz? Uma faxina de porco, joguei a sujeira para debaixo do tapete e comecei aos poucos aplicando os métodos que eu conseguisse. Conforme falei, usar o GTD é uma questão de mudança de hábito, e decidi começar pelos que eu imaginava serem mais fáceis, no meu caso, a coleta.

Coleta

Comecei a implementar o GTD em minha vida pela coleta, uma das ações que fazem parte do GTD. O alvo principal foi meu Gmail sempre organizado. No mínimo uma vez por dia eu checo meu e-mail e faço os procedimentos citados no tópico acima. Hoje, consigo fazer isso quase instantaneamente quando recebo um e-mail. Minha dica: mantenha sua Inbox do (G)mail vazia, faz um bem que você não imagina. Que o diga o amigo @leohackin.

Não tenha medo de apagar seus e-mails, use labels/pastas sempre, crie uma estrutura de labels/pastas que for conveniente para você, especialmente porque se você arquivou o e-mail é porque um dia precisará busca-lo novamente; portanto, organização é fundamental.

Anote “tuto”

Uma frase que sempre digo: “Sua mente não tem mente própria”, portanto anote tudo, especialmente as coisas que você sabe que precisará lembrar, e mantenha isso perto de você. Seja no Evernote, seja no bloco de anotações, seja no caderno, no smartphone ou em um belíssimo Moleskine. O importante é anotar.

Assim como sugere o GTD, se for um compromisso ou algo que tenha data e hora para acontecer, o lugar correto é o calendário. No meu caso, tenho usado o Google Calendar, agendando avisos em SMS e/ou e-mail sempre que necessário para me lembrar.

Várias ferramentas = problemas

Eu tentei utilizar o Gmail tasks, o Wunderlist ou Wunderkit e várias outras ferramentas. Simplesmente não consigo!

Uma das dicas do GTD ou ZTD é que se utilize o mínimo de Inbox possível, pois, quanto mais tiver, mais locais você precisará procurar por tasks. Eu tentei usar outras ferramentas, mas estou tão bem organizado no meu Gmail e bloquinho de anotações que sinceramente não compensa usar outra ferramenta para isso.

Não estou dizendo que não funcionará para você, só quero dizer para tomar cuidado ao usar muitas ferramentas ao mesmo tempo, você pode ser confundir. E lembrando o que citei acima: as ferramentas não são para usarem o GTD por você, são para te ajudar.

ZTD

Uma variante do GTD é o ZTD – Zen To Done. Ele se baseia no GTD, entretanto ele faz um “resumo”, uma compactada no GTD para que se torne ainda mais fácil o uso dos métodos do GTD. Confesso que depois de ler tanto sobre o GTD eu fui apresentado ao ZTD (graças ao amigo @leohackin) e estou gostando. Eu encaro o ZTD como um caminho simples para aplicar o GTD.

Recomendo a leitura, o link oficial pode ser visitado aqui. Se preferir, há uma tradução para pt-BR disponível aqui.

Finalizando

Eu teria mais um monte de coisas para compartilhar, mas acho que o artigo está grande o suficiente. Se tiver alguma dúvida, sugestão etc., fique à vontade para deixar seu comentário, ficarei feliz em ajudar.

Mais uma vez, queria deixar claro que o artigo expressa minha opinião e experiência sobre o GTD.

Obrigado e que a força esteja contigo.